今週は、たまったメールの整理整頓についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　＜ メールの整理（3）＞
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保存のルール

受信したメールを分類し、整理しても
今度は整理したフォルダ内に次々とメールがたまっていきます。

このたまったメールも定期的に処理しておく必要がありますが
問題は、いつまで保存するか。

読んだらすぐに削除するという人もいるかもしれませんが
読んだメールも意識してしばらく保存している
あるいは、無意識のうちにフォルダにたまる一方
ということも多いのではないでしょうか。

内容ごとに、フォルダを作ってメールを振り分けている場合
過去のメールで、解決したもの、処理済みのメールは
1か月に1回とか、3か月に1回と期間を決めて削除する習慣を
つけるとよいでしょう。

長期の仕事などは、仕事が完了した時点で整理してもいいですね。

時系列、または優先順位別にメールを分類している場合も
過去のものから見直し、不要なメールは削除していきます。

どうしても保存しておきたいメールは
メールソフト内に保存用のフォルダを作り、そこに保管するという方法
データとして保存し、USBなどの記憶媒体に保管する方法があります。

▼　保存より削除に労力を
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私の場合は、大きく下記の3点の基準を設け、整理するようにしています。
1）基本的に削除しない
・【しごび】読者からのメール
・特定の仕事のメール
2）1カ月に1度、整理
・定期的に読んでいるメールマガジン
3）対応終了後削除
・ネットオークション関係の連絡メール

1）は、あとで検索して確認することもあるので
基本的にとっています。

2）は、目を通すもの通さないものいろいろですが
情報が古くなることもあるので
1カ月で自動的に削除される設定にしています。

3）は、落札して支払いが済み、商品が届いた時点で削除します。

ただ、このように残しておいいても
メールを見返す機会はそう多くはないのが現状です。

内容や処理段階で基準を設け
不要なメールはこまめに削除する習慣をつけたいものです。

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【しごび】 の お す す め
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