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今週は、メールの文末の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 文末の表現(2)
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常体? 敬体?

▼ メールでは敬体が基本
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
文末が「です」「ます」などの丁寧語で統一した文体を敬体。
文末に「だ」「である」を用いるのが常体です。

レポートや論文には言い切る形の常体が適していますが、ビジネスメール
の文末表現は敬体の場合がほとんどでしょう。

やりとりする相手との間柄によっては常体の文末表現もあり得ますが、メ
ールで使用すると、断定的、命令的できつい印象が残ります。その点、敬
体であれば、丁寧で表現がやわらかく感じられます。

▼ 表現を和らげるときは…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールに限らず手紙や日記でもそうですが、敬体なら敬体で、常体なら常
体で文末を統一すると読みやすくスマートです。

ただ、本文は敬体、箇条書き部分は常体と区別して書くケースはメールで
もよくあるパターンですね。

敬体の場合、「ですね」「ますよ」というふうに「ね」や「よ」を添える
と、会話のように呼びかけたり、問いかける感じが出ます。

多用すると媚びた印象になりますが、相手の様子を気遣うような場合や、
この書き方ではきつくなると思うような時に使うと、文章が和らぎます。

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今週は、メールの文末の書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 文末の表現
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L社H氏のメールに見る文末表現

▼ あなたはどう感じましたか?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
事の真偽は別として、今、話題のメールの一文。

『シークレット・至急扱いで処理して欲しいんだけど、おそくても31日で
きれば29日までに△さん宛てに3000万円を振り込むように手配してくだ
さい(前回、振り込んだ口座と同じでOK) 項目は、選挙コンサルティ
ング費で処理してね。 ○○○○、宮内の指示を仰いで。○○には、こ
ちらからも伝えておくので心配しないで』

このメールの文末の言い切り方について、50代の男性読者から次のメール
をいただきましたので、ご紹介します。

> ~て欲しいんだけど、
> ~に手配してください。
> ~でOK
> ~で処理してね。
> ~を仰いで。
> ~心配しないで。
>
> このうち、私が全く自然に受取れるのは、「手配してください」だけ
> です(それから、「~OK」もありえるか)。
>
> 残りのものは、男ことばか女ことばか、それどころか、社長が使うべ
> き社用ことばなのかどうか疑わしいものだと、私の年代の者は思いま
> す。
>
> 若い人のメールではこういうのが多いのでしょうか。

件の一文、書き言葉というより、ほとんど話し言葉の感覚で書かれていま
す。

社長から部下への指示メールとすれば、なくもない気はしますが、かなり
くだけた表現ではあります。そこに違和感、不快感を持たれた方は少なく
ないでしょう。あなたはどう感じましたか?

▼ 親しき仲にも…!?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「~しろ」「~するな」という命令調に比べれば、ソフトな言い回しでは
ありますが、社内メールだとしてもかなり近しい間柄でないと、こうは書
けない気がします。それが受け取る側には側近としての特別感を与えてい
たのかもしれません。

私自身は社内でも社外でも、ビジネスメールには節度やけじめがあるほう
が好きなので上記のメールには違和感を覚えました。

実際、親しい仕事仲間とも仕事でやりとりするメールでは「ですます」調
で硬い書き方を意識的にしています(私的なメールでは広島弁全面展開の
ラフな会話調ですが…)。

今週は、ちょうどよいきっかけでもありますので、メールの文末表現につ
いて一緒に考えて見ましょう。

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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法        < メールで質問(5)
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                        履歴を残す

▼ 質疑応答の際は全文引用で
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールで質問する場合、送られてきたメールの本文はそのまま全文引用し
て続けていくほうがよいでしょう。

やりとりが続くほど、メールサイズが大きくなるのが難ですが、どういう
過程で質疑応答がなされたか、履歴がひと目で分かるので重宝します。

「あの時のメール、どこだっけ?」と過去のメールを探し出すのは手間な
もの。履歴を残しておけば、後々、書いた書かないのトラブルを防ぐこと
もできますね。

毎日多くのメールのやりとりを要する人、質問に限らず問い合わせやメー
ルで打ち合わせをする場合も、全文引用して履歴を残すのが得策です。

▼ 件名は履歴を知る手がかり
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールで質疑応答を繰り返す際、重要になるのが件名です。

「質問です」「教えてください」という件名では、質疑応答が続いていく
うちに何の質問だったか分からなくなってきます。件名は手がかり。メー
ルの質問事項がすぐに想起されるものでなくてはなりません。

質疑応答を繰り返すうち、最初に挙げた件名の内容から別の内容に変わっ
ていくこともありますね。そんな時は内容に沿う件名に途中から変えるか、
一旦終了して、新たに別の件名のメールを作成して続けるようにするとよ
いでしょう。

MLのやりとりでも心がけておきたいポイントです。

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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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 仕 事 メ ー ル 作 法          < メールで質問(4)
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                    質問は見た目も大事 

▼ 読みやすくするレイアウト
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの中身も整理整頓は必要です。

複数の質問があるときは、番号を振って箇条書きにすると見た目もすっき
り。質問を整理するうえでも箇条書きは有効です。順序だてて書くことで、
頭の中で渦巻いていた事柄が整理されます。

一文の長さ、適度な改行、行間をあけるなど、読みやすくする配慮を。

メールの場合、一文の長さは最大で30字程度が一つの目安です。厳密に一
行の文字数を揃えるより、意味や区切りごとに改行を。

行頭を一文字分あけて文を続けるより、段落や文のまとまりごとに一行あ
けるほうがメールの場合は読みやすくなるようです。

▼ 無駄を省く
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
質問の合間に、無駄話や愚痴が加わるケースがあります。

メールが長くなり、質問のポイントがぼやけるので、質問以外の余計な話
題は避けたいものです。

質問を装いつつ中傷や揚げ足を取るメールも中にはあります。カッとなっ
て返信しても収拾がつかなくなるだけですので、ひと呼吸置いて高ぶった
感情をクールダウンさせてから返信を。

感情をさしはさむと、やりとりが長引くだけなので、さらっとやり過すこ
とも時には必要です。

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今週は、メールで質問する際の留意点をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールで質問(3)
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質問のシナリオ

▼ もう一歩進めて尋ねてみよう
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質問する前に、まず、自分で調べましょう、と昨日お話しました。

下調べすることで、より的を得た質問ができるようになり、質問される側
も回答しやすくなります。

この「回答しやすい質問を投げかける」ことが、質問する際のポイントで
あり、テクニックです。

「○○○について教えてください」というのは普通の質問。
もう一歩進めて、
「○○○について教えてください。私は△△△ではないかと思うのですが、
×××という例もあるようです。どちらの方法が適切でしょうか?」
とすれば、どちらか適切な方法、あるいは、それ以外の方法を教えてもら
えますよね。

単に尋ねるだけでなく、自分なりの見解も付け加えて質問してみましょう。
質問者がどのレベルまで理解、知識があるのかが、質問される側も把握で
き、回答しやすいです。

▼ 次のシーン、流れをイメージしてみる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
想定される回答をイメージし、先回りして幾つか見解や事例をを挙げて尋
ねるようにすると、質疑応答の回数も少なくて済みますね。

一つのことだけ聞くのではなく、「○○○の場合はどのように対処しましょ
うか?」「Aだとしたら、Bが必要ですね。では準備しておきます」と、次
の展開や動作を想定して付加すれば、話も早いです。

普通のメールのやりとりでも「○日のご都合はいかがですか? 不都合な
場合はお返事ください。問題なければ返信は不要です」という書き方がで
きます。

相手の動作の先を読み、半歩先取りして尋ねる。気配りの源は想像力です。
次のシーンはどうなるか、日々のメールのやりとりでも自分でシナリオを
作って進めていくと、気の利いた人として印象づけることができますよ。

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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールで質問(2)
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質問の前に…

▼ 分からない、できなければ、即質問?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
質問の件名は具体的に、と昨日お話しました。質問の中身も同様です。

よくある質問は
「○○○○○について教えてください」
「○○○○○のやり方がわかりません」
「○○○○○じゃないかと思います」
など。

分からない、できないという時点で止まっていませんか?

聞くのはタダ。自分で調べるより人に聞くほうが早い、ということは確か
にあります。気心の知れた相手に直接聞ける環境にあれば、それも有効で
しょう。

ですが、メールやML、掲示板などで質問する場合は、疑問や不明点を相手
に丸投げする前に、まずは自分で調べてみましょう。その点、インターネッ
トはとても重宝にできているのですから。

▼ 駆け込む前に下調べ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
図書館まで足を運ばなくても、おおよそのことはネットで調べがつきます。
読みの分からない漢字、意味の分からない英単語も、検索サイトの辞書機
能や翻訳機能を使えば、辞書をめくるより早く答えが見つかるのです。

自分である程度のところまで調べがつけば、少なくとも「何が分からない
のかが分からない」という事態だけは防げます。

せめて「何のどういうところが分からないのか」までは自分で調べてから、
他者に質問する習慣をつけましょう。

切羽詰って助けを求めてくる人ほど、この初歩的な過程を踏まず駆け込み
質問してくるケースが多いです。

早く的確な答えがほしければ、質問にもひと手間かける。話せば5秒で済
むことも、書くのに5分かかります。あなたの何気ない質問に、相手は想
像以上の労力をかけているかもしれません。

質問は相手の時間を奪う行為であることを忘れずにいたいですね。

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