今週は、気になる敬語表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                < 変な敬語(2)
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                    「お持ちしなくてもいいです」

今週は、気になる敬語の使い方をとりあげています。

「資料をお持ちしましょうか?」という問いかけに対して
次の返答がありました。

「こちらで用意できるので、
 お持ちしなくてもいいです」

上記は
「お持ちしましょうか」にひきずられて
「お持ちしなくても…」と返答してしまった例です。

「お持ちする」の「お~する」は
昨日紹介した「ご~する」と同じ謙譲語です。

自分の動作をへりくだることによって、相手に敬意を示します。

相手に対しては
「資料をお持ちしましょうか?」
と謙譲語を使いますが

それに対して「持ってこなくてもいいですよ」と伝える場合は
相手の動作に対して尊敬語の「お~いただく」を使います。

この場合
「こちらで用意できますので、
 お持ちいただかなくて構いません

あるいは
こちらで用意できますので、
 お持ちいただく必要はありません
という表現が適切。

もっとシンプルに
「こちらで用意できますので
 お気づかいなく

という返答の仕方もあります。
<追記>
上記以外の書き換え例としては

「こちらで用意できますので、お持ちいただかなくて結構です」

「こちらで用意できますので、お持ちいただくには及びません」

という書き方もあります。

 
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今週は、気になる敬語表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                  < 変な敬語
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                           「ご来場して」

相手に失礼がないよう、丁寧な表現を意識するほど
結果的に過剰になっていたり、使い方を間違えてしまっていたり
しがちなのが敬語です。

今週は、そんな「?」な敬語の使い方をとりあげていきたいと思います。

ご来場していただいた皆様、誠にありがとうございました」

一見、問題なく見える一文ですが、実はよくある敬語の間違い。
謙譲語の「ご~する」と尊敬語の「ご~いただく」が混在している例です。

「ご~する」は謙譲語なので、
本来、自分がへりくだることで相手を高める敬語表現。

上記のように「ご来場して…」と
相手の動作に使ってしまうと、相手を低めることになります。
この場合は「ご来場」の後にくる「して」は不要。

尊敬語「ご~いただく」のみを使えばよく
「ご来場いただいた」とするのが適切です。従って

ご来場いただいた皆様、誠にありがとうございました」

と表記するのが敬語の正しい使い方です。

同様の例として
「ご確認していただけますか」

ご確認いただけますか

「お待ちしていただけますか」

お待ちいただけますか

いずれも「して」は不要です。

 
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今週は返信の際の留意点についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 返信するときの注意(3)
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                            返信の終了

 メールを返す基準として
 自分から出したメールは「一往復半」で終わらせる、と
 当メールマガジンでは述べてきました。

 つまり
 1)自分→相手 …自分から送信
 2)相手→自分 …相手からの返信
 3)自分→相手 …自分から再度送信

 これは、私がフリーランスで仕事をしていることにも関係するのですが
 自分=受注者、相手=発注者
 という立場でのやり取りです。

 もし、上記の「自分」が「発注者」である場合は
 3)の再返信までは必要なく、
 2)の相手からの返信で終わりとして十分ではないか
 と考えています。

 ▼ 相手の年齢より立場の違いを考えて対応
  ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
 というのが、最近、次のようなケースが増えてきて気になっているからです。
 客先の担当者(=発注者)の方が私(=受注者)より若い場合に
 よくあるのが

 1)発注者→受注者
 2)受注者→発注者
 のやりとりで終わらず
 3)発注者→受注者
 の再返信で終わること。

 発注者である客先の担当者が新人さんの場合
 年齢が上の私に気を遣って丁寧に対応してくれているのだと思うのですが
 「立場」を考えると、発注者から受注者への連絡は
 2)までのやりとりで終わりとしてよいと思うのです。

 客先から自分に依頼があれば、「承知しました」と返信して終わり。
 客先から自分に資料の送付があれば、「受領しました」と返して終わり。
 自分からの返信の後、さらに客先から「よろしくお願いたします」のよう
 な再返信があると恐縮しますよね。

 自分と相手の立場の違いは、仕事やお金の流れを考えれば分かるはず。
 発注側だから偉そうにする、ということではなく、
 延々と返信合戦が続かないようにするための
 “やりとりの効率化”対策として、気に留めてみてください。

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今週は、知っておくと便利な言葉の使い方を紹介します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 便利な言い回し(4)>
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                                                                                「めっそうもない」

「めっそうもない」

「まったくそうではありません」と、相手の言葉を強く否定するときに使
う言い回しです。

否定すると言っても、相手を非難するのではなく、思いもよらず褒められ
たり、評価されたりしたときに「そんなことはありません」と謙遜する、
あるいは、あってはならないことを打ち消す場合に使います。

「私が代表になるなど、めっそうもないことです」
「プロジェクトが中止になるなんて、めっそうもない話です」

「めっそうもない」の「ない」は否定の語ではなく、「とんでもない」と
同様、「ない」を含めて一つの形容詞になります。

ですから、「めっそうもありません」と「ない」を「ありません」に変化
させて使うのではなく、「めっそうもないことです」とするのが適切。

ただ、「とんでもない」が「とんでもありません」として普及しいるよう
に、「めっそうもありません」も同じ傾向にあるようです。

いずれにせよ、「めっそうもない」も「とんでもない」も、はなはだしい
状態を指すときに使う表現です。

 
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【しごび】の お 知 ら せ
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広島の経済誌「経済レポート」23年1月25日号
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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 読者からの質問
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                         質問の回答の結び

<読者からの質問>————————————————

私はメールオペレータをしております。

メールを作成する時に、いつも悩むのですが
専門的な問い合わせに対して、案内した後の
締めの言葉をどのよう書くか、悩みます。

お客さまに少しでも寄り添った内容のメールにしたいのですが
時候の挨拶以外に何か良い、フレーズはありませんか?

(読者 【しごび】ファン様)
——————————————————————

質問に対する回答を述べたときの結びの言葉として
私がよく使うのは

「以上です。ご参考まで」

です。これでは少々、素っ気ないと思う場合は「以上です」の後に

「ご参考になさってください」
「問題解決のお役に立てば幸いです」

という一文を添えています。

「お役に立てば幸いです」の応用表現としては

「~いただけると、うれしく思います」

懇意な相手には、よりカジュアルな表現として
下記のように書くこともあります。

「~いただけると、うれしいです」

相手に寄り添う一文としては、少し長くなりますが

~に対するご質問への回答は以上です。
 もし、不明な点がございましたら
 お気軽にお問い合わせください

という結びはいかがでしょうか?

「不明な点」は「分かりづらい点」
「お問い合わせください」は「お尋ねください」
と書き換えることもできます。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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 仕 事 ‎の メ ー ル 作 法              < 読者からの質問
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                       「返信不要」の言い換え

<読者からの質問>————————————————

返信不要をやわらかく言い換える言葉を探してるのですが
なかなか見つかりません。
上から目線でなく、目上の方にも使えそうな言葉が見つかりましたら、
【しごび】で特集宜しくお願いいたします。
読者 ○ささん
——————————————————————

通常、私も「返信不要です」というフレーズをよく使いますが
相手が目上の人の場合は、もっとほかに良い表現はないものか、
と思うことがあります。

ちょっとしたことですが
「返信不要」の間に「は」のひと文字を入れ
「返信は不要です」とするだけでも多少、印象が和らぎます。

さらに
「(上記で・特に)問題がなければ、返信は不要です」
「返信は不要です。お気遣いなく」
と「返信は不要です」の前後に一文を添えてもよいでしょう。

「返信不要」に代わるほかの表現として、私がよく使うのは
「ご報告まで」「お知らせまで」「ご連絡まで」
というフレーズです。

文末に書き添えると「このメールには特に返信する必要はありませんよ」
という気持ちを伝える役目をしてくれます。

「何かありましたら、ご連絡ください」
「またお目にかかれることを楽しみにしています」
「それでは失礼いたします」
のようにやりとりの“結び”を伝えるフレーズを使うのも
一つの方法ではないでしょうか。

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