今週は、メールの文字化け予防についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < メールの文字化け(4)
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                       iPhoneからのメール

 パソコン同士のメールのやり取りでは問題がないのに
 iPhoneからパソコンに送られたメールが文字化けしている
 ということがあります。

 これは、iPhoneと日本で使用されているパソコンの
 エンコードの違いから発生するもの。

 ですので、パソコンでiPhoneからのメールを受信して
 文字化けしている場合は
 メールのエンコードを「UTF-8」にすると読めるようになります。

 では、iPhoneからパソコンへメールを送る側が文字化け防止に
 とれる対策はないのでしょうか?

 どうやら、裏技的な方法があるようです。
 それは…

 iPhoneの設定で、メールの署名に顔文字を入れるというもの。

 携帯電話にあらかじめ設けられている「絵文字」ではなく
 (^-^) のような「顔文字」です。

 iPhoneの「設定」→「メール/連絡先/カレンダー」→「署名」→
 「iPhoneから送信」の手順で、
 「iPhoneから送信」のところに何か顔文字を添える、つまり

 「iPhoneから送信(^v^)」のようにすると
 相手がパソコンでiPhoneからのメールを受信しても
 文字化けを防げるのだとか。

 実は、私はまだ試したことがないので
 (といか、文字化けのトラブルが起こったことがないので)
 試してみようと思います。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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今週は、メールの文字化け予防についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < メールの文字化け(3)
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                       半角カタカナに要注意

 「環境(機種)依存文字」であはありませんが、
 文字化けを防止するために、メールに使わない方がいいのが
 「半角カタカナ」です。

 パソコンやメールソフトが文字を送受信する際に、
 「半角カタカナ」は変換・復元されにくいため、
 文字化けを引き起こしてしまうからです。

 入力するときは気をつけていても、
 WordやExcelの文章をそのままメールにコピー&ペーストしたときに、
 文字が半角カタカナになってしまうことがあるので注意を。
Webサイトの文字をコピペした時も同様です。

 カタカナは気がつきやすいのですが、
 句読点「、」「。」や、カギカッコ「 」は見落としがちです。

 特にカギカッコは分かりづらいので、
 通常より字間が詰まっていると感じたら確認を。

 送信側、受信側が Windows パソコン同士であれば、
 文字化けは起こりにくいのですが、
 習慣として半角カタカナの使用は避けるのが無難でしょう。
 もし、相手のパソコンが Mac の場合に困ることになります。

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今週は、メールの文字化け予防についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法   < メールの文字化け(2)
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                          代わりの文字

 うっかり使ってしまいがちな「環境(機種)依存文字」としては…

 ・ローマ数字
 ・株式会社などの略
 ・ミリ、センチなどの単位

 が挙げられます。
 ※参照 (ページの下部に主な環境依存文字を掲載)

 ローマ数字は、ローマ字の「I」「V」「X」で代替できます。
 I、II、III、IV、V、VI、VII、VIII、IX、X
 といった具合ですが、少々形に難ありのものもありますね。

 株式会社などの略は(株)、(有)、(代)で
 それぞれ全角のカッコと漢字を組合わせ、
 これを辞書登録しておくと便利です。
 私は、正式表記の「株式会社」「有限会社」も合わせて辞書登録しています。

 ミリとかセンチなどの単位は、私の場合、指定がない限り、
 原稿では「ミリ」「センチ」とカタカナ書きするようにしています。
 面積は「平方メートル」と表記。「m2」と半角英数字で書くより、
 文字数はとりますが分かりやすいからです。

 メールでは単位自体をあまり使うことはないのですが、
 使う時は変換候補の「cm」「m」など半角英文字を選択することもあります。
 ただ、ご覧の通り、文字が小さく分かりにくいので
 「センチ」「メートル」とカタカナ書きする方が結果的に
 入力は早く済むように思います。

 いずれもひと手間かかって面倒ですが、
 安易に「環境(機種)依存文字」を使って文字化けメールを送らないよう、
 気をつけている点です。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、メールの文字化け予防についてです。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法   < メールの文字化け
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相手のメールが文字化けしていたら…

読者のかたから、次のような質問をいただいたので、ご紹介します。

<読者からの質問>————————————————

早速質問なのですが「環境依存文字」はどの程度認識されている
のでしょうか?

使用するメーラーによっては、環境依存文字を使うとそこだけ色が
変わるのでわかるのですが、一般的に最もよく使用されている
Outlook Expressでは判断しづらいので、気づかずに使われている
方が多いようです。

私の取引先さまには署名にまで使用されている方がいます。その方
々からメールを受け取ると毎回一部文字化けが発生します。

「環境依存文字を使ってますよ。」と教えてあげたい気もするので
すが、そこまでするのも何だか差し出がましいようで気が引けると
いうのも事実です。

(中略)

神垣さんは都度先方に伝えますか?
伝えられるとすれば、何とおっしゃいますか?

(読者 T.N 様)
—————————————————————-

環境依存文字とは、機種依存文字とも呼ばれ、
環境によって文字化けしてしまう文字のことですね。
参照 (ページの下部に主な環境依存文字を掲載)

先方からのメールが文字化けして読めない場合は
メールソフトのエンコードを変えて表示をし
それでも読めなければ、先方に「文字化けして読めない」旨を伝え
テキストデータかWordに入れ替えてもらい
再送をお願いします。

実は、あまりそうした経験がなく
「もし、そういう状況になったら…」
という想定での回答です。

T.N さんの質問にあるように
先方のメールの署名が文字化けしているのであれば
最初にメールの返信で

「ちなみに、△△さんのメールの署名にある
○○の文字が文字化けしているようです。
環境依存文字が含まれているかもしれないので
ご確認いただければと思います」

といったことを用件の後に添えて伝えてみます。

タイミングを逃すと伝えづらくなるので
気付いた時点か、
折を見て「ところで、以前から気になっていたのですが…」
と伝えるとよいかも知れませんね。

上記の回答は「読む側」の対処ですが
メールを送る(書く)側も、環境依存文字の扱いについては注意が必要です。
今週は、メールの文字化け予防について取りあげます。

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今週は、気になる表現について解説します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法   < どっちの表現を使う?(5)
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 「かいてい」

今週は雑学的に、どちらを使うのか判然としない言葉に注目して
その成り立ちや違いを解説してきました。

読者のかたから、次のような質問をいただいたので、ご紹介します。

<読者からの質問>————————————————

「改訂」と「改定」の使い分けが辞書を調べても分かっていません。
特に、規定書や標準書のようなルール文書の修正をした場合には、
どちらを使用すべきか?いつも迷っています。

また、「~と」と「~および」の使い分けも分かっていません。

もし、今週のテーマで触れられそうでしたら、
話題にしていただけると幸いです。
(読者 M.O 様)
—————————————————————-

「改定」は、一度決めたものを定め直すこと。
例)運賃の改定、給与改定、学習指導要領の改定

「改訂」は、書籍や文書の内容の一部を直すこと。
例)改訂版、旧版を改訂する

全体的に新たに改めるのが「改定」で、一部をあらためるのが「改訂」
ということでしょうか。

一般的に用いられているのは「改定」で、
法令文でも「改定」で統一されています。

質問にある「規定書や標準書のようなルール文書の修正をした場合」は、
部分的な修正であれば「改訂」ということになりますね。

次に「~と」と「~および」について。

これは意味としては、どちらも同じです。
複数の事物や事柄を並列して挙げたり、別の事物・事柄を付け加えて言ったりするのに
用いる接続詞です。

法令文や文書に使われているのが「および」のため、
改まった文書には「および」がよく使われていますが、
堅苦しい言葉でもあるので、メールでは「と」を使う方がよいと思います。

このように、「どちらの表記を使うのか分からない」という場合におすすめの
基準となる用語集があります。

これまで何度か当メルマガでも紹介してきましたが、
私の場合は次の2冊を併用しています。

共同通信社の「記者ハンドブック」

「朝日新聞の用語の手引」

どちらか1冊でいいので、手元に置き、すぐ調べるようにしておくと、
今週取り上げたような用語の違いを確認できます。

辞書よりハンディなので、持ち歩く時にも便利。
手すきの時に目を通すだけでも、勉強になりますよ。

 
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今週は、気になる表現について解説します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法         < どっちの表現を使う?(3)
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                            「ねんれい」

今週は雑学的に、どちらを使うのか判然としない言葉に注目して
その成り立ちや違いを解説しています。

「年令」と「年齢」。

あなたは、どちらを使っていますか?

パソコンの文字変換でも両方が出てきます。
便宜的に広く使われているのが「年令」ですが、
法令・公用文など、正式な文書には「年齢」が用いられています。

新聞の統一表記も「年齢」となっているので
どちらか迷った場合は「年齢」を使うとよいでしょう。

では、年齢を表す
「才」と「歳」。

こちらも、パソコンの文字変換で両方出てくる文字で
便宜的に「才」が多く使われていますが
正式には「歳」を用います。

新聞の統一表記も「歳」が使われます。

手書きする時には「年令」や「才」が書きやすいですが
パソコンで文字を入力する際には「年齢」「歳」を
意識して使うようにするといいですね。

 
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