今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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仕事 ‎Begin のメール作法　　　＜ メール仕様に書きかえる（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「以上＋ひと言」で結ぶ

ビジネス文をメールに書きかえる際の「書きかえポイント」として
次の3つを挙げました。

1）「拝啓」などから始まる前文は不要
2）「記」で始まり「以上」で終わる「記書き」をメインに
3）「記」はなくてもよく、「以上」にひと言添えて結ぶ

昨日は2）の「記書き」について解説し、

ビジネス文の「記書き」部分をメールに反映するとよいことを
述べました。

ビジネス文書では「記」をセンター合わせにして、必要事項を記述し
最後に「以上」を右端に配して結ぶのが定型のパターンです。

これをメール文にする場合は、「記」は省略してよく、
「○○についてお知らせします」といった前置きの後、
必要事項を挙げていきます。

「記書き」では「記」に呼応して、最後に「以上」が使われているので、
両方をセットで使いますが、
メールで「記」を省くのであれば「以上」で結ぶ必要もない
ということです。

「記」をセンターに、「以上」を右端に配置するのも
メールではあまり意味をなしません。
ずれて見えたり、文字を寄せる手間がムダにかかるためです。

社内向けのメールでは、結びの表現として「以上」を使うのは差し支えない
と思いますが、社外宛てには
「以上です。ご確認のほど、よろしくお願いたします」
「以上、ご確認をお願いいたします」
のように「以上＋ひと言」で結ぶようにすると丁寧です。

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Category: メール作法Tag: 書き換え

2011年7月21日

【仕事のメール心得帖】「記書き」に注目＜メール仕様に書きかえる（3）＞VOL.1535

今週は、ビジネス文書→メール文への書きかえについてです。
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仕事のメール作法　　＜ メール仕様に書きかえる（3）＞
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　「記書き」に注目

ビジネス文をメールに書きかえる際の「書きかえポイント」として
次の3つを挙げました。

1）「拝啓」などから始まる前文は不要
2）「記」で始まり「以上」で終わる「記書き」をメインに
3）「記」はなくてもよく、「以上」にひと言添えて結ぶ

1）についてはVOL.1534で解説したので、

今回は
2）「記」で始まり「以上」で終わる「記書き」をメインに
について述べます。

「記書き」とは、「記」で始まり、「以上」で終わる、
ビジネス文書に特有の表記で、

本文とは別に、内容を箇条書きにして簡潔に分かりやすくまとめた書式を
指します。通知などによく使われていますね。

メールでは、極端にいえば
ビジネス文書にある、この「記書き」部分を
簡潔にまとめ直したものと考えてよいでしょう。

「拝啓～」などで始まる儀礼的な前文を省き、
用件のみを伝えることができるのが
メールの利点でもあります。

メール文を作成するときは、「記書き」を書く要領
つまり、箇条書きにして要点をまとめる習慣をつけておくと
短時間で的確に処理できるようになります。

まとめ方のポイントは、5W1Hを基本に
「日時」「場所」「対象」「実施項目」「目的」「方法」
場合によっては「費用」などを順に整理して、表記します。

ビジネス文書をメールに書きかえる時は
この「記書き」部分を中心に構成すると、要点が絞られた内容になります。

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