今日は「嫌われるメール」の2回目です。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 嫌われるメール（2）＞
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ちょっとしたことではあるけれど…
▼ 名前がない
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冒頭に名前がない。文中にも名前が出てこない。
相手の名前がないビジネス・メールは、高飛車な感じに受け取られます。送っ
た側にそんな気がなくても、です。
人と対面する時でも、いきなり「ねえねえ」とか「おい」とは言いませんよね。
名前で呼ぶのは、相手に対する基本的な礼儀ですし、相手との親密度も増しま
す。
ならば、メールも同じ。冒頭には「○○様」と相手の名前をお忘れなく。
続いて、「神垣です」と、なるべく自分の名前を名乗るといいですね。私は、
会った回数が少なく、久しぶりに連絡する相手には「以前、△△△の取材でお
世話になった神垣です」というふうに、相手に思い出してもらえる前ふりを入
れるようにしています。
宛名や自分の名前があれば、万一、別の人に誤送した場合も、間違いが分かり
やすいですが、名前がないと思わぬ誤解を招くことにもなりかねません。
▼ 固有名詞は正しく
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社名や部署名、役職名もお間違いなく。固有名詞は正しく覚えておくことが肝
要です。
私は、神垣を上垣と間違えられるのはしょっちゅう。なぜか新垣と間違えられ
たこともあります。
こちらが何度も「お世話になります。神垣です」と書いて返信しているにもか
かわらず、やっぱり「上垣」でメールが返ってきて、思わず笑っちゃいました。
相手にはそうインプットされてしまったのでしょうね。
▼ ハンドルネームに要注意
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翻訳会社の方から聞いた話ですが、翻訳のトライアルを受けるとき、本名を名
乗らずハンドルネームで応募してくる人がいるそうです。これは、結果を見ず
とも採用の可能性は薄そう…。
ハンドルネームも使いようで、仲間内で呼び合うのには何の問題もないですが、
ビジネスメールでの使用は避けたほうがよいでしょう。
以前、仲間とメルマガを発行していた際、原稿ではハンドルネームを名乗って
いましたが、相互広告の依頼は「担当の神垣です」と本名を名乗ってやりとり
していました。
そのほうが相手に安心してもらえるし、逆に本名で返事や依頼がくる相手には
好感を持ちました。
ハンドルネームって覆面みたいなものですから、相互広告など、お願い事をす
るような場合は、名前を明らかにしてやりとりしたいですね。感想メールも本
名でいただいたものの方がよく覚えています。
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神垣が企画・編集を担当しました。
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