今週は、不確かな情報を伝達しないための心得についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 正確な情報の伝え方
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                        「いつ」の情報か?

 ビジネスメールの目的は
 早く、正確に情報を伝えることです。

 しかし、スピードを重視するあまり、
 不確かな情報、あいまいな情報をきちんと確認しないまま
 伝達してはいないでしょうか。

 メールには「CC」という複数の人に一斉に送信できる同報機能や
 人からのメールを簡単に「転送」できる機能もあるので
 情報を拡散するのはたやすいですが

 だからこそ、
 噂や憶測、根拠のない情報をうのみにして
 そのまま広げるのではなく
 自分で“裏をとる”“確認する”作業が必要です。

 正確な情報を伝える際に
 気をつけることの一つが
 それは「いつ」の情報か、ということ。

 災害時には様々な情報がメールだけではなく、
 ツイッターやフェイスブックなどのSNSでも大量に流れてきますが、
 過去の情報がいつまでも拡散し続けられている、ということが
 起っていました。

 1週間前のメールと今日のメールでは
 状況が変わっていることの方が圧倒的に多いです。

 メールを受け取る時も、送るときも
 情報の鮮度を気に留めておきましょう。

 メールでやり取りする際も
 「9月5日の時点で、こういう状況です」
 のように日時を明記すると、目安になります。

 今週は、メールを送る時、受け取る時
 正確な情報を伝達するために
 どんなことに気をつければよいかを考えていきましょう。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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 まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が
 紹介されました。

 ビジネスメールでうっかり間違いやすい敬語の使い方について
 2つの例を挙げています。

 ▼「させていただく」を多用するメールが、あなたの印象を悪くしている

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今週は、依頼にまつわるメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 依頼メールあれこれ(5)>
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                         人との関わり方

 今週は、人に依頼するとき、
 人からの依頼を受けるとき、
 または、断るときのポイントを紹介してきました。


 頼むときも断るときも
 共通するポイントは、相手の都合を考えることです。

 時間がない中での急ぎの依頼、
 予算がない中での無理な依頼など、
 必ずしも好条件で頼み事ができるとは限りません。

 相手に対して、無理を承知で
 お願い事をすることもあると思います。

 頼めば引き受けてもらえるのが当たり前ではなく
 相手に時間や労力、金銭の負担をかけているかもしれないことを
 常に気に留め、謙虚な姿勢で対応することです。

 「ありがとうございます。よろしくお願いいたします」
 という感謝の気持ちと言葉を忘れずにいましょう。


 自分の都合しか考えてない頼みごとには
 人は容易に気を許しません。

 日頃の付き合いもとても大事です。

 長らく会ったり、連絡を取り合ったりしてない人から
 急に連絡があり、金銭がらみの頼み事をされても
 簡単には応じにくいものです。

 仲間や友達を装ったなれ合いや
 不必要につるむベタベタした関わりに依存するのではなく

 いざというときはいつでも協力・対応する
 という信頼関係を互いに築けるか。

 自分から頼むばかりではなく
 相手の頼み事にできる限り応じる姿勢、
 「お互い様」という気持ちで
 人と接することも大切と考えます。

 会うことができなくても
 相手に気にかけているのであれば、

 そういうときこそ、メールで連絡をとり、
 挨拶や近況報告をしてみるとよいのではないでしょうか。



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 【しごび】 の お 知 ら せ 
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 残席 3席となりました!
 
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        ビジネスメールでも使える!
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      【 人づきあいのたおやか大和言葉 】
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 <名古屋>講座ページ
  
 ◆日 時/9月17日(土) 15:00~16:30(90分)

 ◆受講料/3,000円(テキスト代含む)
      ※別途、ドリンクのオーダーをお願いします

 ◆定 員/10名  
 
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 定員になり次第、締め切ります。
 少人数の和やかな講座です。男性の参加も大歓迎!

 仕事のメールや人づきあいに取り入れられる
 大和言葉を一緒に学びましょう!


 ■お申し込み方法は……

 上記のFacebookのイベントページに
 参加表明とコメントをお願いします。



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今週は、依頼にまつわるメール対応についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 依頼メールあれこれ(3)>
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                         依頼に対する返答

 今週は、人に依頼するとき、
 人からの依頼を受けるとき、
 または、断るときのポイントを紹介しています。

 依頼や頼み事を引き受けるとき
 「いいですよ」「分かりました」という意思表示を
 メールでする場合、

 一般的に使われるフレーズが
 「承知しました」
 「承りました」
 です。

 「かしこまりました」というフレーズもありますが、
 こちらは電話や直接対応するときに用いられることが
 多いようです。

 では、即答できないときは?

 確認して返答する場合は
 「確認しまして、すぐにご連絡いたします」
 「すぐに確認いたしますので、少々お時間をいただけますか」
 としますが

 ここでのポイントは「すぐに」。

 この一語がなくても用件は伝わりますが
 あれば、自分の用件に迅速に対応してくれている
 と相手がイメージできます。
 
 すぐに対応できない場合は

 「担当者が出張中ですので、確認後
  9月2日(金)中にご連絡いたします」

 と、いつまでに返答できるかを提示すると
 相手もめどがつきます。

 依頼に対して
 即答できるとは限りません。
 
 確認や返事がすぐにできない場合は、
 どのくらい時間を要するのか、
 いつまでに返答できるのかを
 相手に伝えることを心がけましょう。



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 【しごび】 の お す す め
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 お店の見た目とか、メニューとか
 そういうものを超越したところにあるもの
 それは・・・

 
 第234号 純喫茶明日香
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今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < うっかり敬語(5)
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「校長先生」

読者の方から、二重敬語について下記の質問をいただきました。

<読者からの質問>————————————————

二重敬語についての質問です。

1 校長先生は、二重敬語だと言う方がいました。
2 ○○先生 様、も二重敬語だと言われました。

人間でないものへの敬語について♪
○○市さんの△△さんというのでなく、
○○市の△△さんと呼ぶべきと言われました。

考え方を教えて下さい。宜しくお願いします。
(読者 S.Sさん)
——————————————————————

話し言葉では、頻繁に使っている「校長先生」ですが
「校長」という役職は学校の責任者であり、職員の中の「長」。

敬称としては、「校長」とするのが適切です。

メールや手紙の宛名としては
○○小学校 山田太郎校長
○○小学校校長 山田太郎先生

と書きます。

「先生」は、それ自体が敬称なので
「先生様」と敬称の「様」をさらに付け加える必要はありません。

メールや手紙の宛名は
山田太郎先生
とするのが適切です。

店舗や会社に「さん」を付けた記述を
ブログやSNSの投稿で見かけますが

市町村など、地方公共団体の職員に対して
「広島市さんの山田さん」
という書き方をしたからといって
相手に敬意を示していることにはなりません。

メールや書面で連絡する際の宛名は
広島市観光課 山田様
と書けばよく

相手の所属先、勤務先である市町村名にまで
「さん」を付ける必要はありません。

話し言葉では「校長先生」「山田屋さん」のように
気安く言っていますが、

書き言葉は文字として残るものでもあり
相手への敬意を込めた
敬称を意識して使うようにするとよいのではないでしょうか。

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【しごび】 の お 知 ら せ その1
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1か月を切りました。
お申込み、お待ちしていま~す!

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【しごび】 の お 知 ら せ その2
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来週半ばから台湾へ行くため、
1週間メルマガの配信を休みます。

次回の配信は、8月29日(月)です。
おみやげ話、楽しみにしていてください!

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今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法          < うっかり敬語(3)
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  「拝見させていただき」

———————————————————
インターネットで貴社のホームページを拝見させていただき
メールさせていただきました
———————————————————

上記は、ある営業メールの一文です。

2行にわたり「~させていただき」が
使われています。

1行目の「拝見させていただき」で伝えたいのは
あなたの会社のホームページを見ました
ということ。

「見る」の謙譲語は「拝見する」なので、
1行目は「ホームページを拝見し」
とすればよいのですが、

「拝見する」に、謙譲語「~させていただく」が
付け加えられています。

さらに2行目の文にも
謙譲の「~させていただく」が続いているので、
うっとおしい敬語の一文になっています。

無駄な敬語を整理し、書き直してみましょう。

———————————————
インターネットで貴社のホームページを拝見し
 ご連絡いたしました
———————————————

2行目の「メールさせていただきました」から
敬語をはずすと「メールした」となるので

言い回し自体を「連絡した」に書き換え、
その謙譲語「ご連絡いたしました」
としました。

「~させていただく」を使っておけば
敬語らしくなるから、と多用しがちですが
読み返し、整理して
効果的に敬語を使いたいですね。

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【しごび】 の お す す め
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「きれい」の意味を今一度
考え直してみよう!

第233号 きれいな店舗
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【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
その答えが、このメルマガを読めば分かります。

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今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < うっかり敬語(2)
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「ご覧になられたい方」

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本書のパンフレットをご覧になられたい方は、
こちらからダウンロードの上、ご覧ください。
——————————————

上記の一文は、ある書籍のパンフレットの入手方法
についての一文です。

最初の1行にある
「ご覧になられたい方」
に注目してみましょう。

「パンフレットを見る」の「見る」の尊敬語は
「ご覧になる」。

「見たい方」を尊敬語に変換する場合
「ご覧になりたい方」
とするのが適切です。

しかし、上記の文例は
「ご覧になられたい方」と、
尊敬語の「ご覧になる」にさらに
尊敬の「~られる」が付け加えられています。

このように尊敬語に尊敬語を余計にくっつけた
うっかりミスもよく見かけます。

上記の文例は、次のように書き換えました。

——————————————
本書のパンフレットをご覧になりたい方は、
こちらからダウンロードをお願いします。
——————————————

2行目の「ご覧ください」は、
前の文の「ご覧になる」と重なるので
「お願いします」に書き換えました。

または
——————————————
本書のパンフレットをご覧になりたい場合は、
こちらからダウンロードをしてください。
——————————————

このように、
1行目を「方」から「場合」に変えてもよいでしょう。

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【しごび】 の お す す め
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「こんな時、どう書いたらいい?」と迷ったら……
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