今週は、「すみません」に頼らない表現法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 「すみません」に代わる言葉(4)
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                          「心苦しいです」

相手に対して、少なからず「悪いことをした」という思いがある場合
「すみません」に代わる言葉として
「心苦しい」が挙げられます。

「お役にたてず、すみません」

「お役にたてず、心苦しいばかりです」

「せっかくご配慮いただいたのに、すみません」

「せっかくご配慮いただいたのに、心苦しいです」

「お願いごとばかりですみませんが、ご協力いただけますか?」

「お願いごとばかりで心苦しいのですが、ご協力いただけますか?」

「心苦しい」ど同様の気持ちを伝える言葉に
「気の毒な」もあります。

「遠方からお越しいただいたのに、すみません」

「遠方からお越しいただいたのに、気の毒なことをしました」

一方、「相手に悪い」という気持ちを出さない表現の仕方もあります。

「何度もお尋ねして、すみません」

「もう1点だけお尋ねしてよろしいですか?」
「差し支えなければ、続けてお尋ねしてもよろしいですか?」
「前回、質問しそびれたのですが・・・」

など、相手にすまないという感情面で訴えかけず
「追加で質問してもかまわないか?」と事実に即し
相手に打診する方法です。

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今週は、「すみません」に頼らない表現法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 「すみません」に代わる言葉(3)
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「失礼します・失礼しました」

「すみません」に代わる言葉として
昨日は「恐縮です」「恐れ入ります」を挙げました。
このほかに「失礼します(しました)」があります。例えば…

「何度もお尋ねして、すみません」

「たびたび失礼します。○○についてお尋ねします」

「返信が遅れてすみません」

「返信が遅れ、失礼いたしました」

「表記に誤りがあり、すみませんでした」

「表記に誤りがあり、大変失礼いたしました」

と書き換えることができます。

このように「失礼」は、
詫びる気持ちを伝え、相手に非礼にならないように
フォローするときに用いることができます。

詫びる気持ちを伝える表現としては、ほかに
「(ご)迷惑をおかけします」
「(ご)面倒をおかけしますが…」
「お手を煩わせますが…」
があります。

例)返信が遅れ、ご迷惑をおかけしました。
ご面倒をおかけしますが、お伝え願えますか?
お手を煩わせますが、再度、ご確認をお願いいたします。

上記は「すみません」よりも
一歩踏み込んだ気持ちを伝える表現です。

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今週は、「すみません」に頼らない表現法についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法      < 「すみません」に代わる言葉(2)
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「恐縮です・恐れ入ります」

謝罪の最高敬語「申し訳ございません」を使うほどではないまでも
不都合が起きた時は、つい「すみません」を使ってしまいます。

例えば…
「何度もお尋ねして、すみません」

一度で用件が終わらず、やり取りが長引くような場合に
使ってしまう一文ですが、
「すみません」に代わる言葉を考えてみましょう。

「何度もお尋ねして恐縮です」

⇒「すみません」の代わりによく使われるのが
「恐縮です」。

「恐縮」は
相手に対して申し訳なく思う気持ちを伝える言葉です。

同じ意味合いの言葉としては
「恐れ入ります」があります。

例)「度重なる質問となり、恐れ入ります」
「恐れ入りますが、再度、ご回答をお願いします」

「恐れ入ります」は感謝の意を伝えるときにも使うという点で
「すみません」と通じるものがあります。

例えば
「詳細な資料をお送りくださり、恐れ入りいます」

相手のが厚意や配慮を感じたときに
「すみません」の代わりに「恐れ入ります」と
返せるといいですね。

 

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今週は、「すみません」に頼らない表現法についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < 「すみません」に代わる言葉
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                      多用するほど軽くなる!?

「すみません」は便利な言葉です。

謝る場合の最高敬語にあたるのが
「申し訳ございません」
なのに対し、

「すみません」は、
ちょっとした不都合やミスを起こした時に
使われやすい表現です。

もともと「すみません」は
動詞「済む」を打ち消したもの。

「済む」は物事の決着がつく、終結する、収まるという意味があり
それを打ち消す「済まない」の丁寧語が「すみません」です。

ですから、相手に対して「悪いことをした」という気持ちがあり、
気が済まないときや、心苦しい場合などに
本来、使われてきた言葉です。

ところが、相手に謝るときだけでなく、
頼みごとをしたり、お礼を言うときにも
幅広く使われるようになりました。

例)すみませんが、ご確認をお願いします(依頼)
良いものをいただき、すみません(感謝)

このように便利な言葉だからこそ
重みに欠け、普段着のように気軽に使えるので
多用するほど、真意が伝わりにくくなる点も否めません。

自分の方に非がなかったり
自分が悪いわけではない場合まで、必要以上に
「すみません」を使うこともないでしょう。

そこで、今週は
「すみません」に代わる言葉を考えていきたいと思います。

 

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします
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 仕 事の メ ー ル 作 法              < 読者からの質問
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                       「こんにちは」の使用

<読者からの質問>————————————————

メールの書き出しの挨拶について質問です。
「こんにちは」という表現は
どの程度の親疎・上下関係から使えるのでしょうか。

(中略)

メールでの「こんにちは」、
神垣さんならどの程度許容なさいますか?
ご意見をお聞かせください。
(読者 A.Fさん)
——————————————————————

(中略)の部分には、下記のことが書かれていました。
・A.Fさん自身は、相手との関係の近さにもよるが、
特に個人的なかかわりのない相手で、上下関係がある場合、
使うのに抵抗がある
・初めてもしくは2回目くらいのやり取りの相手にも
使えない気がする
・対面で挨拶する場合も、親しい相手にはまず使わない
(友達に「こんにちは」といわれたら、距離を置かれているように
感じるから)

私も仕事のやり取りや、利害が生じる相手へのメールの挨拶に
「こんにちは」を使うことは少ないです。

代わりに「お世話になっております」「お世話になります」を
よく使います。

ですが、仕事以外のやりとりや、利害の生じない相手
例えば、当メールマガジンの読者へのメールとか
仕事仲間に仕事以外の連絡(飲み会やランチの誘いなど)をする
ときには「こんにちは」をよく使います。
この場合は、相手が目上の人でも同様です。

ほかに適切な挨拶が思いつかないというのもありますが
「こんにちは」を使うことに対する抵抗感の有無は
各人の使用頻度に依るのではないでしょうか。

仕事で、銀行系のコンサル会社の取材に同行することが多いのですが
銀行員や、元銀行員だったかたは
取材先の社員さん達に「こんにちは」とごく自然に挨拶しています。

このように仕事や職業がら
「こんにちは」を使い慣れていると
話すのも、メールで書くのにも抵抗感は少ないと思われます。

ですが、日常的に
対面でも、メールでも
挨拶として「こんにちは」を使わない職種や職場だと
A.Fさんと同じ感覚を持つ人は多いことでしょう。

私自身は、挨拶として「こんにちは」は便利な表現だと
感じていますが、
A.Fさんがどうもしっくりこないと感じているのであれば
敢えて使うことはないと思います。

「こんにちは」の代わりに使える表現としては…
「ご無沙汰しております」
「メールで(のご連絡)失礼いたします」
「○○の件でご連絡いたします」
といったところでしょうか。

相手との関係によって
より丁寧に、あるいはより親しみやすく
使う言葉を調整すればよいと思います。

 
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今週は、気になる言い回しや表現の仕方について取りあげます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                               < 気になる表現
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「よろしければ」に続く言葉

「もしよろしければ、佐藤さんのコメントがひとことほしいです」

という一文。なんだか変です。

ここでの「もしよろしければ」は
「差し支えなければ…」という意味合いで
相手に何かしらの行動や行為を打診するフレーズ。

「コメントがほしいです」と言い切るよりも
「コメントをお願いできますか?」
あるいは
「コメントをいただけますか?」
と疑問形にする方が、文としてしっくりくるように思います。

読者からも次のような質問があったので、ご紹介します。

<読者からの質問>————————————————

先日、あるメールを見ていたら
「よろしければ、ぜひご覧くださいませ」という
フレーズにふと目がとまりました。

質問に対してとてもよく案内されていた内容だったので
文末に「よろしければ、ぜひご覧くださいませ」という文字が
とても不自然に感じました。

よろしければ⇒謙遜
ぜひ⇒強調

謙遜と強調が同居していて違和感を感じるのは
私だけでしょうか?

「よろしければ、ぜひご覧ください」は普通に使って
問題ないでしょうか?
(読者 uffahhaさん)
——————————————————————

「よろしければ」は上記同様
「差し支えなければ…」と相手の行動を打診する際に使う表現です。

それに対して
「ぜひ」は、「なにとぞ」と相手の行動を強く願う表現。

相手の都合を尋ねる「よろしければ」と
相手に強く要求する「ぜひ」とでは
相反する表現なので、一緒に使うことに違和感を覚えるのでしょう。

この場合は
「よろしければ」は付けず
「ぜひ、ご覧ください(ませ)」
とする方がよいと思います。

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広島の酒蔵取材を担当しました!「きもので酒さんぽ」絶賛発売中!

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