今週は、メールの件名について再考します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 件名あれこれ（3）＞
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同じ件名の見分け方
常に同じ件名で送信されるメールがあります。
例えば「社内報について」という件名。
発行するごとに号数は変わり、主に原稿の送付とはいえ、
その都度メールの内容も変わるはずですが
件名がいつも「社内報の件」だと、受信する側は少々困ります。
私が使っているメールソフトは「Thunderbird」なのですが
受信したメールをスレッド表示する設定にしているので
同じ件名が続くと、スレッドがどんどん長く伸びていき
見分けがつかなくなることがあります。
送信する側としては
定期の仕事のメールのやり取りなのだから
同じ件名でいいではないか
と思いがちですが、
受け取る側にとっては、
区切りや違いが判別しづらく、間違いの元になりかねません。
▼ 整理してメールを送る習慣を
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同じ仕事であっても、メールの件名を
「社内報80号の件」とすれば
号数が変わるごとに受信ボックスの中で判別しやすくなります。
さらに
「社内報80号 P1-2 原稿」
「社内報80号 表紙 写真6点」
のようにページ数や点数を入れると、より区別しやすくなります。
同じ項目に複数のデータを分けて送るときは
「社内報 P9 画像-1」と通し番号をふったり
「社内報 P9 画像-1/3」と全体の中の何番目に相当するか表示
しておくのもよいでしょう。
同じ件目に整理番号を付けるだけで
送信する側も受信する側も、後の処理がしやすくなります。
G-mailの場合は
「社内報80号」で検索すれば、
その号でやりとりしたメールがさっと検索できるので便利です。
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