今週は、メールの伝達もれ防止策について考えます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　                      ＜ メール確認の傾向と対策（3）＞
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送信時の注意

メールの伝達もれを防ぐために、送信する側はどんなことに
気をつけたらよいのでしょうか。

・スパムと混同されやすい件名を避ける
→あいまいな表現、英文字に気をつける

・容量の重いデータの送信に注意する
→相手の受信環境を確認
→大容量ファイル転送サービスを利用

メールを受信した相手がそのメールを開いた（開封）時点で、
自動的に送信者にそれを知らせる「開封確認通知」機能もありますが、
一般的には使われないケースが多いようです。

メールを受信するたび開封確認に応答する手間を相手に与えるのは、
一日に受信するメールの量が多い人ほど負担になるからです。
読み返すたびに開封確認の表示が出てくるのも煩わしく感じられます。

▼　「届いていないかも」と思ったら…
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それよりも、「○月○日までにご返答をお願いします」と、
返信期日を明記しておくと、期日までに返信がなければ
メールが未達かもしれないと判断する一助になります
（相手が忘れている場合もありますが…）。

時間が経っても返信がない場合は
「○月○日に△△△の件でメールを送信したのですが、
ご覧いただけましたでしょうか」
と確認のメールを入れてみます。

届いていないことを想定し
「もし、届いておりませんでしたら、お手数ですがご一報ください。
すぐに再送いたします」
と書き添えておくのもよいでしょう。

返事や確認を急ぐ場合は、メールを使わず
直接電話で確認する方がよい場合もあります。

本人が社内に不在でも何らかの方法で取り次いでもらったり、
他の人に確認してもらったりすることが可能です。