今週は、依頼にまつわるメール対応についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 依頼メールあれこれ（2）＞
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遠慮する前に
今週は、人に依頼するとき、
人からの依頼を受けるとき、
または、断るときのポイントを紹介しています。
書類の確認を相手に頼むとき、相手の都合を考慮して
「お手すきの時に、添付のデータをご確認ください」
というメールを書いたとします。
「お手すきの時」の代わりに
「お暇な時」とすることもあるでしょう。
文字通り、手があいているときにお目通しください
という気持ちが込めらた一文ですが
依頼を受けた相手は「いつでもいい」と解釈しがちで
後回しにしたり、忘れてしまったりする可能性も。
相手にきちんと確認してほしい場合は
「いつまでに」確認してほしいかを伝える方が確実です。
でも、
「8月31日までに添付のデータをご確認ください」
といきなり切り出すのではなく
「恐れ入りますが、8月31日までに添付のデータをご確認いただけますか」
のように、本題の前に
相手を気遣うひと言を加えます。
相手に遠慮して、返信の期日を曖昧にするのではなく
返信してほしい期日を示し、
その前に相手を気遣うひと言を添えるのがポイントです。
取材先に原稿の校正を依頼するとき
わたしがよく使うのは下記の一文です。
「恐れ入りますが、添付の校正データをご確認いただき
修正が必要な場合は8月31日までにご連絡いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」
急いでいて、期日まであまり時間がないようなときは、
文頭の「恐れ入りますが」を
「急なお願いで恐縮ですが」とします。
