今週は、メール対応の「素朴な疑問」にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 素朴な疑問(2)
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 「お世話になっております」

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Q2- 相手と何度かやりとりする場合、その都度
宛名や「お世話になっております」は必要でしょうか?
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▼宛名
同じ相手とのやり取りが続く場合も、宛名は省略しない方がよいです。
ただ、「株式会社ABC 営業本部 佐藤太郎様」という正式な表記で
なくても、社名を省略したり、名前はフルネームでなく姓だけと
簡略化して差し支えありません。

例)
株式会社ABC 営業本部 佐藤太郎様 … ファーストコンタクトの場合

営業本部 佐藤様 … メールのやり取りが続く場合

▼「お世話になっております」
やり取りが続く場合は省略し、すぐ用件に入って差し支えありません。
ただ、いきなり用件に入るのに抵抗がある場合は、
次の一文を使うとよいでしょう。

例)・ご返信いただき、ありがとうございます。
早速、ご対応いただき、ありがとうございます。

「ありがとうございます」は「恐れいります」と
書き換えてもよいでしょう。

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今週は、メール対応の「素朴な疑問」にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 素朴な疑問
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「お願いいたします」

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Q1-「○○のご確認をお願いいたします
どうぞよろしくお願いいたします。」
のように「~お願いします」を連発することがあるのですが
問題ないでしょうか?
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「お願いいたします」は、
ビジネスメールの定番フレーズということもあり、
このように「お願いいたします」を何度も使ってしまう
というケースがよくあります。

できれば、「お願いいたします」を使うのは
1回程度にとどめたいところです。

では、どうすればよいかというと…
下記のように「お願いいたします」が1回で済むように
別の表現に置き換えます。

例-1)○○をご確認いただければ幸いです
どうぞよろしくお願いいいたします

例-2)○○のご確認をお願いいたします
それでは失礼いたします

例-2)は「○○のご確認をお願いいたします」で
メールを結んでもいいのですが、
収まりが悪いと感じるときに
「それでは失礼いたします」で締めます。

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今週は、うっかり間違いやすい敬語についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法              < 敬語レッスン(4)
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                        「ご利用できません

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Q4-「資料室は17時からご利用できません」

を正しい敬語に直しましょう。
—————————————

上記の「ご利用できません」の「ご~できません」は
「ご~する」が基の形です。

「ご~する」は謙譲語で
主語は自分になります。

ところが上記の文例の主語は
相手(あなた)です。

そのため、謙譲語を使うのではなく
尊敬語「ご~になる」を使います。

「ご利用になれます」の否定形
「ご利用になれません」が適切な表現です。

—————————————–
A4-「資料室は17時から利用になれません
—————————————–

一方、下記の文例はどうでしょうか。

「追加の商品は以上で、お揃いになりましたか?」

上記の文で「揃う」の主語は「追加した商品」です。
「お揃いになる」という表現は物への尊敬語になってしまいます。

この場合、尊敬語を使わなくてよく

「追加の商品は、以上で揃いましたでしょうか?」

とします。

 
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今週は、知っておきたい応用表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < 表現のバリエーション(4)
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                          教えるときの言葉

相手が理解したかどうかを確認するときに使う

「分かりましたか?」

客先や上司など、目上の相手には
このような尋ね方は上から物を言っている印象を与えます。

「ご理解いただけましたか?」

「ご~いただく」という尊敬語を使ってはいますが
結局、目上の相手に「理解できましたか?」と
尋ねているのと同じで、上から目線であることに
変わりありません。

「お教えします」
「教えましょうか?」

という言い回しも同様で、目上の相手には失礼です。
では、どのように言い換えればよいでしょうか。

▼「不明な点はございませんか?

「分かりましたか?」「理解できましたか?」という
直接的な尋ね方ではなく
「分からないことがあれば教えてください」という意味合いの尋ね方です。

例)上記の説明で不明な点はございませんか?

▼「ご説明いたします

「教えます」という表現は、「お教えします」と敬語で言い換えても
上から目線の表現であることに変わりはありません。

「教える」の代わりに「説明する」と言い換えることで
印象が変わります。

例)よろしければ、詳細をご説明いたします。
例)分かりにくいので、概要をご説明いたしますと……

「教える」ではなく
相手に敬意を払い「説明する」という姿勢を
伝えましょう。

 

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今週は、知っておきたい応用表現についてです。
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 仕 事 ‎の メ ー ル 作 法            < 表現のバリエーション
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                            感謝の言葉

「ありがとうございます」

感謝の気持ちを伝える代表的な言葉です。
では、これ以外に感謝の意を伝える言葉としては
どのような表現があるでしょうか。

「恐れ入ります」

相手の配慮や対応に対し、恐縮する気持ち
を伝えるときに使う言い回しです

例)丁寧なご返信をいただき、恐れ入ります。

相手からの思いもよらぬ厚意に対して、使うことが多い表現です。

「恐れ入ります」と同様に、相手から受けた厚意を恐れ多く思う気持ちを
伝える表現にはほかにも次の2つがあります。
「恐縮しております」
例)過分なお言葉をいただき、恐縮しております。

「痛み入ります」
例)お心づかい、痛み入ります。

感謝
「ありがとうございます」に代わる表現として「感謝」を使った言い回しが
幾つかあります。
・「感謝の気持ちでいっぱいです」
・「心より感謝いたしております」
・「多大なご協力をいただき、感謝の言葉もございません」

お礼
「感謝」と同じよな使い方をします。
・「重ねてお礼申し上げます」
・「何とお礼を申し上げてよいか」

▼その他
・「それではお言葉に甘えさせていただきます
・「このたびはご面倒をおかけしました
・「私にはもったいないお言葉です」

感謝の気持ちがダイレクトに伝わるのは
「ありがとうございます」ですが
連発するのではなく、他の表現の言い換えを知っておくと
一本調子にならずに済みます。

今週はこのような
表現のバリエーションを紹介していこうと思います。

 

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今週は、メールに使うにはくだけすぎる表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 気をつけたい表現(5)
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                            「超すごい」

今週は、使い方に注意したい
口語的なくだけた言い回しについて取り上げてきました。

今週、とりあげた
「わたし的には」
「なので」
「はんぱない」
「よろしかったでしょうか」
は、若者言葉と言われるものです。

一種の流行語とも言え、
若者でなくても「使ってみたくなる」言葉でもあります。

使い始めると、それが当たり前になって
本来の意味や使い方を忘れてしまい
違和感もなくなっていきます。

言葉は生き物。
時代とともに変化して
それが定着していくのだから、いいではないか
という意見もありますが

年齢を重ねるほど、若者言葉を使うことがそぐわなくなってくる
のもまた事実。

裏を返せば、
いい年をして若者言葉ばかり使っているのは
教養がなく見える……と言いますか。

すっかり定着して
私自身もつい使っているのですが
気をつけなくては、という自戒を込めて
今回、紹介してみました。

最後にひとつ。

「超すごい」

「超」は本来、「超+名詞」の組み合わせで
「超高層ビル」「超特急」のように使います。

「超すごい」は
「超+形容詞」となり、俗な用法。

「すごい」自体もくだけた表現で
本来の使い方は「すごく」です。

ビジネスメールでは
「すごく楽しいかたですね」
「驚きました」
のように別の表現に言い換えるほうがよさそうです。

 
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