今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除（2）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 送受信メールをスッキリ 今週は、無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整え方を紹介しています。 メールソフトの「受信トレイ」と「送信メール」に 1年の間にたまった不要なメールを一掃しましょう。 たまったメールをチェックし 「用済みメール」か「要保存メール」か仕分けしていきます。 会議や打ち合わせの日程連絡、 セミナーや懇親会の参加・不参加の通知といった すでに処理され、用済みとなったメールは どんどん削除します。 進行中のプロジェクトのプランや予定、 記録として残しておきたい議事録といった 要保存のメールは 案件や客先ごとにフォルダを作り、そこに収めます。 「要保存メール」も プロジェクト終了時や区切りの時期に 「用済みメール」か「要保存メール」か、 仕分けます。 わたしは、年末にチェックした「要保存メール」は 「2016年」のフォルダに一括して放り込んで一時保存しておき 必要に応じて見返し、不要なものは削除していく という方法をとっています。 振り分け設定しているフォルダも年末にチェックし、 終わった案件やプロジェクト用のフォルダも 「2016年」のフォルダに入れてしまいます。 ネット通販で買い物をしてから送られてくる お知らせメールや案内メールも 不要なものは登録解除の手続きを。 「受信トレイ」に 必要なメールが不要なメールに埋もれてしまわないよう 適宜、振り分け設定し、定期的に要・不要をチェックして、 常に分かりやすくしておくことがポイントです。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お 知 ら せ ◆─────────────────────────────────◆ まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。 メールで頼み事をするときの言い回しについてです。 ▼「急なお願いごと」をするとき、どんなメール文を書けばいい？
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今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの大掃除 ＞ ◆─────────────────────────────────◆ アドレス帳をスッキリ もうすぐ師走。 年末に向けて一段と忙しくなる時期ですが そろそろメール周辺の環境を整理し、スッキリさせておきましょう。 まずは、アドレス帳の整理から。 メールソフトのアドレス帳には 新規に登録した人、以前から登録している人など 複数のメールアドレスが収められています。 アドレス帳整理のポイントは 「名前」「社名」「メールアドレス」が判別できるように 登録されているか、です。 チェック項目としては 1）ローマ字の名前を日本語に書き換えておく ひと目で誰のメールアドレスか判別できるので、送信ミス防止になる。 2）重複したアドレスの整理 同じメールアドレスを名前違いで重複して登録していたり、 同じドメイン名の別アドレス（＠より前が異なる）を 同じ社名や人名で登録していたりすることがあるので、確認して整理を。 3）不要なメールアドレスの削除 心当たりのないメールアドレスや明らかに迷惑メールと分かるアドレスは 削除。 2）を例を挙げて説明すると…… info@abc***.co.jp yamada@abc***.co.jp のようにドメイン名（＝@abc***.co.jp）は同じでも ＠より前が異なっていることがあります。 異なるメールアドレスなのに、同じ社名や担当者名で アドレス帳に登録していることがあるので、確認してみましょう。 アドレス帳をきちんと整理し、正しく登録しておけば、 送信したい相手に確実にメールを送信できます。 ロスやミスを防ぐためにも、年に一度は見直しておきましょう。 今週はこのように、 無駄なく効率よく送受信するための メール環境の整理整頓のヒントを紹介していきます。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 か ら お 願 い ◆─────────────────────────────────◆ 今年もぜひ、 【仕事美人のメール作法】を応援してください！ ★--------------------------------------------------★ 日本一のメルマガを決める【まぐまぐ大賞2016】！ ★--------------------------------------------------★ 早速、投票してくださった皆さん ありがとうございます。 これからのかた、ぜひ、よろしくお願いします。 当メルマガの登録ページにある 【このメルマガをまぐまぐ大賞2016に推薦する】 の赤いボタンをクリックすると メルマガタイトルとマガジンIDが 自動で入力され、簡単に投票できます。 ▼投票はこちらから お一人様、何度でも投票できます♪11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、読者の方からの質問にお答えします。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 「申し訳」か、「申し分け」か 過去の読者からの質問を再度掲載します。 ＜読者からの質問＞------------------------------------------------ 「申し分けありません」と使う人もいますが、 「訳」が正しいですよね。 （読者 T.Aさん） ＜ 読者からのおたより ＞ 仁義なき気になる言葉 VOL.92 より ------------------------------------------------------------------- 「申し訳ない」の「訳」は理由を意味し、 「言い訳のしようがない」と詫びる気持ちを表す言葉です。 「訳」と「分け」は、同じ語源ということから 「申し分け」も間違いではないという指摘もあるのですが、 不満に思うことや欠点がないことを意味する 「申し分（ぶん）ない」 との混同を避けるためにも 当メールマガジンでは 新聞の統一表記に習い 「申し訳ない」 を表記の基準としています。 ※参照「記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ このメールマガジンの内容を反映した 1冊目の著書です。 ------------------------------------- ★『仕事で差がつく できるメール術』★ ------------------------------------- わたし自身も一番好きな本です。 ぜひ、お求めください！11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 「まぐまぐ大賞 2016」に【 仕事美人のメール作法 】の推薦をお願いいたします！ オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（2）＞
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「急にご無理を申しますが」
＜読者からの質問＞————————————————
一つ確認させていただきたく、メールいたしました。
「急にご無理を申しますが、
ご対応いただきますようお願い申しあげます。」
この際に、「ご無理」の「ご」は必要ですか？
（読者 N.Cさん）
——————————————————————-
「急に無理を申しますが」でも
文意は通じますが
この場合、相手に無理を強いるので、
「無理」にも「ご」を付ける方が丁寧ではないでしょうか。
むしろ、文後半の
「ご対応いただきますようお願い申しあげます」を
「ご対応をお願いいたします」
と整理すると、文全体がすっきりします。
・急にご無理を申しますが、
ご対応いただきますようお願い申しあげます。
↓
・急にご無理を申しあげますが、ご対応をお願いたします。
「ご対応をお願いたします」の前に「何とぞ」を添えてもよいでしょう。
「無理」に「ご」を付けない一文も考えてみました。
「急に無理なお願いを申しあげますが、
ご対応いただければありがたいです」
「お願い」が続かないように文末を「ありがたいです」にしています。
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【しごび】 の お 知 ら せ
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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「背をそむける」
VOL.2732 末文＜ 手紙とメールの違い（4）＞
のメルマガのあとがきへの質問です。
＜読者からの質問＞————————————————
本日のメルマガのあとがきに、気になる表現がありました。
＞息子は、そんな父親に
すっかり背をそむけてしまい
背をそむける → 背を背ける
これは重ね言葉ではないのでしょうか？
「背をむける」あるいは「そむける」が適切と考えますが、
神垣さんの見解をお聞かせいただければ幸いです。
（読者 K.Kさん）
——————————————————————-
「そむける」は
視線や顔をそらす、後ろやわきの方へ向かせる、という動作のほかに、
心を離す、という意味で使います。
上記の文では、息子が父親から心を離す例えとして
「背をそむけてしまい」という表現にしました。
新聞表記では「背ける」と書き、
「背中」の「背」の字を用いるため、
「背を背ける」と書くと「背」の字が続き
重ね言葉のように見えます。
そのため、敢えて「そむける」をひらがな表記にしました。
「背をそむける」という言葉自体は重言ではないと考えますが、
K.Kさんのご指摘のように「背を向ける」
とすれば、紛らわしくないですね。
そのほかの重ね言葉については、
下記のバックナンバーで取り上げています。
▼「まず報告することが先決」＜ 重ね言葉の言い換え ＞VOL.2609
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今週は、敬語のうっかりミスについて取りあげます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 敬語の勘違い（4）＞
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「時間のほう」
------------------------------------
時間のほうはいかがいたしましょうか。
------------------------------------このように使われることの多い「～のほう」。
本来は、2つ以上の選択肢がある中で、
どれかを選ぶときに用いる言葉です。例）午前と午後なら、午後のほうが都合がよい。
このように区別をするためではなく、
断定を避け、曖昧にぼやかすために用いられていることがあります。しかし、下記の文のように
「～のほう」がなくても文意は通じます。------------------------------------
時間はいかがいたしましょうか。
------------------------------------「～のほう」を付けると丁寧な言い回しになるわけではなく、
むしろ、まわりくどい印象を与えることにもなります× 私のほうから説明させていただきます。
↓
○ 私が説明させていただきます。「電車とかでもよいと思います」の「とか」、
「そのあたりはいかがですか」の「あたり」も同様で表現をぼやかしてしまうと
真剣さや真意が伝わらず
あいまいな文章になりがちです。きちんと意向を伝えるためにも
余計な言葉を省いて「電車がよいと思います」、
「○○についてはいかがですか」とすることをお薦めします。
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【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が
紹介されています。頼み事やお願いをするときに
用いるとよい言い回しについてとりあげています。▼「急なお願いごと」をするとき、どんなメール文を書けばいい？
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