今週は「新入社員のメール作法」ご紹介しています。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 ＜ 新入社員のメール作法(4) ＞
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「初めての相手に送るメール作法」署名についてです。

職場で、初めての相手に送るメール。書き出しの基本は
「宛名」⇒「自分の名前と自己紹介」⇒「用件」
でしたね。最後は「署名」で完結です。

▼　署名でアピール！
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メールで用件を書き終えたあと、最後に添えるのが「署名（シグネチャ）」
です。

主な要素としては、自分の名前、社名・部署名、社の住所・連絡先、メー
ルアドレス、ホームページアドレスといったところでしょうか。

受け取る側としてありがたいのは、会社の電話番号とFAX番号が明記され
た署名。名刺を見返すより署名を見るほうが早いので、助かります。

珍しい名前の方がカッコ書きで読み仮名を入れておられる場合もあります
ね。私も「じんがき」と間違えられることがあるので、ローマ字書きで読
み仮名を入れています。

その他の要素としては、急ぎの場合の連絡先（主に携帯番号や携帯アドレ
ス）、内線の電話番号や直通のアドレス、自社で配信しているメールマガ
ジンのアドレスを入れている署名も見かけます。

自社商品のPR、仕事の実績、休暇のお知らせなど入れ、しっかりアピール
している署名もあります。

▼　目的ごとに使い分けて情報伝達
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いずれにせよ、ビジネスメールに使う署名は「目立つ」ことより「連絡先
を明確にする」ことが目的。必要な要素が、見やすく、わかりやすくレイ
アウトされていることがポイントです。

一方、個人用の署名には遊びの要素が盛り込まれ、親しみやすいものが多
く見られます。ハンドルネームを名乗り、アスキーアート（顔文字など）
や罫線を使った凝ったデザインの個性的な署名を目にします。

私の場合は、仕事用、メールマガジン用、私信用に署名をいくつか登録し、
使い分けています。仕事用はきっちりかっちりシンプルに。メルマガ用は
「今月のおすすめメルマガ」を入れたり、私信用も幾つかバージョンを変
えて用意しています

たかが署名、されど署名。署名も情報発信ツールの一つとして、用途に合
わせ衣替えしてみてはいかがでしょう。

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