今週は、メール対応で心得ておきたいポイントについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール対応のポイント（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　言いにくいことを伝えるには？

　今週は、メール対応を行ううえで、心得ておきたいポイントについて取り
　上げてきました。

　VOL.1416で、一つ目のポイントとして「相手が最も知りたいことは何かを
　考えて書く」ことを挙げた際、読者のかたから同意をいただくとともに、
　次の感想をいただきました。

　> 　賛成です。
　> 　そして、断わりの手紙のときには、
　> 　「相手が最も知りたいこと」は「こちらが最も言いにくいこと」
　> 　でもあります。

　確かにそうですね。断るとき、「なぜなのか？」という相手に疑問に、
　本音や真実やそのまま書いてしまうと不都合が生じることもあります。

　「言いにくいこと」だからこそ、言葉を選び、時に建前を述べたり、婉曲
　な表現でオブラートに包んだりして、伝えることがあります。

　こうした「直接的でない表現」は、「歯切れが悪い」「遠まわしではっき
　りしない」と否定的にとられがちですが、「言いにくい」ことだからこそ、
　相手に必要以上のショックや打撃を与えないよう、表現を工夫することで
　もあります。

　「真実を隠す」とか「嘘をつく」ことではなく、表現を婉曲にすることで
　察しがつくように持っていく表現力は「伝える技術」として知っておいて
　よいはず。

　▼　相手を不快にさせない表現力
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　例えば、「恐れ入りますが」「恐縮ですが」「差し支えなければ」など、
　直接的な表現を和らげる緩衝材となる言葉（一般にはクッション言葉と言
　われますが）は、日本社会で培われた、人間関係に“角をたてない”で済
　むように工夫された知恵と言えます。

　「言いにくい」ことを、相手を不愉快にせずうまく伝える知恵や工夫は、
　メールだけでなく文書や会話でも必要とされる技術。私自身も日々、研鑽
　していかなくてはと心に留めています。

今週は、メール対応で心得ておきたいポイントについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール対応のポイント（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　的を射た内容にするには？

　今週は、メール対応を行ううえで、心得ておきたいポイントについて取り
　上げています。

　三つ目のポイントは「的確に、簡潔に」です。

　これは、一つ目のポイント「相手が最も知りたいことは何かを考える」を
　前提に考えると、まとめやすいです。

　相手が知りたいのは「できるか・できないか」「イエスか・ノーか」「完
　成か・未完成か」…と考えていけば、自ずと何から述べるべきかが分かり
　ます。

　そのほかにも「期日はいつか」「費用はいくらか」「どのように対応する
　か」に焦点を合わせると、的を射た内容にまとまります。

　▼　「ぜい肉」のないすっきりした内容に
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　避けたいのは、無駄な情報や余計な事柄をさしはさむこと。

　「できるか・できないか」と問われているのに、できない理由をダラダラ
　と書き連ねるのはNG。

　確認をとったり、判断をおあおごうとしているのに、批評やマイナスな意
　見ばかり並べ立てるのも建設的ではありません。

　具体的な対策や、実行可能な方法を挙げるのではなく、「意見」と称して
　ケチや文句をつけるのもやりとりを不毛にするだけです。

　いわゆる「ぜい肉の多い内容」

　見通しもなく無責任に「やります」「できます」というのも困りますが、
　本題から逸れた事柄にこだわり、内容をいたずらに膨らませた「ぜい肉の
　多いメール」にならないよう気をつけましょう。

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　【しごび】の お 知 ら せ
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　※参考記事
　　

今週は、メール対応で心得ておきたいポイントについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　 ＜ メール対応のポイント（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　やりとりを進めるには？

　今週は、メール対応を行ううえで、心得ておきたいポイントについて取り
　上げています。

　二つ目のポイントは「自分の主張より、相手の要望や都合を聞き出す」です。

　相手との関係が良好な時は、別段、気になりませんが、
　「相手が悪いのであって、自分のせいではない」という状況だと、つい感
　情的になり、こちらの主張を通してしまいがちです

　ですが、相手との関係がこじれ、嫌悪な状態になっているときほど、まず
　は相手の言い分に耳を傾け、相手が何を望んでいるかを知ることが必要で
　す。

　双方が感情的になってしまうと、メールの場合は特に、収拾のつかない事
　態に発展する可能性が大きいからです。

　▼　目指すゴールは解決であり、けんかすることではない
　￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
　トラブルが発生した時、一番に考えるべきは「どうしたら問題を解決でき
　るか」であり、責任のなすり合いや悪者探しではありません。

　状況を知るために相手の言い分を聞くのであり、聞きとった内容から、次
　に打つ手を判断していかなければなりません。感情を逆立てて、けんかし
　ている場合ではないのです。

　現状を把握したうえで、相手の要望のうち、こちちらが譲歩できる部分、
　譲れない部分を明らかにしたうえで、次の交渉が始まります。

　こうした深刻な事態以外でも、自分の都合ばかりごり押しし、相手の都合
　を聞き入れない態度は相手を不愉快にするだけで、良好なやりとりはでき
　ません。

　相手に流される、言いなりになるということではなく、まずは相手の要望
　を把握してから、自分の言い分を述べることがメールのやり取りに限らず
　必要なことと考えます。

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　【しごび】の お 知 ら せ
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