今週は、同じ表現を繰り返さないための応用フレーズをご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　＜ 表現の応用（2）＞
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感謝のフレーズ

あるお礼の文例です。

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いつも弊社のWebサイトをご覧いただき、誠にありがとうございます。
先日開催されたギフトショーへも多くの皆様にご来場いただき、
誠にありがとうございます。この場を借りて心よりお礼を申しあげます。

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上記の例文のように
「ありがとうございます」という表現が重なってしまうことがあります。

上記のケースは、同じ「ありがとうございます」でも
次のような意味合いで使われています。

1）最初の「ありがとうございます」⇒日ごろのお付き合いへの感謝

2）次の「ありがとうございます」⇒ギフトショー来場への感謝

1）の「ありがとうございます」は、挨拶に近いもので
メールの冒頭に持ってくることが多く、そうすると
別件で感謝の意を伝える次の一文の「ありがとうございます」と
重なってしまうのです。

さらに、この場合は
2）の「ありがとうございます」の後に
同じように感謝の意を伝える一文
「この場を借りて心よりお礼を申しあげます」が続いています。

そこで、もっとすっきりさせてみましょう。

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いつも弊社のWebサイトをご覧いただき、誠にありがとうございます。
先日開催されたギフトショーへも多くの皆様にご来場いただき、
重ねてお礼を申しあげます。

——————————————————————

「ありがとうございます」が続くときは
「重ねてお礼を申しあげます」と書き換えます。

または
「心よりお礼を申しあげます」
「深く感謝いたしております」
としてもよいでしょう。

「ありがとうございます」の別の表現としては
「恐れ入ります」
「ありがたく思っています」
があります。

「ありがとうございます」は
メール本文に何度も出てくると
感謝の意が薄らいで感じられるので
表現を工夫したいですね。

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今週は、同じ表現を繰り返さないための応用フレーズをご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　　　　　　　＜ 表現の応用 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　お詫びのフレーズ

あるお詫びメールの文例です。
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・・・という初歩的なミスがあり、
大変ご迷惑をおかけいたしましたこと、
ここに深くお詫び申しあげます。

今回の件は、全く申し開きのできないことで
深く反省しておりますので、お許しください。

今後はこのようなことがないよう、
細心の注意を払ってまいりますので
何卒お許しのほどお願い申しあげる次第でございます。

重ね重ねお詫び申しあげます。
皆様のご健康とますますのご発展をお祈りしつつ、
書中にてお詫び申しあげます。
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謝罪の気持ちは痛いほどわかるのですが
「お詫び申しあげます」というお詫びのフレーズが繰り返し使われているため、
読むほどに、悲しいかな、しらけてしまうのです。

このように真意を伝えようと言葉を尽くした結果
真意が伝わらないメールになってしまうことがあります。

原因は、同じ表現を何度も使っていて、
文章全体がくどくなっていることが挙げられます。

「お詫び申しあげます」でも
もちろんお詫びの気持ちは伝わるのですが、

「申し訳ございません」
「ご容赦ください」
といった他の表現を使うことで、くどさが取り払えます。

——————————————————————
・・・という初歩的なミスがあり、
大変ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。

今後はこのようなことがないよう、
細心の注意を払い、再発防止に努めてまいりますので
どうかご容赦ください。

謹んで深くお詫び申しあげます。
——————————————————————

今週は、繰り返し使いがちな表現の
応用フレーズを紹介していきたいと思います。

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今週は、メールの件名について再考します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名あれこれ（3）＞
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同じ件名の見分け方

常に同じ件名で送信されるメールがあります。
例えば「社内報について」という件名。

発行するごとに号数は変わり、主に原稿の送付とはいえ、
その都度メールの内容も変わるはずですが
件名がいつも「社内報の件」だと、受信する側は少々困ります。

私が使っているメールソフトは「Thunderbird」なのですが

受信したメールをスレッド表示する設定にしているので
同じ件名が続くと、スレッドがどんどん長く伸びていき
見分けがつかなくなることがあります。

送信する側としては
定期の仕事のメールのやり取りなのだから
同じ件名でいいではないか
と思いがちですが、

受け取る側にとっては、
区切りや違いが判別しづらく、間違いの元になりかねません。

▼　整理してメールを送る習慣を
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
同じ仕事であっても、メールの件名を
「社内報80号の件」とすれば
号数が変わるごとに受信ボックスの中で判別しやすくなります。

さらに
「社内報80号　P1-2　原稿」
「社内報80号　表紙　写真6点」
のようにページ数や点数を入れると、より区別しやすくなります。

同じ項目に複数のデータを分けて送るときは
「社内報　P9　画像-1」と通し番号をふったり
「社内報　P9　画像-1/3」と全体の中の何番目に相当するか表示
しておくのもよいでしょう。

同じ件目に整理番号を付けるだけで
送信する側も受信する側も、後の処理がしやすくなります。

G-mailの場合は
「社内報80号」で検索すれば、
その号でやりとりしたメールがさっと検索できるので便利です。

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今週は、メールの件名について再考します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 件名あれこれ（2）＞
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件名の句点

「件名に句点は必要なのでしょうか？」
と人から尋ねられ、即答できませんでした。

私自身も、件名に句点を入れたり、入れなかったり
することがあるからです。

通常、件名の多くは
「○○の件」
「○○に関するご連絡」
のように体言止めで終わったり

「○月○日の打ち合わせについて」
と件名が終わることが多いのですが、たまに

「○○の原稿です」
「○○のご協力をお願いします」
と件名が一文になることがあります。

「至急ご返信お願いします！」のようなケースだと
エクスクラメーション・マーク（！）で強調したりもしますが

「です」「ます」で終わる普通の文章の件名の場合
句点を付けるべきか否か
私自身も迷うことが多いのです。

▼　件名はタイトル、と考えると…
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
「モーニング娘。」に代表されるように
名詞など、本来付けるべきでない言葉にも句点を付けて強調することが
流行して、迷いを感じている人もいるかもしれません。

私は、あれこれ迷った挙句、
「○○の資料、拝受しました（神垣）」とか
「お便り、ありがとうございます【しごび】神垣」
のように、文の後に名前を入れて
見た目の収まりをよくしていました（単なる自己満足ですが…）。

件名に句点はあってもなくてもいいものかもしれませんが
考え方としては…

件名とは本来、メール本文のタイトルに相当するもので
メール本文の文章とは別物であることから
句点は不要
としていいのではないでしょうか。

いずれにせよ、私のように
その都度、句点を入れたり入れなかったりするより
どちらかに統一することが大切です。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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お待たせしました！
カレンダーがやっとできあがりました。

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★ 筆文字カレンダー2010【 こころの扉 】★　
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2010年版の今回は、がらりと仕様を変更しています。
従来の壁掛け式から、専用のフォルダーで立てかけるタイプに
変わりました。

残念ながら、この2010年版を最後に
筆文字カレンダーの制作は終わりにします。
毎年ご購入くださっていたかたも多く
申しわけなく思っています。

でも、かなり満足のゆく仕上がりですので
ぜひ、来年1年間、お手元に置いてやってください！

★ 筆文字カレンダー2010【 こころの扉 】

毎日、おびただしい数のメールのやり取りをしていても
メールの件身に関する悩みは尽きません。

「果たしてこれでいいのだろうか…」と思いつつ
送信ボタンを押すことも少なくないのです。

例えば、初めてメールを送る相手や付き合いが浅い相手には、
件名にも自分の名前を入れるようにしているのですが

例）　○月○日の打ち合わせの時間について（神垣）

返信時に、そのままの件名で返してくる相手と
（　）の部分をを自分の名前に書き換える相手と
2通りあります。

私の場合、
なるべく相手のスタイルに合わせた件名にすることを
基本にしているので

自分から送信したメールの返信の件名を見て
相手が件名をそのまま使うタイプか
その都度、変えるタイプかを知り
それ以降は、相手のスタイルに合わせるようにしています。

その人自身の癖や習慣ということもありますが
職場の習慣やルールに基づいているケースもあるので
相手に合わせるのが一番という結論に達したのですが

そうすると、「これが決定版」という方法が見つかりにくく
その都度、迷ったり悩んだりすることになるのです。

今週は、少しでも効率的・効果的な件名にする方法を
考えていきたいと思います。