今週は、メールでの断り方を考察します。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　　　＜ 断るテクニック（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　断る言葉いろいろ

▼　婉曲な表現とフォローのひと言
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断る時に限らず、書き方ひとつで読み手の印象は変わります。

特に、メールの場合は、話すような感覚で気軽に書いたつもりでも、読み
手にはキツク冷たく感じられることが多いです。断りのメールならなおさ
らです。

しかも、電話や会話のようにその場で消えず、形として残る点が厄介。言
葉の選び方に注意を要します。

「だめです」「むりです」「できません」

という断りのフレーズ。単刀直入に切り込むのもひとつですが、婉曲な書
き方も覚えておいて損はありません。例えば、

「難しいです」「残念ですが、対応しかねます」「困ります」

直截的な表現でなくても、断りの意思表示はできます。

むしろ、断る時期を引き延ばしたり、その場しのぎのあいまいな表現でお
茶を濁す態度のほうがトラブルのもと。

断ったあと
「お役に立てず、申しわけありません」
「せっかく声をかけていただいたのに心苦しいです」
というフォローのひと言も忘れずに。

▼　きっぱりと、でも相手の気持ちも考えて
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では、あいまいな断り方とは。

「そのうちに」「またの機会に」「考えておきます」

これらは、社交辞令として使われることも多く、相手に気を持たせる表現
でもあります。特に勧誘目的の相手には隙を与えることになります。

断られた経験がある人ほど、断り方もうまいです。

断わられるのは、心情的にうれしいものではありません。気持ちをそいだ
り、傷つけることもあります。

きっぱり意思表示をすることは大切ですが、断りのメールを読む相手のこ
とも推し量り、自分がそう断られても気持ちよく受け止められる書き方を
考えてみましょう。意識するだけで、随分違います。

その始めの一歩が「書いたら、読み返す」でもあります。

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Category: メール作法, ＰTag: ビジネスメール, メール対応, 学び直し, 断り

2006年3月13日

【仕事のメール心得帖】読者からの質問～敬称について　VOL.298

今週は、読者からの質問にお答えします。
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仕事美人のメール作法　　　　　　　　　＜ 読者からの質問 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　敬称について

久々に読者のかたからの質問にお答えします。すでに回答をお送りしたか
た、誌上で回答させていただくかた、いろいろです。「メールで使用する
際の表現」という観点でお答えしています。まずはお一人目の質問です。

＜質問：殿と様の使い分け＞———————————-

以前、仕事上で、かなり年輩の人に、
「殿」は目下の人に対して使うものだと言われたことがあります。

それ以来、殿は使ったことがありません。
（そのとき怒られたのでトラウマ‥‥）

殿と様ってどう使い分ければいいんでしょうか？

———————————　読者　K.W　様からの質問

先週の「メールの書き出し（2）」で社内の目上の人へのメールの書き出し
の記事の時にいただいた質問です。

神垣あゆみブログ

2006.03.07

【仕事のメール心得帖】VOL.294 メールの書き出し（2）社内編　目上の人へのメール

https://www.kamigaki.jp/blog/2006/03/07/vol-294/

殿を使うべきか、様を使うべきか、迷うところですよね。敬称については
読者のかたから質問を多くいただきます。

▼　目上の人への私信には使わない
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「殿」に関しては、公私での使い分けがあるようです。
・公式な場合や組織内では、上下の区別なく「殿」を使う。
・私的な場合は、目下の人に対してだけ「殿」を使う。

三省堂「大辞林第二版」によると
古くは、「関白殿」「清盛入道殿」など、かなり身分の高い人に付けて
も用いた。現在では、目下に対してや事務的・公式的なものに用いるこ
とが多く、少なくとも、目上に対しての私信にはほとんど用いない

とあります。

「殿」が使われるのは、書き言葉が主で、話し言葉では、表彰など特別な
席や改まった場以外では使用頻度が少ないもの。誰に当てる場合でも、私
的に「殿」を使うことは、日常的にはあまりないですよね。

「殿」は目上の人への私信には使わない
と、まずは覚えておき、使用を避けるのが無難でしょう。

▼　目上の人にも「様」は失礼に当たらない
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ビジネスの場でも「殿」は、「人事課長殿」のように役職名の宛名に
使われることがあるようですが、
通常の仕事のやりとりで使うメールでは「様」で十分。
失礼には当たりません。

お役所などでも最近は「殿」から「様」に表記が切り替わりつつあり、
「殿」を使わない方向になっているようです。

慣習的に「殿」を使っている職場は別として、通常の仕事のやりとりで交
わすメールでは「宛名＋様」「名前＋役職名」。
役職が付く場合も「○○部　部長　山本様」と表記すれば差し支えありま
せん。