今週は、読者の方からの質問に回答します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　CCへの返信の徹底

　CCされている相手への返信＜ 読者からの質問（4）＞VOL.2783
　に対するメールです。

　＜読者からの質問＞————————————————

　　連日のご健筆ご苦労様です。
　　何時も社員教育に利用させて頂いております、ありがとうございます。

　　今回のご回答は、非常に的を得たものと考えますが、
　　私は、最大のリスクである、CC先に返事が配布されないリスクに鑑み、
　　社員には、来信には、原則として、
　　「全員に返信」キーを使って返信するよう指導しています。

　　また、当方からのメールには、署名の後にカッコ書きで、
　　「返信は全員へ返信キーをご使用下さい。」と記載しております。
　　ご参考まで。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 Tさん）
　——————————————————————

　客先からのメールに
　相手の上司にあたる人がCCされていた場合の
　返信するときの宛名の書き方について質問があり、

　宛名は相手の名前のみとし、
　全員へ返信を、と回答したのですが

　わたしの回答に対する追記として
　上記のご意見をいただきました。

　相手のメールにCCされている人がいるのを見落として
　「全員へ返信」しそびれた経験が
　実はわたしにもあり、注意しているのですが

　Tさんのように返信漏れを防ぐため
　社内で指導を徹底するのは大切なことだと思いました。

　署名の後に「返信は全員へ返信キーをご使用ください」と
　記載するのは有効な方法ですね。

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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が紹介されました。

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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　～というかたち

　「時間のほう」＜ 敬語の勘違い（4）＞VOL.2755
　に対するメールです。

　＜読者からの質問＞————————————————

　　気になるフレーズがあったので、メールします。

　　社外のセミナーを受けた際、
　　プレゼンターの方々が皆
　　「～というカタチを取らせていただきます」と
　　連発されるので笑えてきました。

　　「～のほう」と同じく、回りくどい印象を受けました。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 N.Iさん）
　——————————————————————

　「資料のほう、お送りしました」
　「製品のほうですが、すぐに送付いたします」

　このように「～のほう」を
　断定を避けるためにむやみに使うのは
　文章を回りくどくするので注意

　と VOL.2755の配信で述べたことに対して
　いただいたのが上記のメールです。

　「～というかたち」も
　なくても意味の通用する言葉ですが、
　話し言葉や書き言葉でも
　合いの手のように頻繁に使ってしまう
　言い回しかもしれません。

　「送料はお客様にご負担いただくかたちになります」
　「お一人様1個というかたちで販売しております」
　のような使い方をしているのを目にしたり、耳にしたりしますが

　「送料はお客様にご負担いただいております」

　「お一人様につき1個の販売です」あるいは
　「お一人様1個にて販売しております」

　このように
　「～というかたち」という言い回しを取り払っても
　文意は通じ、文もスッキリします。

　「～のほう」「～というかたち」といった言い回しは
　言う側、書く側は丁寧な表現のつもりで使っていても

　聞く側、読む側は「まわりくどい」と感じることがあるので
　無意識に繰り返し使うことがないよう注意が必要です。

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今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 怪しまれないメール対応（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　怪しいメール事例

　件名が「重要」で始まるメールが2通を
　ほぼ同時期に受信しました。
　1つは

　［重要］「個人情報保護方針」ならびに
　「○○会員規約」「○○スーパーポイント利用規約」改定のお知らせ

　という件名。もう1つは

　【重要：必ずお読みください】XXXX CARD WEBサービス ご登録確認
01/19/2017

　いずれも重要事項を伝えるメールのため、
　社名（ここでは○○やXXXXで表記）が明記され、
　サービス名や日付も書かれています。

　メールボックスに
　上記2通のメールが上下に並んでいると
　怪しさや不信感は感じられません。

　しかし、両メールの「差出人」を見ると
　前者のメールは「○○株式会社」
　後者のメールは「重要通知」
　となっていました。

　件名だけでは気付かなかった
　「怪しさ」が差出人名ではっきりしました。

　差出人のメールアドレスも
　前者は社名のドメインがあるのに
　後者は件名にある社名とは関係ない会社のフリーメールでした。

　本文には
　所定のURLからログインして、IDの変更を促しており
　不審なサイトへ誘導する内容でした。

　一時期、銀行を名乗る似たような内容の迷惑メールが
　横行したことがありますが
　このように
　件名だけでは迷惑メールとはすぐに気付きにくいメールは
　増える一方です。

　今後もビジネスメールを装った迷惑メールは
　巧妙化していくものと思われます。

　いたちごっこではありますが、防御策としては
　受診した時点で、よく確認することが重要。

　自分が仕事で使うメールアドレスや設定が
　迷惑メールに間違われる曖昧な要素がないか、
　今一度チェックを。

　職場や部署内で
　メールの差出人名を統一しておくのも
　一手です。

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今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法      ＜ 怪しまれないメール対応（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　差出人名に注意！
　メールの「差出人」の項目も
　「個人名」「部署名」「社名」が分かるように
　きちんと入力しましょうと、
　昨日述べました。
　
　ある会社から実際に送られてきたメールの
　「差出人」は、
　「経理　担当者」でした。

　しかも、添付ファイルのあるメールだったので
　一瞬、ビジネスメールを装った迷惑メールと思い、
　削除するところでした。

　件名は、私の事務所名に「1月末お振込分　支払明細書」とあり、
　メール本文にも
　経理担当者の名前やメールアドレスが明記され、
　添付ファイル名も私の事務所名が書かれていたので、
　安心したのですが、

　「差出人」の表記は危険だな、と思いました。

　「経理　担当者」という差出人名は、
　社内ではなんとなく予測はついても、
　社外の相手からは「どこの」「誰か」は見当がつきません。

　差出人名が「社名＋名前」のパターンは
　「株式会社○○○○　佐藤花子」
　が基本ですが

　株式会社を（株）としたり
　（※環境依存文字は使わず、カッコから入力）
　省いたり、名前を姓だけとしてもよいでしょう。

　名前を入れないパターンでは
　「社名＋部署名」　例えば
　「○○○○　企画推進室」
　「○○○○　マイナンバー収集担当」
　もあります。

　ある会社は
　差出人名が「XXXXX@YYYYY.co.jp」となっていて、
　きちんとした専用アドレスなのだろうけれど、
　それが差出人になっているとは、もったいないなと思いました。

　メールの「差出人」は
　「件名」同様、目につき
　不審なメールかどうかをチェックするポイントでもあるので、
　きちんとした名称を心がけましょう。



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【しごび】 の お す す め
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　仕 事 の メ ー ル 作 法      ＜ 怪しまれないメール対応（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　怪しまれない設定

　ビジネスメールを装った迷惑メールに
　間違われないためには
　件名も本文も具体的に書きましょう
　と昨日、述べました。
　

　しかし、
　日報、週報、月報のように
　定期的に送付が義務付けられているメールの
　件名はどうすればよいでしょう。

　日報の場合は
　「日報の送付」ではなく
　「2月1日　日報の送付」と日付を、

　「1月報告書の送付」という場合は
　「2017年1月　報告書の送付」
　のように年を入れると
　具体性が増します。

　または
　「1月報告書（山田分）の送付」
　「1月報告書の送付（山田）」
　のように自分の名前を入れると

　単に「1月報告書」という件名より
　誰からのメールか、判別がつきやすいです。

　名前といえば、
　メールの「差出人」の項目も
　きちんと入力しておくことを
　お忘れなく。

　他のメールと区別がつくように
　「個人名」
　「部署名」
　「社名」
　など必要な要素を
　差出人に入力しておきましょう。

　差出人が
　yamada　とか　sasaki
　のように英字のみの表記だと
　本文に社名や担当者名が書かれていても

　件名だけで
　大手の企業や銀行名を名乗った
　迷惑メールと勘違いされることも。

　ビジネスメールを装った迷惑メールが増えている昨今、
　そうしたメールと間違われないよう
　職場で使うメールアドレスの基本設定も
　見直し、防御策をとることをお薦めします。







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懸命な件名

ビジネスメールを装った
ウイルスを格納した迷惑メールの増加について
昨日述べました。

メールの件名も本文も
簡素で簡潔。

余計なこと、つまり、具体的なことは避け、
誰が読んでも思い当たるような
差し障りのない言葉が使われています。

件名なら
「送付」
「写真を添付致します」
「発注書を作成しましたのでお送りします」

本文なら
「請求書が届き次第、お支払いについてお願いします」
「キャンセル手続きが下記の通り完了しております。ご確認ください」
といった具合。

「何を送付するのか」
「どの写真なのか」
「いつ発行の書類なのか」
具体的な記述はないのが特徴ですが、
いかにも日々のメール対応で
目にしそうな書き方です。

このような迷惑メールに間違われないようにするためには
どうにでもとれるような曖昧な記述は避け
具体的に書くことがポイントです。

件名であれば
「送付」だけではなく
「2月3日懇親会　参加者名簿の送付」

「写真を添付致します」ではなく
「社内報3月号　表紙写真を添付致します」

「発注書を作成しましたのでお送りします」ではなく
「相続小冊子増刷の発注書をお送りします」

このように
「いつの」「誰の」「どこの」
などの項目について
他と区別できるように具体的に書きます。

本文も同様で
「請求書」についてなら

「何の」案件の
「いつ」発行の請求書で
「いつまで」に送付するのか
と実際に送付するにあたり必要な項目を書きます。

逆に、こうした
具体的な記述がないメールは
不審なメールとして
送信元をしっかり確認しましょう。

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ゲストの山持真美さんは
中国新聞の情報紙「フェニックス」2－3月号でも
紹介されています！

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