今週は、メールでしてはならない間違いについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの間違い（5）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 間違えられたときの対応 今週は、ビジネスメールのやり取りで してはならない間違いについて取り上げてきました。 メールを送信する際は 相手の「名前」「役職」などを間違えないよう くれぐれも注意が必要です。 でも、相手が 自分の名前を間違えていたら…… 早い段階で訂正する方がいいですが 相手に指摘しづらいものです。 過去の記事に対応策を書いているので 参考にしてください。 ▼相手の名前を間違えていた場合＜ こんなとき、どうする？ ＞VOL.2406 相手の間違いに対して 「それはうそです」 という言い方、書き方をする人がいます。 人をだまそうとして 偽るのは「うそ」ですが 単なる思い違いや不注意による間違いは 人を欺こうとしてしたわけではないのですから 「うそ」と指摘するのは、行き過ぎではないでしょうか。 「△△は〇〇の間違いではないですか？」 「確認ですが、△△の表記は〇〇ではないですか？」 と、「間違い」かどうかを相手に尋ねる、確認する言い回しの方が、 角が立たず、相手も受け入れやすいと考えます。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ お願い事をするときには「差し支えなければ」 誘いを断らざるをえないときには「よんどころない事情で」 いつも気に留めてくれる相手には「お心にかけていただき」 といった具合に、大和言葉を使うと 言い回しがやわらかくなり 相手の心にすっと届きます。 そんな大和言葉の言い回しを集めた本がこちら ------------------------------------------ ★『 一目置かれる大和言葉の言いまわし 』★ ------------------------------------------ 宝島社から好評発売中！ ビジネスメールに使える 大和言葉もたくさんありますので、ぜひ、ご一読を！11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 ビジネスメールで使える大和言葉を掲載「一目置かれる大和言葉の言いまわし」 オンラインでできるビジネスメールの研修【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、メールでしてはならない間違いについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの間違い（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ アドレスの間違い 今週は、ビジネスメールのやり取りで してはならない間違いについて取り上げています。 相手の「名前」「役職」のほかに 盲点になっているのが 「メールアドレスの間違い」です。 名刺を見て相手のアドレスを入力するとき アドレス帳に間違えて登録。 メールソフトのアドレス帳の管理が甘く 似た人名、似たアドレスを取り違え 違う相手にメール送信。 メールの最後に付ける 署名のアドレスが間違っていた。 いずれも単純なミスですが 見落としていて 自分では気がつかないことも。 特に、似たアドレスへの送信間違いは 情報漏えいにつながる危険もあるので 注意が必要です。 info@ で始まるアドレスは、多く見られるので 社名などをきちんとアドレス帳に登録しておかないと 間違いやすいです。 sasaki@ tanaka@ のようにアドレスの＠の前が同じ名前で 取り違えることもあります。 この場合もアドレス帳に どの会社の佐々木さんで、田中さんか アドレス帳に分かるように登録しておく必要があります。 アドレスを入力する際の注意点としては 「-（ハイフン）」と「_（アンダーライン）」も 間違いやすいので気をつけましょう。 メール以外で自分のアドレスを入力したり、登録することもあります。 自分のメールアドレスだから間違えることはない と過信せず、 アドレスを辞書登録しておくことをお薦めします。 複数のアドレスを使い分けて使用する場合も 辞書登録しておくと便利です。
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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの間違い（2）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 役職の間違い 今週は、ビジネスメールのやり取りで してはならない間違いについて取り上げています。 「相手の名前」に次いで 注意が必要なのが 「相手の役職」です。 役職があるのか、ないのか。 部長なのか、課長なのか、主任なのか。 名刺などで確認ができるのであれば、 最初にコンタクトするメールには 社名、部署名、役職を確認して きちんと書いて送ります。 例えばこんな感じ ------------------------ ○○○株式会社 ○○部 山田太郎課長 ------------------------ または -------------------------- ○○○株式会社 ○○部課長 山田太郎様 -------------------------- 2回目からのやり取りは 山田課長 または 山田様 としてよいでしょう。 役職も 「店長」「リーダー」 「統括マネージャー」など メールの送付先によりいろいろあります。 相手の役職が分からない場合は 役職を付けず 最初は 「社名＋部署名 名前＋様」 として、2回目からは 「名前＋様」 とすれば差し支えありません。 役職を間違えて書いて送るより 分からないのであれば、書かずに送る方が 失礼になりません。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お 知 ら せ ◆─────────────────────────────────◆ まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。 メールで頼み事をするときの言い回しについてです。 ▼「急なお願いごと」をするとき、どんなメール文を書けばいい？
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今週は、メールでしてはならない間違いについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの間違い ＞ ◆─────────────────────────────────◆ 名前の間違い 誰にでも間違いはあります。 でも、ビジネスメールのやり取りで してはならない間違いがあります。 その筆頭に挙げられるのが 「相手の名前」の間違いです。 メールでやり取りする際に 気をつけなければならないのが パソコンの自動変換を鵜呑みにしてしまうケースです。 例えば 「あべ」と入力すると 阿部・安部・阿倍・安倍・安陪 と変換候補が表示されます。 相手の名前はどの漢字なのか 送信前にきちんと確かめましょう。 「こいけ」の表記は 「小池」が一般的ですが 「古池」と書く場合もあります。 よく聞く名前ほど、油断して 表記の違いを意識せず入力し そのまま送信してしまうことがあるので 注意が必要です。 吉本、吉村、吉岡とか 森本、森村、森岡など 「吉」や「森」の後にくる字を間違える といった単純なミスも注意を。 逆に、 難しい表記や珍しい表記の名前は 漢字変換されないことが多いので 打ち間違いを防ぐために辞書登録しておくのも一手です。 どんなんに丁寧な文面でも 名前が違っていれば、相手に良い印象は与えません。 最初にメールをやり取りするときに 名刺と照らし合わせて確認するなど 間違いのないよう気を配りましょう。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 か ら お 願 い ◆─────────────────────────────────◆ 今年もぜひ、 【仕事美人のメール作法】を応援してください！ ★--------------------------------------------------★ 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2016】！ ★--------------------------------------------------★ 早速、投票してくださった皆さん ありがとうございます。 これからのかた、ぜひ、よろしくお願いします。 当メルマガの登録ページにある 【このメルマガをまぐまぐ大賞2016に推薦する】 の赤いボタンをクリックすると メルマガタイトルとマガジンIDが 自動で入力され、簡単に投票できます。 ▼投票はこちらから お一人様、何度でも投票できます♪11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（5）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 携帯・スマホをスッキリ 今週は、無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整え方を紹介してきました。 パソコンで使うメールの大掃除だけでなく 携帯電話やスマートフォンのメールも 新年を迎える前にすっきりさせておきましょう。 まずは、受信メールから。 パソコンメールのときと同様に 「用済みメール」は削除し、 ※参考 送受信メールをスッキリ＜ メールの大掃除（2）＞VOL.2762 https://www.kamigaki.jp/blog/2016/11/29/vol-2762/ 「要保存メール」はフラグを付けて分かりやすくしたり、 パソコンメールに転送したりして、残しておきます。 送信済みメールも 「用済みメール」は削除を。 写真添付で送ったメールなどは、特にその対象となります。 携帯・スマホの電話番号でやりとりできる ショートメールの送受信メールも チェックして、処理を。 意外とたまっています。 撮影した写真データも 整理しておきましょう。 要・不要をチェックした後、 不要な写真は削除し、 必要な写真はクラウドサービスやパソコンの方へ 移して保存しておきます。 ついでに、ホーム画面に保存している アプリも整理しておくとよいでしょう。 インストールしたものの 使用頻度の低いアプリは削除の対象ですね。 わたしはiPhoneにG-mailを同期させているのですが パソコン、携帯・スマホのメールのほかに G-mailやYahoo!メールなど、 利用しているフリーメールサービスのメールも 年内に整理しておくといいですね。 各種メールを整理して スッキリと新年を迎えましょう。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 か ら お 願 い ◆─────────────────────────────────◆ 今年もぜひ、 【仕事美人のメール作法】を応援してください！ ★--------------------------------------------------★ 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2016】！ ★--------------------------------------------------★ 早速、投票してくださった皆さん ありがとうございます。 これからのかた、ぜひ、よろしくお願いします。 当メルマガの登録ページにある 【このメルマガをまぐまぐ大賞2016に推薦する】 の赤いボタンをクリックすると メルマガタイトルとマガジンIDが 自動で入力され、簡単に投票できます。 ▼投票はこちらから お一人様、何度でも投票できます♪11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 不要ファイルをスッキリ 今週は、無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整え方を紹介しています。 不要なメールをスッキリさせたら、 不要なファイルも整理しておきましょう。 パソコンの中にたまった不要なファイルは Windowsであれば「ディスククリーンアップ」機能を使います。 方法は、「ディスククリーンアップ」で検索すれば 各バージョンに合う方法が見つかります。 メールに各種ファイルを添付してやり取りすることも多いと思います。 日頃から、ファイルの整理や管理も 気に留めておきましょう。 例えば、ファイル名。 「写真」とか「プレゼン」といったファイル名では たまったときに区別がつきません。 「日付」「場所」「案件名」「相手先名」など ファイル名を見ただけで何のファイルか判断できるように しておくことがポイントです。 わたしは、ファイル名の最後または前に 「20161201」のように年月日を入れるようにしています。 例）1月号特集記事 20171201 ダウンロードしたファイルも 放置したままにせず、 要・不要をチェックして、 不要なデータは削除していきましょう。 ファイルを削除した後は「ゴミ箱」を 空にしておくこともお忘れなく。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 「楽天kobo」でもお読みいただけます！ 「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら…… ----------------------------------------- ★『メールは1分で返しなさい』楽天kobo版★ ----------------------------------------- 書籍よりお得な1080円！ ぜひ、ご利用ください。11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室