今週は、メール対応で心得ておきたいポイントについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < メール対応のポイント(3)>
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的を射た内容にするには?
今週は、メール対応を行ううえで、心得ておきたいポイントについて取り
上げています。
三つ目のポイントは「的確に、簡潔に」です。
これは、一つ目のポイント「相手が最も知りたいことは何かを考える」を
前提に考えると、まとめやすいです。
相手が知りたいのは「できるか・できないか」「イエスか・ノーか」「完
成か・未完成か」…と考えていけば、自ずと何から述べるべきかが分かり
ます。
そのほかにも「期日はいつか」「費用はいくらか」「どのように対応する
か」に焦点を合わせると、的を射た内容にまとまります。
▼ 「ぜい肉」のないすっきりした内容に
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避けたいのは、無駄な情報や余計な事柄をさしはさむこと。
「できるか・できないか」と問われているのに、できない理由をダラダラ
と書き連ねるのはNG。
確認をとったり、判断をおあおごうとしているのに、批評やマイナスな意
見ばかり並べ立てるのも建設的ではありません。
具体的な対策や、実行可能な方法を挙げるのではなく、「意見」と称して
ケチや文句をつけるのもやりとりを不毛にするだけです。
いわゆる「ぜい肉の多い内容」
見通しもなく無責任に「やります」「できます」というのも困りますが、
本題から逸れた事柄にこだわり、内容をいたずらに膨らませた「ぜい肉の
多いメール」にならないよう気をつけましょう。
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【しごび】の お 知 ら せ
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