今週は【しごび】読者からのご意見・ご質問をご紹介
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < 読者からのお便り(2)
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                        「ご」に続く「して」

 「ご相談していただけますか」は正しいか?
 ——————————————————————

 最近、気になる表現がひとつあるのですが。
 「ご」と「して」の複合技です。

 例えば
 「ご相談していただけますか」
 のような感じで。

 なんとなく、自分の古い感覚では、
 「ご相談いただけますか」 もしくは
 「相談していただけますか」
 が、しっくりくる気がするのですが、世間的にどうも複合技が氾濫してい
 るようなので、自分の感覚がおかしいのだろうか、と不安になっています。

 ————————————–(読者 F.S さんからのお便り)

 F.S さんの感覚は古くありません。正しいです。
 ご指摘のとおり「ご相談していただけますか」の「して」は不要です。

 相手に対して自分の動作をへりくだって表す「謙譲」の表現は
  「お」・「ご」 ~ 「する」
 
 この場合、「ご相談する」となります。

 ですが、相手に動作を促す場合は、謙譲語ではなく尊敬語になりますから
  「ご相談いただけますか」 あるいは
  「ご相談になってください」 
  「ご相談ください」    となります。

  「ご相談してください」
 は「ご相談する」に「してください」がくっついた形ととれますが
 本来、自分の動作に使うはずの謙譲表現を相手に対して使っている
 ことになります。

 同様の間違いとしては

   ご紹介してください ⇒ ご紹介ください
   ご参加してください ⇒ ご参加ください
   ご注意してください ⇒ ご注意ください
   お待ちしてください ⇒ お待ちください
               お待ちになってください
            
 があります。

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今週は【しごび】読者からのご意見・ご質問をご紹介
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < 読者からのお便り
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「お願いします」の集約

依頼のメールを書くとき「お願いします」の連発を防ぐ方法を
読者のA.H さんがお知らせくださいました。

——————————————————————

ワタシは、仕事のメールをするとき、必ず末尾を

『では、以上×点、ご対応のほどよろしくお願いいたします』

でシメることを独自のルールに課しております。

仕事柄、社内への依頼や質問(対応のお願いや回答のお願い)が多い
ワタシは、ひとつのメールの中で依頼事項が2つ3つ、さらに質問が2つ
など重ねてお願いすることが多いんです。

(中略)

文章の最後に『では、以上×点、ご対応のほどよろしくお願いいたします』
があることで、文章中に散在する「お願いします」を削除(添削)する方
向になり、「以上×点」を入れることにより、こちらのお願いがいくつあ
るのかが明確になり、結果としてしまった文書になります。

自然と依頼内容を箇条書きにする(=依頼点数毎)クセがつきました。

督促するときなど『×月×日のメールでお願いしてる件なのですが…』と、
相手と話(確認)し易くなったのは事実です。

————————————–(読者 A.H さんからのお便り)

例えば…

添付しました資料のご確認をお願いします。
では、よろしくお願いいたします。

「よろしくお願いいたします」は文末を締めくくる時の常套句ですが、依頼
の文章でも「お願いします」を使うため、上記のように繰り返し使ってし
まいがちなフレーズでもあります。

一つのメールに複数の用件を書いて送るときは「お願いします」だらけに
なる可能性も。

A.H さんのように用件を箇条書きにまとめ、最後に「以上×点」と用件数
の確認 ⇒ 「ご対応のほどよろしくお願いいたします」と締めくくると、
読む側も読み進めながら「まとめ」ができます。

資格試験の達人に、良い参考書とはページやまとまりごとに最後に要点が
簡潔にまとめられたもの、と教わりました。最後にポイントを読み返すこ
とで、それまで読んできた内容をおさらいし記憶できるからだそうです。

ビジネスメールは用件が明確に相手に伝わることが肝要。丁寧な言葉づか
いは必要ですが、常套句を並べたてた形式的な文章に終わらず、相手の記
憶に残る書き方を工夫するのも心遣いの一つですね。

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今週は、読者のかたからいただいたご意見や質問をご紹介
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 読者からのおたより(5)>
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自動返信メールの怪

メールに関して、私がずっと不可解に思っていたことが、最近やっと
解明したので、今回はそのことを書きます。

▼ なぜ、届くのか分からない!
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

たまに、読者と思われる人から【しごび】宛に届くメールの中で、どうも
よくわかならいものがありました。

スパムでも嫌がらせでも中傷メールでもないのですが、なぜ送られてくる
のか分からない…

その内容は、例えばこんな感じ。

「2006/08/24 から不在にしております。2006/08/25 に帰社いたします」

いろいろ文面のパターンは違うのですが、いずれも共通するのは、不在を
通知するもので、アドレスもきちんとした会社のドメインがついています
(中には大手企業名だったり…)。

なぜ、このようなメールがメルマガ宛に届くのか、どうしても分かりませ
んでした。が、最近やっとそれが「メールの自動返信」機能によるものだ
と知りました。

▼ 留守期間中に設定
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

「メールの自動返信」機能とは、メールを受信したとき、あらかじめ決め
ておいたメッセージを自動送信できる機能で、メールの文章もカスタマイ
ズ可能。

出張などで不在にする期間中に設定し、自分宛に届いたメールにもれなく
返信できるものです。

「メールの自動返信」機能付のレンタルサーバーや、専用ソフトを使えば
設定できます。

フリーメールサービスでも「gooメール」は留守メール設定ができるよう
になっています。
http://mail.goo.ne.jp/goomail/info/index_03.html

余談ですが…
【しごび】を会社で読んでくださっているかたも
意外に多いのだなと知った次第です。

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今週は、読者のかたからいただいたご意見や質問をご紹介
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 読者からのおたより(4)
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こんなときどうする?

<質問: メールを二つのPCで受信するには? >———————-

同じメールを、自宅と仕事場にあるそれぞれのパソコンで受信したいの
ですが、どうしたらいいか教えてください。

—————————————— 読者 K.Aさんからのご質問

お使いのメールソフトの設定を「サーバにメッセージを残す」に変更すれ
ばOK です。

OutlookExpress の場合ですと
1) 「ツール」⇒「アカウント」をクリックし
2) 「インターネットアカウント」の「プロパティ」をクリック。
3) 「詳細設定」の「サーバーにメッセージのコピーを置く」をチェッ
クします。

ご自宅と仕事場、両方のパソコンのメールソフトの設定を上記に変更して
おけば、同じメールを二つのパソコンで受信することができます。

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今週は、読者のかたからいただいたご意見や質問をご紹介
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仕 事 の メ ー ル 作 法                         < 読者からのおたより(3)
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気になる表現 その二

<質問: いうふう >———————————————–

「いうふうに思う」

これ、どう思いますか?
御自分の自信を持っての発言でしょう。なぜハッキリ「と思います」と
言えないのでしょう。
最近は何処かのお国の大臣様までも堂々と?「そういうふうに思います」
と御発言ですが・・・・・

——————————- 読者 ハマのハマちゃんからのご意見

「というふうに思います」。

煮え切らない、まわりくどい表現ですね。とりようによっては、どこか他
人事で無責任な言い方にもとれます。

書き言葉でも話し言葉でも、自分で使うときにはっきり分かります。
「というふうに思います」を使うのは、自信や根拠がないとき。
言い切ることができないから「いうふう」という間接的な言葉が出てくる
のです。

婉曲といってしまえば聞こえはいいですが、このように英訳しにくいあい
まいな表現が日本語には多いです。「など」とか「~したりします」「~
のはず」も同様です。

特にビジネスの場では、すっきりと明快なものの言い方、書き方が責任感
や信頼を感じさせ、好印象を残します。

ちょっとしたことですが、言葉の使い方一つも人は見ていて、常に判断さ
れていることを忘れずにいたいですね。

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                            気になる表現

 <質問: 「~ですかね」>————————————

  最近気になる表現がありますので、質問させていただきます。
  それは、「~ですかね」という言い方です。
  仕事中の電話でも耳にしますし、文章としても目につきます。

   ○○様はおられますかね。
   何時にお戻りですかね。
   わかりますかね。

  話す場合は、語尾を少し伸ばして使うようですが、神垣さんはこの言
  い方を見聞きされたことはありますか。
  どうも私には、あまり気持ちのいい表現には思えません。

 —————————————– 読者 M.K さんからの質問

 「~ですかね」。

 この「ね」がくせものでしょうか。

 おそらく使う側は、語尾に「ね」をつけることで親しみをこめているので
 しょう。あるいは、自信がなく相手に尋ねて確認しようとする気持ちが入
 っているようにもとれます。

 使う側はカジュアルな感じで気安く「ね」をつけても、聞く側、読む側は
 M.K さんのように抵抗を感じる場合も少なからずある言葉といえそうです。

 実際、上記の表現は「ね」をつけなくても意味が通じます。「ね」をつけ
 ることでなれなれしく感じてしまうので、初対面の相手や仕事の席では使
 わないほうが無難でしょう。

 言葉は生きもの。人や時代とともに移り変わっていくものなので、一概に
 正しい、正しくないとは言い切れませんが、なんとなくひっかかったり違
 和感を覚える言葉は私は人にも使わないようにしています。

 自分の中で心地よい言葉、不快な言葉の基準を持つことも必要かもしれま
 せん。

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