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今週は、退職・転職時のあいさつメールについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 退職のあいさつ(3)
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                         一斉送信でいいの?
▼ 基本フォーマット+相手へのメッセージ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
退職のあいさつメールの文面ができました。では、送信。
そのとき、あなたは?

BCCで一斉送信してしまえば楽ですが、そこをひと手間かけてみませんか。

昨日、挙げた例文のように、

基本のフォーマットを一つ用意し、文中や文
末に相手へのメッセージをひと言添えてみましょう。長々と書かなくても
大丈夫。一行程度でも十分気持ちは伝わります。

例えば、次のようなひと言を。

「○○さんのおかげで気持ちよく仕事ができました」
「仕事を替わっても、また、ご一緒できればうれしいです」
「新しい事務所へもぜひ、遊びに来てください」

宛名も個別に表記します。

▼ 自分の効率より、相手への心遣い
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
はがきのあいさつ状の場合も同じです。

印刷された文面をそのまま投函するより、手書きのひと言を添えると受け
取る側の印象も変わってきます。

退職のあいさつ状はそう頻繁に送るものではありません。だからこそ、送
る側の効率より、送る相手への感謝や敬意を伝えるためのひと手間を惜し
まずに。

生きた人脈というのは、そうした小さな心遣いの積み重ねから生まれるも
のではないでしょうか。
<追記>
基本のフォーマットに個別のメッセージを添える、という方法
以外に、基本フォーマットに気持ちを込めるという書き方も
あり、と思っています(特に、送信する相手が多い場合)。
・これまでの関りへの感謝
・今後の抱負
など、文例集をコピー&ペーストした内容ではなく
自分の言葉で書いた内容は、受け取る側の印象に残ります。

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今週は、退職・転職時のあいさつメールについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 退職のあいさつ(2)
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あいさつメールの内容

▼ あいさつメールで押さえるべきポイント
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退職のあいさつメールを書く場合、あいさつ状のような「季節のあいさつ」
は不要です。結論から書くという手順は、通常のメールと変わりません。

押さえるべきポイントとしては、次の三つが挙げられます。

・退職すること
・お世話になったことへの感謝
・今後の連絡先

▼ 個別に自分の言葉で感謝の気持ちを
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
まずは、退職について。
いつ退職するのか、を知らせます。定番のフレーズとして
「○月○日付で○○○(社名)を退職することになりました」があります。
出社がいつまでなのかも伝えるとよいでしょう。

次に、送信する相手への感謝の気持ちを表します。
「公私共にお世話になり、ありがとうございました」
「いつもご助言、ご指導いただき、ありがたかったです」
と、一般的なフレーズもありますが、できれば、ワントゥワンでその人との
関わりの中で思い起こされるエピソードや共有できた事柄を
自分の言葉で書きたいものです。

退職する方からのメールで、私自身がうれしかったのは
「神垣さんと一緒に仕事ができて本当に良かったです」という一文。
以来、退職する相手にはなむけのメールを送るときには、このフレーズを
使うことが多いです。

最後に、退職後の連絡先です。
相手との関わりによりケースバイケースですが、退職後も連絡が必要だったり、
連絡を取りたかったりする相手には、メールアドレスを伝えておくとよいでしょう。

例文としてはこんな感じです。

(退職のあいさつメール 例)—————————————-

いつもお世話になります。
○○○の神垣です。

突然のお知らせで恐縮ですが、
〇月〇日付けで○○○社を退職することになりました。

○年間の勤務の間、△△さんには大変お世話になりました。
ありがとうございます。
□□□□□のプロジェクトでは、△△さんと仕事をご一緒することができ、
大変刺激になりました。

退職後は、以前から興味のあったホームへルパーの資格を
取得したいと思っています。
今後とも何かありましたらご連絡をいただけるとけるとうれしいです。

〇月〇日以降の連絡先を下記にお知らせいたします。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。

(署 名)
※個人ドレスなどを明記

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 仕 事 の メ ー ル 作 法               < 退職のあいさつ
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                        あいさつの優先順位

▼ 退職のあいさつメール、どうする?
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
4月に退職するという読者の方からこんなメールをいただきました。

——————————————————————

いま私の最大の関心は、退職の挨拶メールをどう書こうか? です。
しごびの読者の中にも、転勤や退職、新しい職場での挨拶などで
悩んでいるかたも居るかもしれません。

なにか、心構えなどありますか?

—————————————— 読者 M.I 様からの質問

退職、退任、転職などで、現在の職場を去る方もおられることでしょう。
タイムリーな質問をいただいたので、今週は「退職のあいさつメール」に
ついて考えていきましょう。

▼ 対面→あいさつ状→メール
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
まずは、現在の職場を去る場合のあいさつの仕方。優先順位としては、対
面、あいさつ状、メールといった順でしょうか。

お世話になった方々や客先の担当者に、会って退職あるいは転職の旨をお
知らせするのが基本でしょう。

特に客先へは、業務の引継ぎが滞りなくできるように後任者の紹介も必要
です。自分は職場を去っても、会社の取引は続いていくので、客先に心配や迷惑を
かけないよう引継ぎも兼ねてあいさつを。

対面でお知らせした方たちにも、退職後、日をおかず退職のあいさつ状の送付を。
目安としては、退職後1週間以内にあいさつ状が届くように準備しておくと
良いでしょう。

メールでのあいさつは、一度でも接触のあったかたにお知らせの意味をこめて
送信します。送信のタイミングとしては、退職日の1カ月程度前から、早いうち
がよいでしょう。

退職してからは関わることはないだろうとあいさつもせずに辞めてしまう
人もたまにいますが、どこでどうつながっているか、わからないのが人間
関係。引き際の美しい人は、去った後でも人とのかかわりが続いていくも
のです。

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今週は、メールでの断り方を考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法             < 断るテクニック(4)
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                         断る言葉いろいろ

▼ 婉曲な表現とフォローのひと言
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
断る時に限らず、書き方ひとつで読み手の印象は変わります。

特に、メールの場合は、話すような感覚で気軽に書いたつもりでも、読み
手にはキツク冷たく感じられることが多いです。断りのメールならなおさ
らです。

しかも、電話や会話のようにその場で消えず、形として残る点が厄介。言
葉の選び方に注意を要します。

「だめです」「むりです」「できません」

という断りのフレーズ。単刀直入に切り込むのもひとつですが、婉曲な書
き方も覚えておいて損はありません。例えば、

「難しいです」「残念ですが、対応しかねます」「困ります」

直截的な表現でなくても、断りの意思表示はできます。

むしろ、断る時期を引き延ばしたり、その場しのぎのあいまいな表現でお
茶を濁す態度のほうがトラブルのもと。

断ったあと
「お役に立てず、申しわけありません」
「せっかく声をかけていただいたのに心苦しいです」
というフォローのひと言も忘れずに。

▼ きっぱりと、でも相手の気持ちも考えて
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
では、あいまいな断り方とは。

「そのうちに」「またの機会に」「考えておきます」

これらは、社交辞令として使われることも多く、相手に気を持たせる表現
でもあります。特に勧誘目的の相手には隙を与えることになります。

断られた経験がある人ほど、断り方もうまいです。

断わられるのは、心情的にうれしいものではありません。気持ちをそいだ
り、傷つけることもあります。

きっぱり意思表示をすることは大切ですが、断りのメールを読む相手のこ
とも推し量り、自分がそう断られても気持ちよく受け止められる書き方を
考えてみましょう。意識するだけで、随分違います。

その始めの一歩が「書いたら、読み返す」でもあります。

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今週は、メールでの断り方を考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 断るテクニック(3)
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相互紹介の断り方

▼ 基準を設けて対応
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メルマガを発行していると、避けては通れないのがメルマガの相互紹介の
依頼です。読者数が増えるほど、どこからともなく相互紹介の依頼も増え
てきます。

私の場合は、まず、相互紹介をする基準を設け、それに合わない依頼はお
断りするようにしています。選定基準を設けておくと断りやすいからです。

基準の一つとして挙げられるのが、読者層。例えば…

「対象とする読者があなたのメルマガと当方のメルマガとでは異なるよう
です。せっかくのご依頼ですが、相互紹介は見送らせてください」

読者層の違いは、無難に断る理由にもなります。

▼ 情報商材系はお断り
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
一方的に自分のメルマガの内容、相互紹介のメリットなどを書き立ててく
るメルマガもお断りしています。情報商材系に多いパターンです。特長と
しては、

・宛名が「(メルマガタイトル)」発行人様 となっている
・「突然のメール、申し訳ありません」というような書き出し
・「一方的にお願いをするのではありません」というような文面で、無料
レポート提供やアフィリエイトによるメリットを強調

といったところでしょうか。

相互紹介を依頼する相手のメルマガの感想などは皆無で、お願い事やメリッ
トの強調が目につき、やたらと長い点が共通しています。文面からも不特
定多数の相手に濫発しているのが明らかな場合は、返信しません。

▼ 【しごび】の基準
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
当メルマガが相互紹介する場合の基準は、まず、読者のメルマガであれば、
公序良俗に反しない内容、情報商材系以外は、優先的に紹介することにし
ています。

読者数の落差を気にされる方もおられますが、私自身は気にしません。
【しごび】創刊当初、読者数がはるかに多い既刊のメルマガに助けてもらっ
てきたので、その「恩送り」と思っています。同じメルマガを繰り返し紹
介することも多いです。

私から相互紹介をお願いする場合は、まず自分が読んでいるメルマガが基
準。「読んでいる」ことが最低限のマナーと思っています。そうでないと、
感想が書けないからです。

相互紹介も数打ちゃ当たる、という考え方もありますが、私は相互紹介も
縁の始まりと思うので、読んでない相手、読めない相手との相互紹介はで
きないですね。

●このメルマガ配信時の「あとがき」はこちら

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仕 事 の メ ー ル 作 法      < 断るテクニック(2)
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苦手な相手に誘われたら…

▼ 「ありがとうございます」で先制を
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社内・社外とも苦手な相手はいるもので…。困ったなと思うのが、アフタ
ーファイブのお誘い。

仕事で付き合いのある相手の場合、むげに断るのも気が引けるものです。
忙しいときに限って、誘ってくる上司への対応も気を遣います。

断り方としては、まず「ありがとうございます」で先制を。次に

「せっかくお誘いいただいたのですが、今日はすでに予定があり、
ご一緒できません」

「残念ですが、今日は習い事に行く日になっていて参加できません」

と、理由を挙げて丁寧にお断りします。

「今日はちょっと」「その日はどうも…」とあいまいな返事では、相手は
勘違いして再度誘ってくる可能性がありますし、場合によっては気分を害
することも。

▼ 「ごめんなさい」であとを断つ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「せっかくお声をかけていただいたのに、○○○で忙しくしておりまして、
ご一緒できません。ごめんなさい」

と、「ごめんなさい」「すみません」を最後に持ってくると、断りの意が
強まります。○○○には、仕事、習い事、資格取得の勉強など、説得力の
ある理由を。

仕事にかこつけてしつこく誘いがある場合は

「仕事のことでしたら、就業時間内にお願いしていいですか」

という対処法も。

逆に、誘われてうれしい相手に、どうしても断らなければならない場合は、
最後に「次回はぜひご一緒させてください」「また声をかけてくださいね」
と次につながるひと言を。

もっと具体的に「明日でしたらご一緒できるのですが、残念です」「来週
は手がすきますので、良かったら声かけてくださいね」と、相手が声をか
けやすい状況を伝えて、意思表示しておくとよいでしょう。

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