今週は、手紙とメールの様式の違いについてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 手紙とメールの違い（2）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 時候の挨拶 今週は、改めて 手紙とメールの様式の違いを 取り上げています。 手紙にあって、メールにないものとして 「時候の挨拶」 が挙げられます。 頭語の後に、 その時々の季節に触れるひと言を添えますが ビジネス文書では 「～の侯」という定型句を用いることが多いです。 10月中旬の今の季節なら 「秋冷の候」 10月初旬であれば 「初秋の候」 10月全般に用いられるのが 「紅葉の侯」 です。 ビジネス文書では、これらの時候の挨拶を添えて 「秋冷の候 貴社におかれましてはますますご清栄のことと 喜び申しあげます」 といった一文で始めるのが一般的です。 しかし、こうした 時候の挨拶を使わない場合もあります。 お詫びやお見舞いの気持ちを伝える 手紙やはがき、ビジネス文書では 時候の挨拶は省き、本題から入ります。 ビジネスメールでも 基本的に時候の挨拶は書かずに 用件を伝えます。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 「楽天kobo」でもお読みいただけます！ 「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら…… ----------------------------------------- ★『メールは1分で返しなさい』楽天kobo版★ ----------------------------------------- 書籍よりお得な1080円！ ぜひ、ご利用ください。11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 楽天kobo版の電子書籍が出ました！ メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 カミガキのフェイスブック カミガキのツイッター 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、手紙とメールの様式の違いについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 手紙とメールの違い ＞
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頭語と結語
用件の伝達にはメールやメッセンジャーを使うことが多く、
公私にわたり、手紙を書く機会がめっきり減りました。
このメールマガジンを創刊した11年前は、
読者からの質問に
「メールの書き出しに時候の挨拶は必要ですか？」
といった質問があったものですが、
メールが一般的になり、
手紙を書くことが激減した今、
逆に、手紙の書き方や決まりごとが分からない
という人も増えてきているのではないでしょうか。
今週は、改めて
手紙とメールの様式の違いを
取り上げてみたいと思います。
手紙にあって、メールにないものに
「頭語」と「結語」
があります。
「頭語」は、手紙の最初に書く挨拶の一文、
「結語」は、手紙の最後を締めくくるひと言
を指します。
手紙は、「頭語」で始まり、「結語」で終わり、
その組み合わせも決まっています。
もっとも一般的なのが
頭語：拝啓 に対して
結語：敬具
前文を省略するときは
頭語：前略
結語：草々
返信の手紙の場合は
頭語：拝復
結語：敬具
などが挙げられます。
主に女性が使う頭語として
「一筆申しあげます」
「謹んで申しあげます」
などがあり、
その結語として
「かしこ」
を用いることもあります。
こうした「頭語」と「結語」は
手紙には必要とされる様式ですが、
メールに関しては
用件の伝達が第一の目的でもあり
「頭語」と「結語」は不要です。
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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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「お世話様でした」
＜読者からの質問＞————————————————
一つ質問があります。
私はよく「お世話様でした」と言うのですが、正しい日本語でしょうか。
「お世話になりました」が正しいのでしょうか。
機会があったら教えてください。
（読者 S.Sさん）
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「お世話様」は、「お疲れ様」と同じ意味合いで使われるフレーズなので、
会社に出入りしている宅配業者などに対し
「いつもお世話様です」
「お世話様です」
といった使い方をします。
一方、客先へのメールには
「お世話になります」や「お世話になっております」
を使います。
文字通り、
「仕事でお世話になっている」ことへの感謝の意を込めた言い回し
だからです。
「いつもご愛顧いただき」「お引き立ていただき」
というフレーズもありますが
メール冒頭のあいさつとして、広く使われています。
「お世話様でした」も
客先などへは「お世話になりました」として
使い分けるとよいのではないでしょうか
バックナンバーにも関連した記事があるので
参考にしてください。
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今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 余計なひと言（3）＞
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日時の変更
既に決まっている日程や時間の変更を
相手に伝えるときに
気をつけなくてはならない、ひと言があります。
「重要な○○があるので、日程（時間）の変更をお願いします」
○○には、「会議」「打ち合わせ」「用件」などの
言葉が入ると思いますが、
問題はその前の「重要な」です。
当人にとって重要であっても
相手にとっては関係ないこと。
むしろ、「重要な○○があり」と
当初の予定の変更を申し出るのは、
暗に
「あなたとの会議（打ち合わせ・用件）は、
それほど重要ではないので、
別件の方を優先させてください」
と伝えているのと同じです。
日時の変更を依頼する際、
変更の理由として、うっかり
「重要な○○があるので」
と書いてしまわないよう、気をつけましょう。
「重要な」以外にも
「大切な客先との」「お得意様との」
などの言い回しも、相手をないがしろにしている
印象を与えます。
このような場合は
「よんどころない事情があり、
日程（時間）の変更をお願いしたいのですが」
として、先方の都合を聞いてから再調整するか
「社内でトラブルが発生し、
やむを得ず日程（時間）の変更をお願いしたいのですが」
のように緊急事態など、いたしかたない理由で
日時の変更を余儀なくされていると伝える方がよいでしょう。
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【神垣あゆみ企画室】
今週は、入力するとき間違いやすい同音異義語についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 言葉の使い分け ＞
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「過小」と「過少」
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 言葉の使い分け ＞
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「過小」と「過少」
読みは同じでも、意味が異なる言葉があります（同音異義語）。
文字を入力するとき、
迷ったり間違って使ったりすることを避けるためにも
言葉の意味の違いを知っておきましょう。
「過小」と「過少」
この2つの言葉の違いは、文字通り
「過小」は、小さすぎること、
「過少」は、少なすぎることです。
過小 … 過小評価、過小な予算
過少 … 過少申告、過少な賃金
それぞれの対義語は
「過小」に対して「過大」
「過少」に対して「過多」「過剰」
です。
過大 … 過大広告、過大な要求
過多 … 胃酸過多、過多な情報
過剰 … 自信過剰、過剰な反応
このように対になる言葉もセットで
覚えておくとよいでしょう。
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【しごび】 ア ン ケ ー ト
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入社した当初、意味が分からなかったとか
使い慣れた言葉だけど、辞書にはない
そんな職場や業界特有の用語を教えてください！
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今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ こんなとき、どうする？ ＞
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相手の名前を間違えていた場合
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ こんなとき、どうする？ ＞
◆─────────────────────────────────◆
相手の名前を間違えていた場合
ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった！」
という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。
▼ケース1：相手の名前を間違えていた。
タイプミスや思い違いで
相手の名前を間違えたまま
メールを送信してしまった……
あってはならない初歩的なミスですが
間違いに気づいた時点で
すぐに名前の表記を正し、お詫びのメールを送ります。
「お名前を書き誤り、申し訳ございません。
大変失礼いたしました」
このとき、メールの内容は
名前を間違えたことのお詫びに徹します。
他の用件を盛り込むと、
「お詫びのついでに」「ついでのお詫び」という
印象を相手に与えてしまい、結果的にお詫びの気持ちが伝わりません。
逆に、相手に自分の名前を間違えられてしまった場合。
相手が間違いに気づいてないと分かった時点で
「私の名前は○○と申します」
と早い段階で伝えておく方がよいでしょう。
訂正の切り出し方は、相手との関係性により変わります。
相手が故意でなく、うっかり間違えたのだと分かれば
用件の後に「ちなみに、私の名前は……」
と付け足す程度でよいでしょうし
見知らぬ相手からの売り込みメールや不愉快な内容のメールには
名前を間違えていることを理由に
きっぱり断ったり、拒否したりすることもできます。
いずれにせよ、名前の間違いは
間違えた方も、間違えられた方も
きまりが悪いものなので
送信前によく確認することが大切です。
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