今週は、メールの伝達もれ防止策について考えます。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール確認の傾向と対策（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
受信する側の注意

メールの伝達もれがなくすには、
受信する側にも配慮が必要かもしれません。

やはり大切なのは、メールを受信した旨を伝えること。

客先の一つに、顧客からのメールには必ず
「承りました」
「資料を受け取りました」
と返信することを社員に義務付けている会社があります。
見積もり依頼のメールには受信した1時間以内に返信を徹底。

ちょっとした連絡事項でもスタッフのかたから必ず返信があり、
この会社とのメール連絡では相互の伝達もれは、まずありません。

メールを受けた側は内容を読んで納得、確認ができても、
それを送信した側に返しておかないと、
送った方は様子が分からず不安に思っているケースがあります。

メールのやり取りは「読んで終わり」
ではなく「返して終わり」。

自らの反省を込めてそう思います。

▼　メールを読めない状態にしない配慮
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

外出や出張でメールを確認できない状況が続く場合は、
不在通知メールを自動返信する設定にしたり、
メールのやり取りが頻繁な相手には、不在にする前にその旨を通知
しておくことも必要でしょう。

「○月○日～△日まで、出張につき不在にします」と
不在期間を署名に情報として掲載し、不在にする一週間程度前から
告知するのも一つの方法です。

スパムメールを除外するフィルタや振り分け設定をしている場合は、
スパムメールを入れるフォルダをチェック。
必要なメールが紛れていることがあるので、定期的に確認することをお勧めします。

振り分けに指定している単語や記号なども時々見直し、大切なメールまで
スパム扱いしていないか確認してみましょう。