今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（2）＞
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代理で返信する場合
＜読者からの質問＞————————————————
得意先から打合せ依頼のメールを受信し、
上司不在時の代理送信したとき、次のメール文を送信しました。
「いつもお世話になりまして、ありがとうございます。
佐藤が午後から休暇を取っておりますので、
代わりにメール送信いたします。
14日（水）の件ですが、午後2時頃 御社へ伺います。
また、明日は佐藤が休暇を取っておりますので、
何か連絡がございましたら、携帯電話へお願いいたします。」
上記のメールで
「佐藤に確認に致しましたところ～」など
文章に追加したほうがよいでしょうか。
また、携帯電話への連絡が可能という旨を伝えたいのですが、
上記のような文面でよろしいでしょうか。
（読者 H.Kさん）
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打ち合わせの日程の件、携帯への連絡の件
いずれも客先への文面としては少々そっけない印象があるので
少し文章を補ったほうがよさそうです。
例えば・・・
今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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「打合せをいただきまして」
＜読者からの質問＞————————————————
【先日は、打合せをいただきましてありがとうございました。】
上司から指示があって、送信したメール送信内容の一部です。
打合せ後に送信するメールには、
上記のお礼のメールを入れていますが、
“打合せをいただく”という使い方が良いのかいつも悩みます。
上司は“打合せ”という言葉を使いたいようですので、
何か、よい文章はありますか。
読者 H.Kさん
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ここで使われている「いただく」は
打ち合わせをしてくれた相手（客先）を敬う表現（尊敬語）。
「打ち合わせをいただく」より
「打ち合わせをしていただく」と
「いただく」の前に動詞の「して（する）」を入れる方が適切です。
「いただく」は補助動詞なので、
動詞「する」と合わせて使うことで意味を成すからです。
ただ、文章の流れから考えると
「先日は、打合せの時間をいただき（まして）、ありがとうございました。」
という書き方もできます。
カッコ書きにしたように「まして」は省略し
「打合せの時間をいただき」としても差し支えありません。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 断り上手なメール（5）＞
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添削例
今週は、相手と気まずくならずに済む断り方について、
3つのポイントを柱に
文例を挙げて紹介してきました。
読者のかたから、今回の記事を見て、添削依頼があったので
ご紹介します。
＜読者からのお便り＞———————————————–
今週のテーマにぴったり（？）な
先週丁度お断りをしたメールを転送します。
初めて御見積りをお願いしました。
この業者さんは当社の元顧問のご友人でもあり、
あい見積りを前提にお会いしたのですが、違う業者さんに決定しました。
多分次はないだろう・・・でも元顧問のご友人なだけに
何だか物足りないお断りメールをしてしまった感が否めません。
今回のテーマにて添削をお願いしても宜しいでしょうか。
（転送文）
山田さま
お世話になります。○○商事の川崎です。
大変残念なのですが、今回は別の業者さんにお願いすることと
なってしまいました。
お値段的にはあまり変わりはありませんでした。
DM企画デザインを専門にされている点が決定打となったようです。
また次の機会にお世話になるかと存じます。
その時はぜひよろしくお願い申し上げます。
***署名***
——————————————————————
下記が神垣が添削した文です。
——————————————————————
山田様
お世話になります。○○商事の川崎です。
このたびはお見積いただき、ありがとうございます。
社内で検討しましたところ、
大変残念ながら、今回は別の業者さんに
お願いすることになりました。
見積金額はあまり変わりはなく、
DM企画デザインを専門にされている点が決定打となり
他社に決定いたしました。
また次の機会にお世話になるかと存じます。
その時はぜひ、よろしくお願い申し上げます。
***署名***
——————————————————————
メール文の内容・流れとも基本的に問題ないのですが
「3つのポイント」にしたがって若干、言い回しを変えて補足してみました。
> 何だか物足りないお断りメールをしてしまった感が否めません。
とのことなので、もし追加するとしたら
「山田様にはご配慮いただきましたのに
良い返事ができず、申し訳なく思っています」
の一文を「また次の機会に・・・」の前に添えてもいいかもしれません。
ですが、前文できちんと断る理由も書いているので
ここまで書き添える必要はないように思います。
ご参考まで。
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【神垣あゆみ企画室】
今週は、仕事に直接関係ないメールへの対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ ネガティブメールへの対応（3）＞
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病状を尋ねられたら…
「Aさん、うつ病で休職しているんですか？」
「Bさんは大腸がんなんですってね。大変！」
病気で現場を離れたり、仕事を休んでいたりする人も
少なくない昨今。
心配を装って、病気や病状まで詮索するのはNGです。
それを知ったところで、その人の病気が回復するわけではないのですから。
業務上必要なのは、その人がいつ復帰するか、仕事がどうなるかです。
尋ねるなら、下記のような内容に留めます。
「Aさん、しばらく休職とのことですが、
復帰はいつごろになりそうなのですか？」
「心配ですね。今後は、どなたにご連絡すればよいですか？」
社内の人の病状などを尋ねられたときは
「あいにく、詳しいことはよく分かりません」
と、たとえ病状を知っていても、不必要に口外しないことです。
もうひとつ、妊娠・出産に関することも
人それぞれに事情があり、デリケートな問題なので
「おめでたですか？」「お子さんは？」といった
不用意な詮索もよしましょう。
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今週は、読者のかたからの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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「～いただかなくて結構です」
＜読者からの質問＞————————————————
言葉の使い方について、よろしければ教えていただけますでしょうか。
“（クライアントが）～しなくてOK” ということを言いたい場合、
～いただかなくて問題ないです。
～いただかなくて結構です。
～いただかなくて大丈夫です。
という言い方をしてしまうのですが、自分ではどうもしっくりきません。
横柄な、上から物を言っているような感じがしてしまうのですが、
クライアントを立てた、キレイな言い方を教えていただけると幸いです。
（読者 C.Tさん）
—————————————————————–
メールの送信先であるお客様に対する表現としては
上記の3文は間違ってはいないと思います。
ただ、「結構です」は場合によっては、
拒絶の意味ととられることもあるので
私自身は積極的には使わないようにしています。
上記以外の言い回しとしては・・・
今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（2）＞
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「お手数…」
【あな添】にいただいたメールですが、こちらで紹介します。
＜読者からの質問＞————————————————
早速ですが、私が添削していただきたいメール文は
「お手数お掛けいたしますが、よろしくお願いいたします」
です。
仕事で取引先に資料や図面データを請求することが多々あるのですが
私は下請けの立場ですので、上記のメール文をよく使います。
でも、「いたします」 を二度使ってるので少し
しつこい感じがしております。
その日の私の気分によって
「お手数お掛けしますが、よろしくお願いいたします」
というように、「いたします」が重ならないようにしたりもしますが
どちらの方がよいのでしょうか？
他にも適当なメール文があるでしょうか？
（読者 K.Yさん）
—————————————————————
「お手数お掛けいたしますが、よろしくお願いいたします」
について調べてみたのですが、慣用的に
「お手数お掛けいたします」
と使われているケースが多くみられます。
ただ、「いたします」が続くのは
すっきりしませんよね。
表現のバリエーションとしては
次の言い回しがあります。
「お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします」
「お手数をかけますが、よろしくお願いいたします」
「お手数でございますが、よろしくお願いいたします」
「お手を煩わせますが、よろしくお願いいたします」
「お手数をおかけしますが」でも
「お手数をかけますが」でも差し支えないのですが、
ポイントは
「お手数」の次に「を」を入れることです。
「お手数おかけしますが」や
「お手数かけますが」よりも
「を」を入れる方が文として丁寧な印象を与えます。
「いたします」が続くのを避ける表現としては
接遇用語でもある
「お手数でございますが、よろしくお願いいたします。」
が無難ではないでしょうか。
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