今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(2)>
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                       何を「打つ」のか?
 10月25日配信の
 打つ手がない< 言い回しあれこれ(3)>VOL.2964
 
 への質問です。

 <読者からの質問>————————————————

  少々疑問があり、メールします。

  「打つ手がない」
  「打って変わる」
  「打って出る」
  「打ってつけ」
  「打てば響く」

  はいったい何を打っているのでしょうか?
  「手を打つ」は実際、手を金槌か何かで打っているのでしょうか?

  漢字は全て「打つ」ですが、
  メルマガを読んでいて、打っているものがそれぞれ異なる気がしました。

                          (読者 T.Jさん)
 ——————————————————————

 質問をくださったご本人へは直接回答したのですが、
 調べる時間が十分になかったので
 改めて回答します。

 ▼神垣の推測

 メルマガで取り上げた「打つ」関連の言葉は
 「叩くと、鳴るもの」から派生していのではないか?

 手を打つと音が出るように
 太鼓や鐘も
  打ち方によって音が変わる、    → 打って変わる
  打って音を鳴らすことが合図になる → 打って出る
  打てば音が響く          → 打てば響く

 こうした「叩くと鳴るもの」が「打つ」の対象で、、
 そこからの例えで意味が生まれていったのではないか。

 ▼調べた結果

 打つ手がない:碁を打つの「打つ」
        次に打つ手がない→取るべき手段や方法がないこと

 打って変わる:語源不明

 打って出る :語源不明

 打ってつけ :釘を打つの「打つ」
        釘で打ち付けたようにぴったり合う→よく合っていてふさわしいこと

 打てば響く :太鼓や鐘を打つの「打つ」
        太鼓や鐘を叩けばすぐに音が返ってくる→すぐ反応があること

 「打って変わる」「打って出る」は
 何を打つことから生まれた言葉なのかが調べても分かりませんでした。

 もし、ご存じの方がいれば、教えてください。

記事全文を読む
今週は、知っておいて損はない言葉の使い方を紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 読者からの質問 >
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不明点の連絡

今週は読者の方からの質問にお答えします。

<読者からの質問>————————————————

お客様へメールで回答するときの言い回しで
どういう表現が最適なのか悩むことがあります。
下記について教えていただけますでしょうか。

お客様へ「不明点があれば連絡してきてください」という
意図の内容について。

「不明点がございましたら、ご連絡ください」や、
「ご不明点がございましたら、ご連絡ください」など
としていますが、何重にも敬語が入っているようで、
どうしたものか、といつも考えてしまいます。

最適な表現についてアドバイスをいただけますでしょうか。
(読者 M.Iさん)
——————————————————————

「ご不明点がございましたら、ご連絡ください」
という一文も間違いではないと思うのですが、
「ご」が続くのが気になったので
下記のように2段階で文を考えてみました。

伝えたいこと:不明点があれば連絡してきてください。

1)不明な点がございましたら、ご連絡いただけますか。

・読点「、」の前の一文と、読点の後の一文に敬語を一つずつ入れる。
あれば → ございましたら
連絡してきてください → ご連絡いただけますか

・「ご連絡ください」を「ご連絡いただけますか」と
問いかける言い回しにすると、文の印象が和らぐ。

2)不明な点がございましたら、遠慮なくお知らせください。

・「~ください」を使う場合は「お知らせください」とし、
その前に「遠慮なく」を添える。

1)の文でも差し支えないですが、
2)の文の方がお客様に安心感を与えると思います。

記事全文を読む

今週は、伝達手段の選択についてでです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールか、電話か(5)>
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メールも電話も、でいいんじゃない?

今週はメール、電話、その他の伝達手段について
取りあげてきました。

電話も、メールも、SNSも
伝達手段としてメリットもあれば、デメリットもあります。

電話だけ、メールだけ、SNSだけと限定せず
状況や相手に合わせ、
最も「早く」「確実」に伝達できる手段を
判断し、選ぶことが重要と考えます。

ちょうど昨日の午後
自分の携帯に電話が入りました。

先月記事を書かせてもらった相手からの
お礼の電話でした。

これまで何度か一緒に仕事をしたことがある人ですが
フットワーク軽く全国を飛び回っていて、人一倍多忙なのに
お礼は必ず直接電話が入ります。

こちらは仕事の用件かと思い
身構えるのですが、
お礼のみの電話で、通話時間は1分ほど。

メールでお礼を送信するより早く、
ダイレクトに連絡することで相手にも喜ばれることを
彼は知っているのです。

仕事のやり取りでも
通常はメール、場合によってはSNS
でも、込み入った用件やすぐに確認したいことは
電話が入ります。

メールを書く時間より、電話の方が早く処理できるからです

目的と優先順位がはっきりしているので
彼とのやり取りはロスがほとんどなく
ストレスがありません。

もう一つ
電話とメールをうまく使い分けているな
と思った事例があります。

ある化粧品会社は
会員登録や商品の注文は
ウェブ、メール、電話、ファクスでできます。

商品案内はカタログの郵便とメール。

商品発送の連絡もメール。

一度登録したら
自動的に定期購入となり
二度目の商品発送前に連絡メールが来るのですが

会員登録や注文の解約は
電話のみしか受け付けていません。

買う側にとっては
メールで解約できる方が楽なのですが
電話でのみ受け付けることで

オペレーターは解約理由を聞き取り、
3カ月間購入休止制度があることを説明。
それで解約を踏みとどまる客もいるのだと思います。

登録、注文という入り口は広く
解約という出口は狭い
しくみになっていて、

一度、登録した客の囲い込みが見事で
解約したとはいえ、
感心してしまいました。

電話、メール、SNSとも
伝達する際の「効果」を考えて使えば
デメリットもメリットに変換できるのではないでしょうか。

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今週は、伝達手段の選択についてでです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールか、電話か(4)>
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メッセンジャーやLINEは?

今週はメール、電話、その他の伝達手段の
最適な活用法を取りあげています。

迷惑に感じる電話やメールの連絡について
前回まで述べてきました。

では、FacebookのメッセンジャーやLINEによる伝達が
電話やメールに勝るのでしょうか。

余計なあいさつ抜きで
ダイレクトかつ、スピーディーに
やり取りできる点は
とても便利だと思います。

以前、東京在住者と広島の関係者
数人でメッセンジャーで
イベントの打ち合わせをした際

短時間で必要事項が決まっていき
互いの時間さえ合えば
これほど便利なものものはないなと
実感しました。

文字でのやりとりだけでなく
LINEの通話やスカイプでは
音声でやりとりができるので
時間を決めておけば
どこにいても打ち合わせや会議ができます。

一方で
複数のメンバーで
メッセンジャーやLINEでやりとりしているときに
感じるのは

本筋から外れた枝葉のようなやりとりも発生する
煩わしさです。

身近な例を挙げると
高校の同期会のやり取りを
男女の実行委員がLINEで行った際

各学年の出席者を挙げて
取りまとめていこうとしているのに

欠席者の欠席理由とか
それに付随する世間話的な話が出てきて
必要のない情報が散乱。

人数の把握が最終目的なのに
各委員からの投稿に対して
いちいちスタンプで「OK]とか「了解」
といった返答が繰り返され
タイムラインが無駄に長くなっていく……。

懇意な仲間同士のやりとりなら
それも交流の一環なのかもしれませんが
客観的に見て
長引く会議とあまり変わらぬ
やりとりと感じました。

過去の発言にさかのぼって確認したい時も
ほしい情報にすぐにたどり着けない難点も。

テーマや目的がはっきりし
参加者も短時間に物事の決着をつける姿勢で臨めば
メッセンジャーやLINEによるやりとりは
便利とは思いますが

状況によっては良し悪しで
相手を選ぶ、と感じています。

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今週は、伝達手段の選択についてでです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールか、電話か(3)>
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                         迷惑なメールとは?
 今週はメール、電話、その他の伝達手段の
 最適な活用法を取りあげています。

 電話連絡を迷惑に感じる状況について
 前回述べましたが

 では、迷惑に感じる
 メールの連絡とは、どんなものでしょうか。

 電話同様
 売り込みメールやスパムメールのほか

 何が伝えたいのか、要領を得ない内容や
 どう返信したらよいか、考えてしまうような内容のメールは

 確認するために
 再度メール送信や電話する
 時間と手間をとられ、迷惑です。

 個人か、関係者全員か
 判断できてない返信も
 無駄にメール数を増やしていると感じます。

 例えば
 BCCで送信すべきメールをCCで送信する
 個人宛てに別個に送信すべきメールをCCで返信する
 ケース。

 メーリングリストでも同様の勘違いをする人を見受けますが
 グループ全員に返すべき内容か
 個人宛てに返すべき内容かを
 判断できていないと

 FacebookやLINEのグループに入った場合でも
 同じ過ちをおかす可能性があります。

 メールのやりとりを記録として残しておく必要がある場合
 は別として

 込み入った内容を
 ぎっしりメールに書き連ねて送られてくるメールも
 考えもの。

 メールで伝える方が効率が良いはずなのに
 メールアドレスやウェブサイトのURLが間違っていて
 いざ、アクセスしようとしても正しくできない
 というケースも困ります
 (自分のメールに挿入する署名の
  間違いに気付かず使っていることもあるのでご用心)。

 時間短縮、労力の軽減のため
 メールで伝達しているのに

 読み、理解するのに時間を要する内容は
 後回しにされやすく

 内容に漏れやミスが多いと
 信頼を損ないます。

 メールで「書いて」伝える方が適切か、
 電話で「話して」伝える方が適切か

 要する時間や相手の状況などを踏まえ
 選択する必要があります。

 この選択を誤ると
 メールの便利さがだいなしになります。

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今週は、伝達手段の選択についてでです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールか、電話か >
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電話は迷惑?

「メールか、電話か」というテーマは
当メールマガジンでも
これまで、何度か取り上げてきましたが
今一度、考えてみたいと思います。

最近、
「メールでの連絡しか受け付けない。電話は迷惑」
といった発言をネット上で見かけます。

私は、そこまで電話の弊害は感じていないので
伝達手段として「電話も、メールもあり」
という考えです。

自分への連絡手段を「メール」のみに限定してしまうと
実際、不便なことも多くあるので
仕事用の名刺にも、メールの署名にも
電話番号、FAX番号、メールアドレスは明記しています。

一方、
Facebookのメッセンジャーや
LINEを仕事で使う頻度はあまり多くなく
こちらは家族や親しい間柄の人との連絡用
にしています。

仕事の連絡は
メールと電話がメインですが

相手によっては
メッセンジャーやスカイプを使うこともあり
実際、距離が離れている相手とはそれで
打ち合わせや連絡ができ、便利に活用しています。

どの伝達手段を
誰に対して使うかは
個人の状況、使い勝手、属性や相手との関係により
変わるものと思うので

自分に合う手段で
「伝えたい相手に」「確実に」
情報が伝わりさえすれば
それでよし、とういう考え方です。

今週は
わたし自身の経験をおりまぜながら
メール、電話、その他の
伝達手段の活用法を取りあげていくことにします。

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