今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < メール仕様に書きかえる
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                        まずは、形式から

 読者のかたから
 「ビジネス文の表記をメール文にする時にきまりのようなものは
  あるのかどうか」
 という質問をいただきました。

 業務連絡など、紙で作成する文書には、定着した書式があるものですが、
 それをメールに書きかえて送信するケースもあります。
 そのとき、ビジネス文書の書式をメールにそのまま適用できるかというと、
 そうとは限りません。

 質問をいただいた読者のかたは、「ビジネス文書→メール文」にする際、
 次の点に気を付けているとのことでした。

 1)左寄せを基本として、右揃えを考慮しない
 2)発信者をメール最後署名の前に移動する。
 3)日付をはぶく
 4)改行は文の「意味の切れ目」を中心に考える 
 5)改行は1行が右になりすぎないように心がける  など

 上記の5点は、一般文書をメールに書きかえる際、いずれも重要なポイントが
 きちんと押さえられているので、ご紹介しました。

それぞれ簡単に解説しますと…
 1)メールの場合、右揃えや中央揃えは、必ずしも反映されるとは限らない
 2)ビジネス文では発信者名を文書右上に配すが、メールでは署名で代替
 3)メールの場合、ヘッダーに日付が入るので省略可
 4)意味の切れ目で改行する方が読みやすい
 5)メールでは、自分と相手とで一文の改行の位置が異なる場合があるため

 メールに書き換える際には、まず「全体の形式」を上記のようにメール仕様に
 置きかえる必要があります。

 そのうえで、表記についての留意点がいくつかあるので、
 明日以降、ご紹介していくことにします。

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今週は、同じ意味の繰り返し表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < うっかり重複表現(5)
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「約1ミリ程度」

「約1ミリ程度の誤差」

おおよその数値を示す時に、重ねて使ってしまいがちなのが
「約」と「~程度」です。

他の語の後に付く「程度」は、それくらいのという意味があるので
おおよそという意味の「約」と重複します。
そのため、次のように書き換えます。

「約1ミリの誤差」
「1ミリ程度の誤差」

同様に「約10分ほど」というのも重複しているので
「約10分」か、「10分ほど」のどちらかに。

「価格が値下(上)がりする」というのも重複表現です。

価格=値 なので、本来は次のように別々に表現します。
「価格が下(上)がる」「値下(上)がりする」

今週はこのように、うっかり使ってしまいがちな重複表現を
紹介してきました。

「あれ? なんだか変」と思ったときは、
言葉を分解して調べてみるといいですね。

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今週は、同じ意味の繰り返し表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < うっかり重複表現(4)
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「特に目立った特徴」

「特に目立った特徴はありません」

会話では気がつきませんが、こうして書くと
意味の重複に気づきますね。

「特に目立つ」と、目立つ点を意味する「特徴」は意味が同じになるので
上記の一文は次のように書き換えることができます。

「特に目立った点はありません」
「特徴はありません」

ちなみに「特徴」と「特長」の違いは
そのものが持っている、特に他と違って目立つ点が「特徴」、
他よりすぐれている点を指すのが「特長」です。

「特長」が特別の長所を意味するのに対し、
「特徴」はよしあしは関係ありません。

「特に目立った特徴」に似たような重複表現としては
「必ず必要」があります。

これも書いて気づく重複表現で
「必ず」と「必要」の意味が重なるため
「必ず~します」とするか「~が必要です」のどちらかを
使います。

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今週は、同じ意味の繰り返し表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < うっかり重複表現(3)
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 「各部署ごとに」

部署ごとにとりまとめて…」

これもうっかり使っている表現ではないでしょうか。

「各」と「~ごと」の重複です。

「各」はそれぞれ、「~ごと」は名詞や動詞の連体形などに付いて、
そのいずれもが、という意味があります。

意味が重なるので、この場合は「各」か「~ごと」のどちらか一つを
使えばよいことになります。ですから、上記の一文は

部署でとりまとめて…」
「部署ごとにとりまとめて…」
となります。

似たような重複表現に、次の例があります。

週水曜日ごとに販売」

こちらも「毎」と「~ごと」が重複しているので
週水曜日に販売」「水曜日ごとに販売」
と書きかえられます。

一方、連続した状態を示す時に使う

連日、暑い日が続いていますが…」。

これも要注意。「連日」と「~が続く」は同じ意味なので
連日の暑さで…」とか
「暑い日が続いていますが…」と表現します。

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今週は、同じ意味の繰り返し表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < うっかり重複表現(2)
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                          「受注を受ける」

「受注を受ける」

これ、意外と使われていませんか?

でも、よく考えてみると、「受注」は注文を受けること。
「受注を受ける」という表現は
見て分かる通り、「受ける」が重複しています。

「受注」を「注文」と同じ感覚で使ってしまっている
ということなのでしょう。

重複を避けるには…
「受注した(する)」または「注文を受ける」
と表現するのが適切です。

似たような重複表現としては「受託を受ける」があります。
「受託」は「委託を受ける」という意味なので、「受ける」は不要。

「受託した(する)」「委託を受ける」が適切です。

では、受注の反対は?
「発注」ですね。

受注と発注のことを「受発注」と言ったりもします。
「受発注システム」「受発注管理」「受発注管理」
のように使います。

 
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今週は、同じ意味の繰り返し表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < うっかり重複表現
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 「一番最後」

「一番最後に」

これ、Wordの文書だと文字に下線が出て「ちょっとおかしいですよ」と
教えてくれますが、メールでは意外と何がおかしいのか気がつきません。

「最後に」は「最も後に」ということですから
「最も」と同じ意味を持つ「一番」と合わせて使うと
意味が重なっていることが分かります。

ですから、
「一番後に」とするか「最後に」が
本来は正しい表現。

同様に「一番最初に」というのもい
「一番初めに」「最初に」
とします。

「一番最悪なのが」のような使い方も
「一番悪いのは」「最悪なのが」
のいずれかに…。

目くじら立てるほどのものでないのですが、
よく見てみると、ちょっと変という重複表現を
うっかり使ってしまっていることがあります。

今週はそんな「重複表現」について
取り上げてみたいと思います。

日常で、あなたが気がついた「重複表現」があれば
ぜひ、教えてください。

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