今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　＜ ムダのないメール（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　一方的なパターン

　メールに限りませんが、手紙やレポートなどでも
　書き手の「思い入れ」が強ければ強いほど
　それが、実は「ムダ」につながることに気がつかないものです。

　親切心で書いたこと
　サービス精神で書いたこと
　相手を心配して書いたこと

　が、時として、相手に負担をかけたり、
　結果的に余計なお世話だったり…。

　メールは、双方向なコミュニケーションを可能にするツールですが
　一方的に書いて送ることもできるツールでもあります。

　相手に確認したり、尋ねることなく
　自分の「思い」だけを優先してしまうと
　相手に不必要な情報を送ることにもなりかねません。

　このあたりのさじ加減、難しいところでもあり
　私も未だに失敗することが多くあります。

　「教えてあげたい！」
　「知らせたい！」
　と思う時ほど

　一気に“思いのたけ”を書いてぶつけるのではなく
　小出しに、相手の確認や了解を得ながら
　やりとりを進めていくように
　心がけています。

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

　「パステルシャインアート」をご存じですか？

　【しごび】読者のみぃちゃんからの情報。明日までです。

　　☆———————————————————-☆
　　　　　　　　クラフトアートギャラリー 銀座ソレイユ
　　　　　　　　　　　　　『アートの絆』展
　　☆———————————————————-☆

　　　期間：10月22日(土）まで
　　　時間：0：00～17：00 （10/22は 15：00まで）
　　　入場無料

　　　場所：東京都中央区銀座1-6-2 銀座Aビル2F
　　　　　（東京メトロ有楽町線銀座一丁目駅7番出口より徒歩1分）
　　　電話：03-3561-6041

今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　＜ ムダのないメール（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 脇にそれるパターン

　・前置きが長い。
　・途中から、話が本題からそれていく。
　・結びの言葉がくどい。

　上記の3点は、会話やスピーチなどで、よく見られる傾向ですが
　書き言葉でも陥りやすいウィークポイントです。

　手紙のような
　前文（「拝啓」などの頭語、「秋冷の候」などの時候のあいさつ）や
　末分（「末筆ながら…」などの結びのあいさつ、「敬具」などの結語）
　がメールでは不要なことは、よくご存じだと思います。

　でも、本題に入る前の、ちょっとした話題が
　ちょっとではなく、無用に長くなるケースが
　メールには多く見られます。
　
　自分の近況とか、業界がどうした、社会がどうしたという
　本題に直接関係のない話のボリュームが本題より長いと
　「結局、何を伝えたいメールなのか」相手は分からなくなります。

　懇意な相手ほど
　本題以外の話題で盛り上がりがち（相手も反応したりするので）。
　
　そこをぐっとこらえ、本題を先に述べ
　その他の話題は、メールの最後でさらっと触れる
　または「追伸」という形で書く方が
　用件がぶれずに相手に伝わります。

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

　どう書いたらいい？　と迷ったら…

　******************************************************************
　仕事で使えるフレーズ集『メールは1分で返しなさい！』
　******************************************************************

今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　＜ ムダのないメール（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 問わず語りパターン

　あるテーマや用件について、ざっとした概要が知りたかっただけ
　なのに、相手からは文字ぎっしりの詳細なメールが返ってきて
　困惑した…という経験があります。

　ですが、自分が「尋ねられる」立場で
　その内容が自分の専門分野や得意分野の場合
　「これも知っておいた方が…」「これに関連してあれも…」
　と、詳細に書いていたということも…。

　自分が教える側になると、ついはりきって
　ディープな内容まで、問わず語りに語ってしまう哀しさ。

　こうした状況を避けるためにも
　尋ねる側は、どこまで「知りたい」のかを明らかに
　教える側は、どこまで「知らせれば」いいかを判断する
　必要があります。

　質問や問い合わせをメールでする時は
　「ここまでは理解できたのだが、ここからが分からない」と
　自分の理解や把握の範囲を相手に示す方が
　相手も「どこから」伝えればいいか、判断しやすくなります。

　余談ですが…
　フェイスブックで趣味の話題になったとき

　軽い気持ちでとりあげた話題に
　どんどん深く濃いコメントが付いて、収拾がつかなくなる
　ということがあります。

　その分野なら任せておけ！　という
　相当なファンやマニアックな人がいるもので
　自分のウォールが意に反して
　どんどん専門化していく恐ろしさを味わったことがります。

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

　企業の人事、労務の実務に役立つツールと情報満載のWebマガジン
「ジンジュール」での連載、再開！　バックナンバーも好評です。

　　————————————————————-
　　　　　　　　　【ビジネスパーソン メール術】（12）
　　————————————————————-
　 接続詞を使い過ぎていませんか？つなげるより省く努力を！
　　————————————————————-

　　コピー＆ペーストしてすぐに使えるメール文例集はこちら！
　　

今週は、メールで余計な情報を送っていないか、についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　　　　 　＜ ムダのないメール ＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 　早とちりパターン

　「メールは用件だけを簡潔に」というのはメールマナーの基本ですが
　頭では分かっていても、つい不要な情報まで書いてしまい
　送信後に後悔することがあります。

　例えば、「相手は知らない」ものと思い込み、
　先走って、聞かれもしないのに
　あれこれ自分が知り得る限りの情報を書き送り
　玉砕するパターン。

「熊野町のあんま堂をご存じですか？
　先日、行ったばかりなんですが
　うわさ通りのすごいところで・・・・」

　と自分がいかに感動し、良かったかをめいっぱい書き連ねて送信。

　すると相手からは
　「私も以前から何度も行っています」
　とあっさり返信があり、がっかり。

　サービス精神が旺盛な人によくある傾向ですが
　「レアな情報をいち早く伝えたい」という気持ちが強すぎると
　このような失敗をしがちです。

　最初のメールで
　「熊野町のあんま堂をご存じですか？」
　までに留めておき
　相手が知っているかどうか、まず確認。

　知っていれば「面白い店ですよね」とさらっと流せばよいし
　知らなければ「こういう面白い所なんですよ」と情報提供できます。

　今週は、このような「ムダな情報」をメールで送っていないかを
　チェックしていきましょう。

◇───

今週は、すっきりしたメール文の書き方についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　＜ メールのダイエット（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　無駄な言い回しのある文

　今週は、メール文のダイエットについてとりあげてきました。

　不要な表現。これも文章の「ぜい肉」に相当します。例えば…

「支払い方法と上記の内容を入力して、
　ご注文フォームで当店に送信をよろしくお願いいたします。
　商品の取り置きも可能ですが、まず当店に連絡をよろしくお願いいたします。
　ご連絡をいただき次第、すぐにお客様の方に返信いたします」

　上記の文例の「ぜい肉」部分は…

　1）最初と2番目の文の最後に使われている「よろしくお願いいたします」。
　　 ⇒　文末にありがちな、同一表現の連続使用

2）「連絡をよろしく」に続いて、次の文でも「ご連絡をいただき次第」とある
　 ⇒　文を整理すれば、使用は一度で済む

3）「まず当店に」の「まず」、「お客様の方に」の「方」
⇒　なくても意味が通じる

　書き終えた後、全文を読み返してみれば「おかしい」と思うはずなのですが
　一文、一文に注力したまま、読み返さずに送信してしまうと
　このようなまとまりのないメール文が相手に届くことになります。
　書き換えてみましょう。

「支払い方法と上記の内容を選択して、ご注文フォームから
　送信をお願いします。
　商品の取り置きも可能です。
　事前にお知らせいただければ、すぐに確認し、ご連絡いたします」

　同じ言葉や表現の連続使用を避け、
　敢えて書かなくても分かる記述を整理すれば
　言いたいことが端的に伝わるスリムな一文にできます。

　大切なことは、最初からうまく書こうとせず
　一度書いてみて、読み返し、整える
　というステップを踏んで、文を調整していくことです。

　最初は手までも、習慣づけることで
　さっと的確な一文が書けるようになります。

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

　10月18日（火）に開催します！

　————————————————–
　　　　　☆☆お客様の心をつかんで離さない☆☆
　————————————————–
　　　 【 マイ・メディア 育成＆活用術セミナー
　————————————————–

　［第1部］
　『ブログ・メルマガ・情報誌など、個人発信によってマイメディアを育てる』
　　神垣あゆみ

　［第2部］
　『売上アップにつながる！ 個人発信の紙媒体「情報誌・広報誌」』
　　有限会社 楽まうく 代表取締役　森本琢磨氏

　●日　時　：　10月18日（火）13：30～17：00
　●場　所　：　株式会社 弘法 様　3階セミナールーム

　【参加無料】です。

　地方で情報発信していくための「自分メディアの“育て方”」
　についてお話しします。
　
　ぜひ、ご参加を！

　▼詳しくはこちら