今週は、メールを含むPC内の情報整理についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ データの整理（4）＞
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保存データの整理
メールに添付する各種データ。おなじみのWordやExcelのほか、JPEGなどの
画像データ、PDF、音声データなどをパソコン内に格納している人も多いと
思います。
あるいは、USBメモリーに保存して、オフィス以外でもデータが取り出せる
ように持ち歩いているケースもあるでしょう。
いずれにせよ、保存データはメール同様、日に日にたまっていくことに変
わりなく、整理が必要です。
保存の優先順位としては、最新のもの、頻繁に使うものが挙げられます。
逆に、一定期間使わなかったデータは、次に使う可能性も低いため、1年
以上、見直したり使わなかったりしたデータは削除の対象としてよいでしょ
う。
捨てがたい、また使うかも…と迷うものは、一時的に格納するフォルダに
入れておき、ひと月後など、短いサイクルで見直して再度整理を（こうし
た整理法は、ものを片づけるときと通じるものがありますね）。
整理を効率よく進めるためには、日ごろのデータの保存の仕方も重要。
ファイル名に日付を入れて「いつ保存したか」わかるようにするとか、
修正や訂正を繰り返す場合はファイルに通し番号を付けるとか、
ひと目で判断がつくファイル名の工夫を。
コピーしたデータをファイル名を変えずに放置したり、
後で自分が見た時、中身が思い出せないファイル名の付け方をしないよう
に注意しましょう。
＜読者からのおすすめ情報＞
昨日、配信した「G-mailの整理」
について、読者のH.Iさんから耳寄りな情報をいただいたので、
ご紹介します。
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『Gmail で容量を食っているメールを教えてくれる「Find Big Mail」』
というのがあります。
百式さんが紹介されていました。
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私も早速試してみたのですが、これは便利！
過去に受信したメールで容量の大きいものを上位20位まで教えてくれます。
H.Iさん、役に立つ情報を教えてくださり、ありがとうございます！
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【しごび】 の お す す め
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「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら・・・
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★使えるフレーズ集『メールは1分で返しなさい！』（フォレスト出版）★
