メール対応の「素朴な疑問」にお答えします。
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 読 者 か ら の 質 問               「企業様」
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<読者からの質問>———————-

 すでに過去に出ている内容でしたら
 すみません。
「企業様」「法人様」「学校様」のように
 団体に「様」をつけることは
 正しいことでしょうか?

 また、「様」を付けず
「多くの企業とお取引をさせていただいて
 おります」のように
「企業」「法人」「学校」と記しても
 失礼にはあたりませんでしょうか?

 教えていただけましたら幸いに存じます。
 よろしくお願いいたします。

            (読者 M・Gさん)
—————————————-

実際に「企業様」「法人様」「学校様」
という使われ方はしていますが
呼称として正しいか、正しくないか
調べることができる範囲で
文献に当たってみましたが、
正解は分かりませんでした。

宛名に敬称として使うのであれば
「会社名+御中」
ですが、

文章として
「多くの企業とお取引をさせていただいて
 おります」と書いているケースは
多く目にします。

ほかにも相手の会社のことを呼んだり、
書いたりするときに
「会社名+さん」とさん付けするケースも
一般化しています。

私見ですが、
会社=法人として、
人格を与えられたものとみなすことから
会社名に「様」や「さん」という呼称を
付けているのかもしれません。

こうした言い方が普及すると
「様」や「さん」を付けずに
相手の会社名を呼んだり書いたりするのが
失礼な気がしてくるのも自然なことでしょう。

会社の慣習やルールもあると思うので、
M・Gさんの会社内で書き方、呼び方の統一が
とれているのであれば
「企業様」という呼称を使うことは
問題ないと思います。

「企業様」という表記が正しいか正しくないか
「企業」とう言葉に「様」を付けないことが
失礼になるのかどうか
私には判断がつきません。

ただ、個人的には、
「企業」「法人」「学校」という名詞に
敬称の「様」は不要ではないか、
と考えています。

「多くの企業とお取引をさせていただいて
 おります」
という一文は、私なら

「メーカー30社と取引があります」
のように「企業様」とくくらず、
業種などを具体的に書いて示します。

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今週は、「大丈夫」の使い方について取り上げます。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法           < 気になる「大丈夫です」問題(3)
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                                                                   「大丈夫です」の言い換え

「大丈夫」はふんわり断ったり、やんわり拒否したりできるとともに
OKや「ありがとう」という意味でも使える利用範囲の広い言葉です。

会話では、表情やその場の雰囲気で「大丈夫」の意図を察することはできます
が、メールなどの書き言葉では「大丈夫」だけでは、意味が完全には伝わらな
いことも。

「大丈夫」に頼りすぎると、言葉足らずで誤解や行き違いを招く可能性がある
ので注意が必要です。

昨日配信した VOL.3099 で挙げた「大丈夫」の文例を使い、言い換えてみましょ
う。

例)お飲み物はアイスコーヒーで大丈夫ですか?
はい、大丈夫です。
いえ、大丈夫です。

▼言い換え
お飲み物はアイスコーヒーでよろしいですか?
はい、お願いします。
いえ、今はのどが渇いていないので結構です。お気遣いなく。

例)領収書は大丈夫ですか?
領収書は大丈夫です。

▼言い換え
領収書はご入用ですか? または 領収書はいかがいたしましょうか?
領収書は要りません。  または 領収書は必要ありません。

例)当店の対応はいかがでしたか?
ええ、大丈夫でした。

▼言い換え
ええ、とても良かったです。
はい、満足しています。

例)そろそろ休憩しましょうか?
まだ大丈夫です。
ええ、大丈夫です。

▼言い換え
ありがとうございます。でも、あと少しで終わるので、先に休憩してください。
ありがとうございます。休憩しましょう。または そうですね。

このように「大丈夫」を他の言葉に言い換えたり、言葉を補足したりすること
で、相手とのやり取りが具体的になります。

 
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【しごび】 の お 知 ら せ
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文章の作成で困ったときはご相談ください。

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1)リライト コース
・原稿はすでにあるけど、言い回しや文の流れを整えたい、添削してほしい
または、どのように修正したらよいかアドバイスがほしい というケース。
・基本的にメールで対応します。

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2)ライティング コース
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SkypeやLINE電話などを使いヒアリングした後、代行して作成。
(メールのみの対応も可能)

プロフィール 400~500字 10,000円(税込み)
その他文書  400字 単位 5,000円(税込み)

※指定の文字数がある場合もお書き添えください。
文字数以内におさめます。

※1)2)とも文字数 400字単位の基本料金です。

例としては
一つの実例紹介文を300字、200字、120字の文字別に書いた文章で
丁寧な表現にしたいが「させていただく」は適しているか否かの相談があり
言い回し、文の流れをチェックし、冗長な文を調整。
読みやすく簡潔にリライトしました。

ライティングの場合は、
ヒアリングして文章を作成しますが
ポイントだけ箇条書きにしたメモをお送りいただいて
用途に応じた文章にすることもできます。

▼お問い合わせ・ご希望の方は・・・

件名「文談」として
・お名前
・メールアドレス
・電話番号
・希望コース
・依頼内容
を明記の上、 kamigakiss@gmail.com へメールでご連絡ください。

依頼内容を拝見したうえで、詳細をお知らせいたします。

 

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今週は、読者の方からの質問に答えます。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(3)
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                       「大丈夫そうですか?」

<読者からの質問>—————————————————-

質問ですが、日常会話や電話でのやり取りに気になる言葉があります。

(1)「大丈夫そうですか?」
これは相手を気遣う言葉だと思うのですが、「そう」をつけることに
違和感があります。

(2)「○○だったりしますか?」
使い方としては、「時間とれたりします?」という感じで使われています。
「時間とれますか?」または「時間とれそうですか?」で伝わると思うのです
が……。

どちらも違和感があり、お客さまや取引先の方との会話にはNGではないかと思
います。
最近は、若い方たちで新語のような使い方をされることも多く、いろんな言葉
が飛び交い、どれが正しくてどれが間違っているのかがわからなくなることが
多々あります。

違和感があった時点で注意をするのが良いとは思いますが、自分に自信がない
と言いそびれてしまいます。
ぜひご意見をお聞かせいただきたいです。
(読者 M.Hさん)
———————————————————————-

人に尋ねたり、確認したりするとき
「大丈夫ですか?」ではなく「大丈夫そうですか?」
「○○ですか?」ではなく「○○だったりしますか?」
とふんわりとぼやかした言い方、書き方が増えています。

確かに、相手の都合を気遣っての言い回しなのかもしれませんが、
下記のように書き換え・言い換えができます。

(1) 大丈夫そうですか?

「大丈夫ですか?」という尋ね方もありますが、口語的なので、
「差し支えないですか?」「差し支えありませんか?」とすると、
書き言葉としても使えます。

例)30日の提出で差し支えないですか?
  打ち合わせの日時はこれで差し支えありませんか?

ほかに「問題ありませんか?」「問題ないですか?」と言い換えることもできます。

(2) 時間とれたりしますか?

M.Hさんが書いているように
「時間とれますか?」「時間とれそうですか?」
とするのがよいと思います。

「時間」の後に「は」を入れて
「時間はとれますか?」「時間はとれそうですか?」
とすると、書き言葉としても収まりがよいでしょう。

「~たりしますか?」という尋ね方は、実際は「~してほしい」けど、
無理強いはできないので「できたら」でいいですよ、という
控えめな依頼という気がします。
口語的で、今どきの言い回しですが、仕事のやりとりでは

「お時間いただけますか?」
「お時間を頂戴できますか?」

という書き方をお勧めします。
曖昧な尋ね方では、相手からの返答も曖昧になる可能性が高いと思うからです。

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今週は、読者の方からいただいた質問に回答します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(2)
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                       「終わる」の謙譲表現?

<読者からの質問>————————————————

先日、久しぶりにかなり手こずった敬語についての質問です。

「終わる」の謙譲表現は、どのようになりますでしょうか。

私が先日手こずった「終わる」の文脈は、
会社が行っているある製品のサポート業務を、
当社側の都合により終了することになった、という、
現在そのサポートをご利用のお客様に向けた文書の中の一文です。

他の人の書いたものの添削を行ったのですが、
もとの文は、
「2015年12月31日をもって終了させていただきます」

お客様から「終了」の許可をいただいたわけでもなく、
お客さまにとっては「終了」はむしろ不都合なことなのに
「させていただく」はないよな、と書きなおそうと思って
ハタと困りました。

「終わる」「終了する」の謙譲語って何だ?

結局「2015年12月31日ををもって終了いたします」としたのですが、
これだと一方的な通告のニュアンスに思えてしまい、
(実際、一方的な通告なのですが…)
気持ちとしては、
「私どもの勝手な都合で申し訳ない」
というニュアンスを入れたくて、
謙譲表現を探したのですが、見つからず…

「終わる」「終了する」の敬語としての表現は、
やはり「終わります」「終了いたします」
しかありませんか?

その場合、どのように謙譲の気持ちを表現したらよいか、
アドバイスをいただければ幸いです。
(読者 M.Sさん)
——————————————————————

「終わる」「終了する」の敬語ですが
M.Sさんが書いておられる通り
「終了させていただきます」は
お客様から「終了」の許可をいただいて行うことではないので
適していません。

この場合は
「する」の謙譲語「いたします」を用い
終了いたします
とするのが最適と考えます。

しかし、これでは
謙譲の気持ちを表現しきれていないのではないか
という心配があれば

「私どもの勝手な都合で申し訳ない」
というニュアンスの言葉を
添えるとよいのではないでしょうか。

例えば

「誠に勝手ながら、2015年12月31日をもちまして
△△のサポートを終了いたします」

のように、「終了いたします」の前文に
「誠に勝手ながら」
「誠に不本意ではございますが」
といったひと言を添えると、文章が和らぎます。

あるいは

「2015年12月31日をもちまして
△△のサポートを終了いたします。
長きにわたり弊社のサービスをご利用いただき
心からお礼申し上げます」

のようにお客様への感謝の言葉を添えても
よいかもしれません。

謙譲語「終了いたします」以外の表現としては
終了する運びとなりました
も考えられますが、少し弱いというか
他人事っぽくなってしまう気がします。

終了する、という事実を伝えたうえで
フォローする一文を前後に添える方が
丁寧で気持ちも伝わるのではないかと考えますが
いかがでしょうか。

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今週は、読者の方からの質問に回答します
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 仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(5)
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                         「ご笑納ください

<読者からの質問>————————————————

「ご笑納ください」の使い方について、ご教示いただきたく、
メールを差し上げました。

弊社に見学や視察にいらっしゃった外部のお客様に、
その時の様子のお写真をお礼状と共にお送りするのですが、
「お写真を同封いたしました。ご笑納ください。」という使い方は適切ですか?

お客様ご本人が写っている写真なので
「笑納」ではおかしいと思うのすが、同僚はそう書いています。

私の周りに日本語の達人がおらずモヤモヤしております。
(読者 K.Sさん)
——————————————————————

「ご笑納ください」は
たいしたものではないので、どうぞ笑ってお納め(受け取って)ください
という意味合いで使う、一種の謙遜表現です。

客先や目上の相手に贈り物をするときの
へりくだった言い回しとして
よく使われますが

上記の質問では
粗品とか記念品ではなく
会社を訪れたお客様を写した写真なので

K.Sさんが書いている通り「ご笑納ください」
を使うのはふさわしくありません。

代わりの言い回しとしては
「お納めください」「お受け取りください」
が挙げられます。

「お写真を同封いたしました。ご来訪の記念にお納めください

という一文を添えてみてはいかがでしょうか。

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今週は、実は相手に対して失礼な敬語表現についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 失礼な敬語(4)
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                        「協力してください」

「ぜひ、協力してください

ごく日常的に使われている一文ですが
目上の相手に対して、
「~してください」という言い回しは
命令調に受け取られることもあるため、要注意。

「~してください」に代わる言葉として
「お願いいたします」
をおすすめします。

頼みごとをするときは
単刀直入に「~してください」と切り出すより
「お願いする」姿勢で伝える方が
相手も受け入れやすいです。

したがって、冒頭の一文は

「ぜひ、ご協力をお願いいたします

とします。

そのほかの言い回しとしては

「ご協力いただけますか

「ご協力いただけると幸いです

などもあります。
「ご協力」を「お力添え」という言葉に置き換えて

ぜひ、お力添えいただければありがたいです

お力添えいただけますか

と表現することもできます。

切羽詰まっているときは
つい「~してください」という言葉を使ってしまいがちですが
お願い事をするときの書き言葉は
より丁寧に気を遣いましょう。

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