今週は、メールで使わない方がよい言葉遣いについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　 ＜ メールのNGワード（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　断定や攻撃

「○日までの納品は無理です」
「△△の内容が間違ってます」
「まだ支払われてませんが」

このように、のっけから断定したり、相手の非を責めたりするような表現は、
口頭で言う以上にメールで書くときつく感じられます。

実際に相手のミスや手違いということもあるでしょうが、
相手に有無を言わさぬ攻撃的なメールは考えもの。
もし、あとで行き違いや誤解だと判明したとき、
気まずい思いだけが残ります

「できない」ということを伝える際
「無理です」「ダメです」「できません」という断定表現でなくても
「難しい」「いたしかねます」など、婉曲な表現でも状況を伝えること
できます。たとえば

「○日までの納品が難しい状況です。
もし可能であれば、△日までお待ちいただくことは可能でしょうか」

このように、現状で対応が困難な場合でも、代替案を提案し、
状況が少しでも前に進むような対応を心がけましょう。

相手の対応に対して「間違っています」「支払われていません」と
責める前に「ご確認いただけますか」と打診してからでも遅くはありません。

「△△の内容は□□ではないでしょうか。
今一度ご確認をお願いいたします」
「○月○日の時点で入金が確認できませんでした。
恐れいりますが、再度ご確認をお願いいたします」

決め付けず、手違いの可能性も考慮したうえで、
相手に確認を求める姿勢がポイントです。

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今週は、メールで使わない方がよい言葉遣いについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　 ＜ メールのNGワード（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　人との比較

「前任者のAさんのやり方はこうでした」
「B社の担当者はそうではなかったけど」
「Cさんに比べて○○ですね」

このように、他の人と比較されるのは、誰にとっても面白くないものです。

書き言葉にしても話し言葉にしても、
発した方ははっぱをかけたつもりでも
相手は、自分のやり方や姿勢を否定されたように受けとり、
よい気持ちはしません。

前任者や他社と比較するような物言いは避けましょう。
相手を傷つけるだけで、良好な関係を築けません。

主語を「だれか」に特定するのではなく
「今まではこういうやり方だったのですが、どう思われますか」
と、手法や考えに焦点をあてた聞き方をし、
「どう思われますか」と相手の考えを尋ねるようにすると、
相手もすんなり受け入れることができます。

「Aの方法もありますが、Bの方法もありますよね」」
と、別の方法を提案する言い方もあります。

誰かと比較されたり、「あなたのやり方ではダメ」と頭ごなしに否定する
のではなく、メールのやりとりの際も
相手に歩み寄り、対話する姿勢が大切ではないでしょうか。

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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　 ＜ メールのNGワード（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　忘れてました

「お伝えするのをうっかり忘れてました」
「さっき、言い忘れたんですが」

うっかり忘れることは誰にでもあります。
ですが、仕事のやりとりで、不用意に「忘れた」「忘れていた」と書くと、
受け取る側は「その程度にしか見られてなかったのか」と
がっかりすることも。

「忘れた」に代わる言葉としては
「失念しておりました」
「～しそびれました」などがあります。

（例）
お伝えするのを失念しておりました。
お渡しするのを失念していました。
先ほど、お伝えしそびれたのですが

さらに、場合によっては「失念」の後にそれをフォローする言葉が
添えられていると、より丁寧な印象を与えます。

失念してしまい、失礼いたしました。
失念して申し訳ありません。

「失念」という言葉、私は日常的に使ったことがなかったのですが、
ある銀行の窓口で、行員の方が
「失念しておりまして、大変失礼いたしました」と言われたことがあり、
印象に残りました。以来、「忘れた」と書くのがはばかられるときは、
意識して使っています。

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今週は、「？」と思う言葉の使い方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　 　　　　　　　　　 ＜ 疑問な言葉（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　お体ご自愛ください

暑中見舞いや残暑見舞いの最後に添える一文に

「お体ご自愛ください」

とありますが、「自愛」というのは「自分自身を大切にする」こと。
つまり、「ご自愛ください」だけで「お体に気をつけてくださいね」
という意味合いが含まれています。

ですから「お体」の代わりに
「暑さの折、ご自愛ください」
「くれぐれもご自愛ください」

とするか、「ご自愛」を使わず
「暑さの折、お体を大切に」
と結ぶこともできます。

これに関連して、うっかり書いてしまいがちなのが
「連日暑い日が続きますが」です。

この一文は「連日」と「暑い日」の「日」、
「連日」と「続きますが」という同じ意味の言葉が重なっていますね。

「暑い日が続きますが」
「連日暑いですが」
に「ご自愛ください」が続くと、結びの文として収まりがいいです。

もう一つ。メールや手紙、文書関連でよく目にするのが
「各位殿」「各位様」。

当メルマガでも何度か取りあげましたが、
「各位」で敬称を表すので、「殿」や「様」は不要です。
「関係者様各位」としなくても「関係者各位」で敬称を表します。

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