今週は、言い切る場合とそうでない場合の表現について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 表現のメリハリ(4)
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煮え切らない表現

今回のテーマに関連して、読者のかたからいただいた
メールをご紹介します。

<読者からのおたより>——————————————–

今日のメルマガの話題に関係ないかもしれませんけど、
一つぼやいていいですか?

「・・・したいと思います」

もうすっかり市民権を得てしまいましたね、この二重表現。
私だけは絶対使わないでおこうと心に決めております!

でも、話すときはつい使いがちですよね。
それくらい便利な表現。
それは身をもってわかります。

だからこそ、言い切る人に好感が持てます。
特にヒーローインタビューでは使わないでほしいな~。

「明日からも頑張りたいと思います!」

思わんとガンバレよ!(笑)
(読者 S.Yさん)
——————————————————————

「~したいと思います」
確かに便利な言葉ですよね。

定番フレーズとして普及している感もありますが
受け取り方によっては、あいまいな印象、自信がない印象を与える
フレーズです。

私も客先へのメールには
極力使用することを避けています。

「20日午後には伺いたいと思います」
「本日中にお送りしたいと思います」
よりも
「20日午後には伺います」
「本日中にお送りします」
と言い切る方が明快で確実な印象を与えます。

「~と思います」「~になりそうです」
といった表現も“煮え切らない”フレーズです。

でも、使うこともあります。
強引な相手の申し入れをかわしたいときや
明言を避けたいときなどです。

これ以上、関わらない方が得策
あるいは、詳細を知らせない方がいい
という相手には、上記のような
“煮え切らない”フレーズを使って逃げ切ることがあります。

メールは、基本的に記録として残るものなので
内容の重要度や、取り扱いに注意を要する場合は
言い切る、言い切らないの使い分けを意識したいですね。

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>今週は、肯定的な表現例について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 短所を長所に(2)
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人の批判

今週は、知っておくとよい
短所を長所に書き換える表現例をご紹介しています。

身近に一人や二人いるのが、おせっかいな人。
「Aさんはおせっかいが過ぎる」「Aさんはおせっかいだから」
と書くと悪口になりますが
「Aさんは面倒見がいい」「Aさんは世話好きだから」
とすれば、人づてに本人が聞いたとしても悪い気はしません。

おとなしい人のことは
「物静かな人」。もっと言えば「思慮深い人」。

ずけずけとものを言う人、口うるさい人は
「率直でわかりやすい」
と評することができます。

本人には明かさないつもりでも
うっかり言ったり書いたりした相手への批判が
めぐりめぐって本人のもとに届くとも限りません。

人を評するときは
差し障りがない表現にいい換える術を知っておくのも
処世術の一つではないでしょうか。

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今週は、同じ読みで意味が違う言葉についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法  < 言葉の違い >
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                         「意志」と「意思」

今週は、間違いやすい同音異義語の意味や用法の違いを
確認していきたいと思います。

▼「意志」と「意思」

「いしが強い」というときの「いし」はどちらの漢字を使うでしょう?

「意志」ですね。
ものごとを成し遂げようとする心のことを「意志」
「持っている考えや思い」を指すのが「意思」です。

「~したい」と思う気持ちを表す「意志」は心理学用語に多く見られ、
「意志が強い」「意志を貫く」「意志薄弱」のように使います。

一方、一般的に「考え」を表す「意思」は法律用語に多くみられる言葉で
「意思の疎通」「辞任の意思」「意思表示」のように使います。

▼「異義」と「異議」

異なった“意味”を指すのが「異義」
異なった“意見”を指すのが「異議」です。

「同音異義」は、同じ音で異なる意味の言葉のことで
「異議申し立て」は異なる意見を申し立てること。

もうひとつ、
「有意義」の「意義」は
ものごとの価値や重要性を意味する言葉です。

漢字一字の違いで意味が変わってくるので
文字を入力する際に気をつけましょう。

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今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 読み手の負担を考える(4)
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文字量の目安

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。

1回のメールの文字量の目安としたいのが
パソコン画面をスクロールせずに読めるボリューム。

画面を下へ下へとスクロールしないといけないほど
文字量が多い場合は
Wordなどにまとめて添付する方が得策です。

メールは、ご存じの通り
行間が詰まっているので
通常の文書を書く時よりも
改行の頻度を高くして、文章をまとめないと
見た目の圧迫感が強いのです。

たいした文字量でなくても
詰め打ちでびっしり文字で埋めてしまうと
圧倒されて、読む気がしなくなるという
ことも…。

かといって
一行ごとに改行した文面というのも
全体的に見たときにパラパラして
これもまた読みづらいものです。

1行の文字数、改行の頻度は
自分でより心地いい状態に調整していく必要がありそうですが

1回のメールのボリュームとしては
1画面に収まる量を目安に、
文章をまとめ、整理する習慣を付けることをお勧めします。

さらに、
用件ごとにメールを分けることも心掛けたいポイントです。

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今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読み手の負担を考える(3)
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                             個別に指示

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。

複数の人に同時にCCでメールを送るとき
全員に読んでほしい内容だからCCにするわけですが
実際は、もっと個別に知らせたいこともあると思うのです。

そういうときは
CCのメンバーの名前別に個別にコメントします。

例えば、こんな感じです。
——————————————-
To:田山さん
CC:浜村さん, 永田さん
件名:○○社 取材記事の件

お世話になります。神垣です。
○○社 取材記事の件ですが
先方取材が9日10時に決まりました。

>田山さん
取材日程決まりましたので、撮影準備お願いします。
人物2名、室内です。詳細は別メールで後ほど。

>浜村さん
田山さんの写真が10日にあがるので、
レイアウトよろしくお願いします。

>永田さん
同時進行で原稿進めてください。
連休明け13日アップでいかがでしょう?
——————————————-

こうしておけば、
極端な話、自分の名前のところだけ読んでおけば
指示の内容は把握できます。

▼ CCメールで“その人仕様”の指示を出す
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
同じ仕事でも
それぞれ役割が違うので
一度にCCで送信するにしても
個別に指示を出す方が、結局はミスがなく
正確に伝わります。

さらに、個別に込み入った内容をやりとりするときは
CCからはずれて、改めて個別にメールすれば
他の人は余計な内容を目にする必要がありません。

一度に複数の相手に送信する場合も
個別にポイントを整理して
“その人仕様”の指示を出す書き方をすると

読み手はピンポイントで
自分への指示を読みとれるので
理解・把握する時間が短縮できます

 
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今週は、メールを読む側の負担を軽減する書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読み手の負担を考える(2)
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件名で返信

今週は、読み手の負担にならないメールの書き方について
ご紹介しています。

実践している人も多いと思いますが
「ひと目でわかる件名」。

件名はメール本文の内容を要約し、ひと目でわかるものにする
というのは、メールマナーの基本です。

そうすると極端な話、
件名だけでやりとりができてしまう場合も
あるわけです。

▼ 件名で返答して時間短縮
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
例えば
「○○の資料、拝受しました」
「△△制作の件、承りました」

上記のように、主に返答が中心のメールの場合は
件名に返事を書けば、それで事足りることがあります。

日程の決定も件名で
「打ち合わせは10月9日13時でよろしいですか」と問い
「10月9日13時、承知しました」と返す。
このように、件名の一部を流用しつつ返信することもできます。

もちろん、
ある程度、連続したやりとりを行い
内容を詰めていく場合は、
件名はあくまで、本文の内容を要約するものですから
メインは本文。

ですが、
社内とか懇意な相手に
「YESかNO」「OK」とだけ返信すればよい場合は
件名で応答するようにすれば
メールを読みとる時間を短縮できるのではないでしょうか。

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