今週は、読者の方からの質問に答えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                                       < 読者からの質問(4)
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「お世話さまになっております」

<読者からの質問>—————————————————-

日頃気になっている同僚の言葉遣いについて質問させてください。

その同僚は、電話での応対時にきまって
「いつもお世話さまになっております」と挨拶をします。

私は「さま」が不要だと思うのですが
最近、企業への電話でもそのような挨拶を返されました。

神垣様はどのように思われますか? ご教示いただけますと幸いです。

(読者 Y.Kさん)
———————————————————————-

「お世話さまは、相手に何かをしてもらったときに使う言葉ですが、客先に対
しては「さま」を付けず、「いつもお世話になっております」とするのが好ま
しいです。

これは電話対応に限らず、対面や書き言葉でも同様です。

バックナンバーでも取り上げているので、参考にしてください。


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は じ め に
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おはようございます。自称「感謝しかない女」神垣です。

【しごび】

おかげさまで本日

3000号を迎えました。

今週は、読者の方からの質問に回答します。

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仕 事 の メ ー ル 作 法                                                      < 読者からの質問 >
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                                                                            「準じる」と「準ずる」

<読者からの質問>————————————————

社内用の文書を手直し中に、
「当社就業規則に準じるものとする」という文言があり、
「準じる」と「準ずる」どちらが適切なのかな、と
疑問に感じました。

「準ずるはただの言い間違い」とする意見もあれば、
「本来は準ずるだったのが、準じるに移行してきている」
という意見もあり、結局のところよくわかりません。

辞書によっては、「準ずる」のほうに意味が記載してあり、
「準じる」には「準ずるに同じ」と記載されていたります。
ということは、準ずるのほうが正しいのか…? と思ったり。

神垣さんの見解を教えていただければ幸いです。
(読者 A.Aさん)
——————————————————————

辞書によって
「準じる」と同じ意が「準ずる」とするものと
「準ずる」と同じ意が「準じる」とするものが
あるようです。

「準じる」は自動詞の上一段活用で
「準ずる」は自動詞のサ行変格活用という
活用の違いだけで、

意味は同じ、あるものを基準にしてそれに倣うこと
を指します。

どちらを使っても間違いではなさそうです。

共同通信社「記者ハンドブック」では
「準じる」で統一されています。
新聞表記に従えば「準じる」とするのが適切ですが、

社内で使う場合、
「準じる」でも、「準じる」でも
どちらかに表記を統一していれば
どちらでも差し支えないと考えます。

<追記>
広辞苑には、文法的に「準ず」のサ行変格活用として
「準ずる」を挙げて意味が記され、「準じる」は「準ずる」に同じ
とあります。

どちらも意味としては同じで活用の違いということなので
どちらが正しいというよりも
メールや文書中で使用するときにどちらかに統一ができていれば
問題ありません。

 
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あ と が き
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【しごび】
2005年1月10日に創刊し、
本日、3000号を迎えました。

振り返ってみますと
2000号目の配信が
2013年7月29日。

今から4年前です。

1000号目の配信は
2009年2月26日。

創刊から4年、
今から8年前です。

こうしてみると
創刊から4年周期で
1000号、2000号、3000号の節目を
迎えてきたことになります。

自分でも、よく書いてきたなぁ
と思います

毎朝、8時に書き始め、
1時間半で書き上げることを目標にしていますが
本文を書くときは、悩むことも多く
2時間を越えることも少なくありません。

基本的にその日の朝、書いているので
あとがきにはその時々に
感じたこと、考えたことが
反映されることが多くあります。

嫌なこと、悲しいこと、落ち込むことがあっても
不思議なもので、このメルマガを書きあげる頃には
気持ちが落ち着き、スッキリしています。

そうしてみると
わたし自身がこのメルマガを書くことで
随分と救われてきたと思いますし、
「書く」ことのセラピー効果を実感します。

でも、それは
「読者」という存在がなければ
できないことでもあります。

読んでほしいと思う人たちに向けて
書くから、ここまで続けることができたのだ
と思います。

改めて、読者の方々のおかげと感謝しています。
ありがとうございます。

記事全文を読む
今週は、読者の方からの質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(5)
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                       「下記」か「以下」か?

<読者からの質問>————————————————

以前からお尋ねしようと思っていましたが、
会社での書類の記載について伺います。

会社では色々な稟議や、許可申請が上がってきますが、
申請者の記載方法に下記2種類があります。

1) 下記申請(を)ご許可下さい。

2) 以下の申請、ご(を)ご許可下さい。

要するに「下記」か、「以下」のどちらかという問題ですが、
理由は特にないものの、私は「下記」の方がしっくりくると思います。
ご教示頂ければ幸甚です。
(読者 Tさん)
——————————————————————

「下記」も「以下」も
会社関係の書類やメールでよく使われている言葉です。

意味を調べてみると
「下記」は、ある文章のあとに書き記すことや、その文章を指します。

対して、「以下」は、
これから後に述べることを指す以外に、

・数量・程度がある基準を含み、それよりも下であること
例)100円以下は切り捨て
・代表として挙げる語をはじめとして、それに類するもの全部
例)社長以下の役員全員
といった意味もあります。

「記」で始まり、「以上」で終わる「記書き」が
ビジネス文書ではよく使われます。

※参考
「記書き」に注目< メール仕様に書きかえる(3)>VOL.1535

「記書き」の上にくる文では、
「下記の通り」と「記書き」を指す一文を入れます。

辞書には、「以下」とは「下記」のこととしているものもあり、
下にくる文章を指す場合には「下記」を使うのが適切と考えます。

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受講料 3500円 (税込)

定 員 20名 (最少催行人数10名)

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今週は、読者の方からの質問に回答します
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(3)
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2人の担当者の宛名に「各位」?

<読者からの質問>————————————————

私は、若い社員の教育に携わって長いのですが、
論文の査読をしておりまして
若い社員から私ともう一人あてに論文が来て、
それを査読して、赤字で追加修正し、
論文の書き方を指導しています。

このメールでの論文提出時に我々に対し、
「○○様、○○様」と宛名を書いて出すのが普通(常識)
だと思うのですが、
中には、「各位」と書いてくる人間がいます。

これは多少不愉快になるのですが、
私の方がおかしいのか、世間の常識をご教授いただきたく
メールを差し上げました。

人数により、「各位」の表現をしてもいいのか?

ご面倒をお掛けします。
よろしくお願いいたします。
(読者 Sさん)
——————————————————————

「各位」は、多くの人を対象にして、
その一人ひとりに敬意を表すために使う言葉(敬称)で、
「各位」という語そのものに「皆様」「皆様方」という意味があります。

質問のケースでは
指導する担当者は2人です。

「ご担当者各位」という書き方はできますが
社内のやり取りで、明らかに担当者名が分かっているのですから、
宛名は「○○様 △△様」と2人の個人名を明記するのが
適切と考えます。

担当者が複数だからといって
個人名が分かっている状況で
宛名を「各位」でひとくくりにするのは

個人名を書くのが面倒だから
と思われても仕方ないでしょう。

指導を受ける側が指導者に対して送るメールの宛名として
敬意が足りないと思います。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(3)
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                    年賀状の返礼メールへの返答

 <読者からの質問> ———————————————-

  仕事でお世話になっているお客様へ年賀状を送ったら、
  メールで
  「明けましておめでとうございます。
   年賀状をお送りいただき、誠にありがとうございました。
   本年もよろしくお願いいたします」
  とメールが来ました。

  こういう場合、やはり
  こちらからも新年の挨拶をメールで返した方がいいのでしょうか。
                           (読者 I.Hさん)
 ——————————————————————-

 「年始のあいさつ」として
 I.Hさんから客先へ年賀状を送り、
 それに対する返礼がメールできたという流れなので
 再度メールであいさつを返さなくても差し支えありません。

 年賀状とメールという手段が異なるだけで
 「年始のあいさつ」が目的のやりとりは
 完了したことになります。

 その後、客先と仕事の用件でメールをやりとりをする場合は
 年賀状の返礼メールにそのまま返信するのではなく

 新規のメールで件名も改めたうえで
 書き出しを
 「お世話になっております。
  本年もどうぞよろしくお願いいたします」
 とひと言添えるとよいでしょう。

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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)>
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                    年始のファーストコンタクト

 <読者からの質問> ----------------------------------------------

  年明け早々に初めてメールを送る相手に対しては
  書き出しに「明けましておめでとうございます」という
  年始の挨拶を入れた方がいいのでしょうか?
  特に入れる必要はないのでしょうか?
                           (読者 H.Tさん)
 -------------------------------------------------------------------

 面識がない相手に、メールでファーストコンタクトをする場合、
 年初であるなしにかかわらず
 「初めまして」
 「初めてメールをお送りいたします」
 といった書き出しにします。

 「明けましておめでとうございます」という年始のあいさつ文は
 相手と関わりができてから用いる方がよいでしょう。

 というのも
 年賀状はもともと日ごろお世話になっている相手や
 懇意にしている相手に日頃の感謝と
 これからも変わらる付き合いを願う気持ちを伝えるために
 送るもの。

 年賀状のやりとりをメールで代替する場合も
 すでに関わりのある相手に
 年の初めのメールに
 「明けましておめでとうございます」を使うことはありますが

 初めてメールをする相手にまで
 その慣習を用いる必要はありません。

 それよりも
 ファーストコンタクトの相手に
 メールで伝えるべきことは
 ・初めてメールで連絡すること
 ・相手のメールアドレスを知った経緯
 ・連絡する理由
 です。

 相手にメールを送る際、
 重視するポイントが異なることを
 理解しておきましょう。



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