今週は、ちょっとした言い回しの工夫をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 好印象を与える表現（2）＞
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「ご存じでしょうか？」
上司に対して
「○○について知ってますか？」
という尋ね方をもっと丁寧にするには？
「○○の件を知っておられますか？」
「○○の件をお知りになっていますか？」
はどうでしょうか？
一見、丁寧な言葉遣いのように感じますが、
「知る」の尊敬語は
今週は、読者のかたから頂いた質問にお答えします。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（4）＞
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「無理です」では伝わらない？
バックナンバー VOL.1388 ＜ 婉曲に伝える ＞で
「無理です」のいい換えについて、読者のかたからいただいた感想です。
＜読者の感想＞—————————————————-
「無理です」の言い換え⇒「難しいです」
とありましたが、「難しい」は「無理」と同義ではなく、
曖昧な表現で受け手によっては「無理」と捉えていただけないケースが
あります。
つまり、難しい、とお伝えしても、
お客様によっては「まだ調整中なのだな」という判断をされてしまい、
「あの時、難しいと伝えた」「いや、出来ないとは聞いてない」と
押し問答になってしまうのです。
或いは、「難しいですね」とその場でお伝えしても、
「難しいだけなんですよね、じゃ何とかなるか
もう一度調整してください。頑張って。」
等と揚げ足を取られたりも・・・。
（過去、そうしたケースが当方ではあります。いやらしいなぁ、
とは思いますが、お客様の前で、そうも言えませんし・・・）
特に企業同士での質疑応答の中では、
文書として残るのであればなおさら、
後々のトラブルを避けるために曖昧な余地を消す必要がある
と考えています。
参考にしていただければ幸いです。
読者 R.F さん
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確かに「難しい」という婉曲な表現だと、「難しいだけで、対応は可能な
んだな」という捉え方ができます。
直接的な表現を和らげるつもりが、R.Fさんのご指摘のように、場合によっ
ては相手に都合よくとられてしまうこともあるということですね。
私はこれまで「無理です」という意思を伝えるために「難しいです」と表
現して、相手に理解されてきたので、それが通らない場合もあるというこ
とを知り、勉強になりました。
その依頼や要求には「応じられない」「対応・対処が不可能」
という場合は「難しいです」という婉曲な表現ではなく
「いたしかねます」ときっぱり断る姿勢を示すことが必要。
できないと意思表示したうえで
「恐れ入りますが」「誠に申し訳ありませんが」
という婉曲な表現を添える文の組み立てを覚えておきましょう。
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広島限定情報ですが…
明日、11月27日土曜日の朝
神垣がラジオに出ます！
広島のラジオ局・RCCの番組
「週末ナチュラリスト」
10時ごろに、10分程度
電話出演の予定。
メールについてのあれこれを
語ることになっています。
地元のみなさん、聞いてくださいね～！
今週は、直接的な表現を避けた表現方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 婉曲に伝える（5）＞
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婉曲な表現の使いみち
今週は、スマートに相手に伝えるときの言い回しについて取り上げてきま
した。
「婉曲」を辞書で引くと「言いまわしが穏やかでかど立たないさま。露骨
でなく、遠まわしに言うさま」とあります。
婉曲に書こうとすると、表現が遠まわしになり、本心が伝わりにくいとい
う点は否めませんが、一方で、穏やかに表現することでやりとりを丸く収
める効果があるのもまた事実。
特に、否定したり、拒絶するような場合、そのままダイレクトに「だめです」
「嫌です」「できません」と伝えてしまうと、相手は良い印象を持ちません。
ストレートな表現は分かりやすい半面、ダイレクトに相手の感情に訴える
ので、マイナスな要素が強い内容ほど注意しないと、相手によけいな不快
感・不信感を与えてしまうのです。
「嫌いだから」というのも理由の一つではありますが、こうした感情的・
主観的な理由はビジネスの場ではあまり説得力がありません。
本音と建前は表裏一体。本音だけでもかどが立つし、建前だけでもやりに
くいですが、
本音をそのまま伝えることが正直なのではなく、建前をうまく使って本音を
伝えるのがビジネスをしていくうえでの知恵ではないでしょうか。
ものの言い方を知らないがために、トラブルになることも往々にしてあり
ます。
なぜ、できないのか、なぜ、そうするのかという理由と
それを穏やかに伝える表現力があれば、
とげとげしいやり取りを避けることができるはず。
婉曲な言い回しを効果的に使えるようになりたいですね。
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今週は、直接的な表現を避けた表現方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 婉曲に伝える（2）＞
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「お断りします」の言い換え
今週は、スマートに相手に伝えるときの言い回しについて取り上げています。
断るときの言葉には気を遣います。
あまりにストレートに表現してしまうと、相手との関係にしこりを残し、
かといってと遠まわしに伝えようとすると相手に真意が伝わらず、空振り
に終わることも。
はっきり「お断りします」と伝えると角が立つ…というときの別の表現を
考えてみましょう。
相手からの提案を断るときの言い回しとしては…
「先日ご提案いただいた件ですが、社内で協議した結果
いったん白紙に戻すことにいたしました」
「お断りします」に代わる表現が「いったん白紙に戻す」です。
ほかには
「このたびは見合わせることにいたしました」
「このたびは見送ることにいたしました」
という言い回しもあります。
「先日ご提案いただいた件ですが、残念ながら
ご期待に添うことができません」
「ご期待に添うことができません」は
「採用には至りませんでした」と言い換えることもできます。
「残念ながら」がなくても意味は通じますが、心情を表すひと言を添えると、
断りの文面でも全体の印象が和らぎます。
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今週は、直接的な表現を避けた表現方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 婉曲に伝える ＞
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「無理です」のいい換え
本音を伝えることは大切ですが、表現が直接的すぎると、相手を必要以上
に傷つけたり、不愉快にしたりすることがあります。
今週は、スマートに相手に伝えるときの言い回しを考えていきたいと思い
ます。
「無理です」
断るときによく使われる表現ですが、このフレーズを見たり聞いたりする
たび、大人なんだからもう少し言い回しを考えたらよいのに…と思ってし
まうのは私だけでしょうか。
「無理です」は「難しいです」といい換えることができます。
例）明日までの提出は無理です。
↓
明日までの提出は難しいです。
明日までの提出が難しい状況です。
「無理です」「できません」と伝えるときは「～しかねます」「～いたし
かねます」といい換えることができます。
例）その件については、同意しかねます。
当方では対応いたしかねます。
「無理です」に関連して「嫌です」と伝える場合も婉曲に表現する場合は
「苦手です」という表現があります。
例）たばこを吸う人が嫌です。
↓
たばこを吸う人が苦手です。
「苦手です」のほかに「困ります」といい換えることもできます。
例）○○さんと比較されるのは嫌です。
↓
○○さんと比較されても困ります。
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今週は、助詞「が」を多用しない文章の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 助詞「が」の多用（3）＞
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接続助詞「が」
下記は、接続助詞「が」を多用した文の一例です。
心配していたことが
現実になったわけですが
今後の対策を決めた方が
いいかもしれません。
このように「が」でつないだ文章は、
だらだらとして読みづらいです。
すっきりさせるには、「が」を句点「。」に置き換えて
みることです。
上記の例文の場合は、最初の方の一文
「心配していたことが現実になったわけですが」の「が」を
句点に置き換えることができます。そうすると…
心配していたことが
現実になったわけです。
今後の対策を決めた方が
いいかもしれません。
このように「が」でつながった一文を句点で
2つの文に分けると、読みやすくなります。
接続詞として「したがって」「ですから」や
「早急に」「至急、」という言葉を添えてもよいでしょう。
文と文をつなぐ接続助詞の「が」は
1つの文章に1つが目安です。
「が」を多用しないコツは、「が」を句点に置き換え
文章を区切ることができないか、考えてみることです。
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