今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　＜ 読みづらい文章（4）＞
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ぼやけた文末

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげてきました。

文末の言い回しが回りくどくはっきりしない
文章も読みづらいです。例えば

「未経験者を採用し、一から教育するということを行います」

この一文の文末を
「ということを行います」から「教育しています」
とすれば文意は変わらず、スッキリします。

「就業規則の作成が強く推奨されるところではあります」

という文末の「推奨されるところではあります」という言い回しも
回りくどく感じられる上に、
ぼやかすことで責任逃れをしているような印象を与えています。

「就業規則の作成を強く推奨します」

とする方が「作成しなければ」という推進力になります。

「申請書を期日までに提出すべきとされている以上、
それに従うべきではあります」

という一文も回りくどい上に長いです。
何らかの制約がある場合は、それを述べたうえで
「提出する」ものとして文をまとめます。

「申請書は期日までに提出します。
ただし、○○の場合はこの限りではありません」

「○○の場合を除き、申請書は期日までに提出します」

といった具合です。

断言できることばかりではありませんが
どっちつかずのことを書いても混乱や誤解を招くことになるので
言い切ることも必要。

逃げ腰の言い回しではなく
きちんと対処できる範囲で伝えれば
文もスッキリまとまります

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今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　 ＜ 読みづらい文章（3）＞
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表記のばらつき

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげています。

同じ言葉や表現の繰り返しが
文章を読みづらくする一因と
昨日のメールマガジンで述べましたが、

反対に、同じものを指す言葉の表記が
文章の中でコロコロと変わっていくのもまた
読みづらいものです。

例えば
文の冒頭では「社員」という表記だったのに
文の終わりの方では「従業員」になっている。
または、その逆というケース。

同一のレポートに
「被雇用者」「労働者」「スタッフ」とか
表記が章ごとに変わったり、

「アルバイト」「パートタイマー」「ワーカー」
と表記が混同されたまま使われていたりする
事例もあります。

企業の周年記念誌や会社案内の沿革などで
「創業社長」「初代社長」「初代」「先代」のように
表記に統一性がなく、その都度変わっていることも。

同じ書き手でも
長文になるほど、こうした表記のブレが生じることがあります。

同じ人・もの・ことを指しているのに
表記にばらつきがあると、
読む側は混乱し、
正確に情報が伝わりません。

表記の統一も
文章を読みやすくするために
気をつけたいポイントです。

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今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　＜ 読みづらい文章 ＞
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漢字表記の多用

今週は、文章を読みづらくする要因について
考えていきたいと思います。

「しかしながら」「あるいは」「すなわち」「かつ」「および」
といった言葉が繰り返し使われる文章は読みづらいです。

しかも、その多くが漢字表記で
「或いは」「即ち」「且つ」「及び」
となっており、

画数の多い漢字表記が増えることで
堅苦しい文面がさらに堅苦しくなっています。

適度に使えば、文面が引き締まって
改まった印象を与えますが

数十ページにわたる報告書のような
ボリュームのある文章の場合は
省くか、「や」「と」といった平易な表記にする方が
読みやすくなります。

「拘わらず」「如何なる」「寧ろ」といった漢字表記も
新聞表記では
「かかわらず」「いかなる」「むしろ」
と平仮名表記で統一されています。

漢字表記の多用は
文に威厳や格式を感じさせますが

長文ほど、読む側の視点で
読みやすい表記にすることで
正しく、早く理解を得られます。

漢字表記の多用がクセになっている場合もあるので
今一度、自分の文章の漢字と仮名のバランスを見直してみることを
お勧めします。

「漢字表記を読みやすく」することをテーマにした
バックナンバーも参考にしてください。

▼仮名に開く＜ 漢字表記を読みやすく ＞VOL.2881

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今週は、相手との関係を壊さない言い回し、断り編です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          　　　　             ＜ 角の立たない言い回し（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手の過剰な対応をかわすには…

今週は、相手との関係を壊すことなく
角を立てずに断る際の言い回しを紹介しています。

相手の行き過ぎた対応に困惑する
ということがあります。

過剰な接待や贈答品。
今なら、受け取る理由や心当たりがないのに
送られてくるお中元とか。

しかし「迷惑です」「受け取れません」
ときっぱり断ると角が立つという場合は

「お気持ちだけいただき（頂戴し）ます」
という言い回しを使います。

例）お気遣いいただき恐縮ですが
お気持ちだけいただくことにいたします。

お気持ちだけありがたく頂戴しますので、
今後はこのようなお気遣いはなさらないようお願いいたします。

そこまで気を遣わなくても…と
こちらが恐縮するような過剰な対応には
「次にお願いしづらくなるので」
とやんわり断る言い回しもあります。

例）次にお願いしづらくなりますので、
支払いは折半でお願いします。

次にお願いできなくなるので
お気遣いなく。

場合によっては
「ご遠慮申しあげます」と丁寧かつはっきりと
断る必要もあるでしょう。

例）このような高価なお品を頂くわけにはいきませんので
ご遠慮申し上げます。

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今週は、入力するとき間違いやすい同音異義語についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　＜ 言葉の使い分け（5）＞
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                                                                       「裏表」と「表裏」

今週は、入力するとき間違いやすい
同音異義語の使い分けについて紹介してきました。

同音異義語ではないのですが
見間違いやすいというか
取り違えやすいと思ったのが

「裏表」と「表裏」です。

「裏表（うらおもて）」は、
物事の隠されていて見えない面と、目だっていて見える面。
あるいは、それが一致しないことを指します。

例）実は、裏表のある人だ。

「表裏（ひょうり）」は
うわべと本心が違うこと。

例）彼は表裏なく、人と接している。

「裏表」も「表裏」も
物事の表と裏を指しており、
訓読みか、音読みかの違いだけで
意味は同じように思えます。

ただ、厳密には違いがあり、
具体的な物の表と裏を一つずつとらえていう場合は「裏表」
を用いることが多く、

外面と内面の両面をセットで表現する場合は
「表裏」を使います。

例）業界の裏表を知り尽くしている。
※裏の面（悪い面）、表の面（良い面）それぞれを指す。

人生の表裏を味わった。
※良い面、悪い面の両方を共に、という意味。

相反する二つのものが大もとでは一つであるとか、
二つのものの関係が密で切り離せないことを
「表裏一体」と言いますが、
これも、外面、内面の両面を指しています。

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今週は、入力するとき間違いやすい同音異義語についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ 言葉の使い分け（4）＞
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「持って」と「もって」

今週は、入力するとき間違いやすい
同音異義語の使い分けについて紹介しています。

「モッテ」
にも2つの表記があります。

「持って」は、動詞「持つ」の連用形の音便が変化したもの。
手につかむこと以外に、所有する意味でも使います。

例）手に持って、ペンを持って
土地を持っている。

生まれつきの、という意味で「持って生まれた」や
遠回しな言い方をすることを「持って回った言い方」のように
使ったりもします。

一方で、もとは「以て」と書き、
「～によって」「～の理由で」という意味でも使います。

例）書面をもって申し入れる。
誠意をもって交渉にあたる。

このように使う場合は、
新聞表記では平仮名の「もって」で統一されています。

ほかにも
「彼の実力をもってしてもかなわない相手」の「もってしても」、
とんでもないことという意味の「もっての外（ほか）」といった
慣用句も「以て」に由来し
表記するときは「もって」と平仮名表記をします。

文字変換で「持って」と混同しやすいので
注意が必要です。

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