今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < うっかり敬語(3)
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                         「拝見させていただき」

———————————————————
インターネットで貴社のホームページを拝見させていただき
メールさせていただきました
———————————————————

上記は、ある営業メールの一文です。

2行にわたり「~させていただき」が
使われています。

1行目の「拝見させていただき」で伝えたいのは
あなたの会社のホームページを見ました
ということ。

「見る」の謙譲語は「拝見する」なので、
1行目は「ホームページを拝見し」
とすればよいのですが、

「拝見する」に、謙譲語「~させていただく」が
付け加えられています。

さらに2行目の文にも
謙譲の「~させていただく」が続いているので、
うっとおしい敬語の一文になっています。

無駄な敬語を整理し、書き直してみましょう。

———————————————
インターネットで貴社のホームページを拝見し
 ご連絡いたしました
———————————————

2行目の「メールさせていただきました」から
敬語をはずすと「メールした」となるので

言い回し自体を「連絡した」に書き換え、
その謙譲語「ご連絡いたしました」
としました。

「~させていただく」を使っておけば
敬語らしくなるから、と多用しがちですが
読み返し、整理して
効果的に敬語を使いたいですね。

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今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < うっかり敬語(2)
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                        「ご覧になられたい方」

——————————————
本書のパンフレットをご覧になられたい方は、
こちらからダウンロードの上、ご覧ください。
——————————————

上記の一文は、ある書籍のパンフレットの入手方法
についての一文です。

最初の1行にある
「ご覧になられたい方」
に注目してみましょう。

「パンフレットを見る」の「見る」の尊敬語は
「ご覧になる」。

「見たい方」を尊敬語に変換する場合
「ご覧になりたい方」
とするのが適切です。

しかし、上記の文例は
「ご覧になられたい方」と、
尊敬語の「ご覧になる」にさらに
尊敬の「~られる」が付け加えられています。

このように尊敬語に尊敬語を余計にくっつけた
うっかりミスもよく見かけます。

上記の文例は、次のように書き換えました。

——————————————
本書のパンフレットをご覧になりたい方は、
こちらからダウンロードをお願いします。
——————————————

2行目の「ご覧ください」は、
前の文の「ご覧になる」と重なるので
「お願いします」に書き換えました。

または
——————————————
本書のパンフレットをご覧になりたい場合は、
こちらからダウンロードをしてください。
——————————————

このように、
1行目を「方」から「場合」に変えてもよいでしょう。

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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)
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                         「氏」か「さん」か

<読者からの質問>————————————————

いつも同僚・上司・部下、部内部外含め、
社内メールや議事録等で「○○氏」と記載する際に、
「氏」をどこまでの人に使用していいものか、
使用して失礼に当たらないか、悩んでいます。

社外宛の場合は、敬意の方向が明確なのですが、
社内文書の場合、役職があれば役職を付ければ間違いないのに対し、
明確な役職がない方で部内(同僚、職位が上位または下位)や
部外(同僚、自分より上位または下位)を含め、
「様」はおかしいし、「さん」は砕けた印象であるし、

特に議事録等、記録文書では無難に「氏」を使用しています
(メールでは逆に「さん」で済ませていますが)。

しかし、どこか不安も持っています。
(読者 T.Mさん)
——————————————————————

「氏」は、敬意を表す接尾語なので
議事録などの記録文書では「氏」を使用して
差し支えないと思います。

社内メールで
社内の役職は特にないけれど、目上の相手のことを書く場合は
「さん」で差し支えありません。

メールも記録を目的とするものではありますが
議事録ほど改まったものではなく、
伝達が主目的なので

社内メールでは「さん」に統一すれば
問題はないと考えます。

注意するとしたら、
一つの文書やメール内で
「氏」「さん」を混在させないこと。

「氏」なら「氏」
「さん」なら「さん」に統一して用いることが
ポイントです。

 
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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法               < 読者からの質問
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                         「お世話様でした」

<読者からの質問>————————————————

一つ質問があります。
私はよく「お世話様でした」と言うのですが、正しい日本語でしょうか。
「お世話になりました」が正しいのでしょうか。
機会があったら教えてください。


(読者 S.Sさん)
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「お世話様」は、「お疲れ様」と同じ意味合いで使われるフレーズなので、
会社に出入りしている宅配業者などに対し
「いつもお世話様です」
「お世話様です」
といった使い方をします。

一方、客先へのメールには
「お世話になります」や「お世話になっております」
を使います。

文字通り、
「仕事でお世話になっている」ことへの感謝の意を込めた言い回し
だからです。

「いつもご愛顧いただき」「お引き立ていただき」
というフレーズもありますが
メール冒頭のあいさつとして、広く使われています。

「お世話様でした」も
客先などへは「お世話になりました」として
使い分けるとよいのではないでしょうか

バックナンバーにも関連した記事があるので
参考にしてください。

 
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今週は、 間違いやすいメールの敬語についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                                      < 敬語レッスン(3)
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「ご持参ください」

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当日は筆記具をご持参ください
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「筆記具を持ってきてください」という意味で使う
「ご持参ください」。

「持参」という字からも分かるように
もともとは「持って参る」という謙譲語で
自分をへりくだっていうときに使う言葉でした。

謙譲語の主語は自分。
自分が「持って行く」ときに

「見本を持参しました」とか
「昨日仕上げた書類を持参します」

のように使いますが

相手に持ってくるように頼むときは
「お持ちください」「お持ちいただけますか」
とする方が適切です。

————————————
当日は筆記具をお持ちください
————————————

似たような使い方をする言葉に
「申し出る」
があります。

自分から言う、という意味の謙譲語なので、
「辞任を申し出ました」
のように自分の行為に対して使います。

相手の行為に使う場合は
「参加の可否をお申し出ください」
より
「参加の可否をお知らせください」
とする方が適切です。

相手の行為に
「ご持参ください」「お申し出ください」
を使うことは誤用ではありませんが
本来の意味は知っておいてよいと思います。

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今週は、 メールの件名についての諸注意です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 件名の工夫(5)
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標的型攻撃メールとの区別

今朝は、メールボックスに
「同窓会の出欠確認」
「領収書」
「通知」
という件名のメールが届いていました。

中学の同窓会の幹事をしているので
「同窓会の出欠確認」という件名には
どきりとしました。

「領収書」とか「通知」という件名も
読む側の思い当たる節をねらって
どうにでもとれる単純な言葉の件名をわざと送ってきます。

こうした標的型攻撃メールや迷惑メールには
ほとんどの場合、添付ファイルと一緒になっているので
絶対に開かないでください。

差出人名やメールの文面も
それらしく作りこまれていますが
不自然な点も多いので、
怪しいと感じた時点で、即消去を。

本物かどうか見分けがつかないという場合は
そのメールにそのまま返信するのではなく
想定される相手に新規にメールを送って
何月何日に、こういう件名のメールを送信したかを
確認してみましょう。
こうしたトラブルを避けるためにも
自分が送信するメールは

・件名に案件や日時、自社名や自分の名前といった具体的な要素を入れる

・「何について」の「どうしたい」メールなのかが分かる件名に

・差出人名をフルネームや社名を入れるなどして、
ひと目で素性が分かるように設定する

といったポイントを押さえて送信するようにしましょう。

独立行政法人情報処理推進機構による
注意事項 を参考資料としてご紹介しておきます。

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