今週は、紋切り型ではない表現の工夫についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 言葉の引き出し（2）＞
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指示を受けときの確認
今週は、さまざまな状況に応じた
表現のバリエーションを紹介しています。
「DMの封筒作業をお願いします」
という指示を受けた場合
「承知しました」「分かりました」
で終わらせてしまわず
次のことを合わせて確認しておくと
「作業後」の対応がはっきりし、効率が上がります。
1）期日の確認
すぐに取りかかれるような場合は
「本日中でよろしいですか？」
すぐに取りかかれない場合は
「いつまでに用意すればよろしいですか？」
と、期日を確認しておくと、作業のめどが立ちます。
2）範囲の確認
作業する数量を把握しておきたい場合は
「明日の配布分だけでよろしいですか？」
余力があり、まだ準備できそうな場合は
「次回配布分も用意しておきましょうか？」
と、どこからどこまでかという作業範囲や、
必要とされる数量を確認しておくと
段取りができます。
3）場所の確認
作業完了後の持ち込み先を確認する場合は
「封入したDMは総務に渡しておきますね」
持ち込み先が分からない場合
「どちらにお持ちすればよろしいですか？」
と、行く先を明らかにすることで
作業が確実に完了できます。
資料や送付物であれば、提出先を確認しておくと
いいですね。
上記のように
「いつまでに」「どこまでを」「どこへ」
を合わせて確認しておくことによって、
その後の作業へと進むことができます。
場合によっては
「誰に」と相手を確認しておくとよいでしょう。
「総務の山本さんへ渡せばよろしいですか？」
「どなたにお渡しすればよろしいですか？」
といった具合に
作業が終わったときの報告先はどこか
次の作業を担当するのは誰か
を確認しておきます。
指示を受けたら、受けただけで終わらず
もう一つ言葉を添えて
次にできること、次にすべきことも併せて
確認しておきましょう。
