2011年9月27日

【仕事美人】返信が不要な場合は？＜メールで安心を届けるには？（2）＞VOL.1576

今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
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仕事美人のメール作法　＜ メールで安心を届けるには？（2）＞
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返信が不要な場合は？

今週は、相手を不安にさせないメール対応についてです。
昨日は、まず「返信を必ずする」ことを挙げました。

ただ、返信の際、このメールに対する相手からの返信は要求しない
という場合もあります。

あくまで、お知らせやあいさつとして送るメールで
相手からの了承や確認を必要としない、そんな時は…

メールの文末に
「ひと言、ごあいさつをと思いメールをお送りしました。
返信を要しませんので、お気づかいなく」
といった一文を添え、返信を必要としない旨を相手に伝えます。

相手によっては、そこまでしてもらわなくても…と
こちらが恐縮するくらい、丁寧に何度もメールを返信してくるかたがいます。

そうした相手にも、返信は不要である旨を文末で知らせることで
気を使い合ったエンドレスなやりとりをストップできます。

電話をかけるまでもないし、手紙を出すほどでもない。
でも、ひと言、相手に声をかけておきたい
という時にもメールは便利なツールです。

でも、これは相手に対して「気にかけていますよ」と伝える
シグナルのようなもので、返信を求めるメールではないという時は
そうした意図を、最後の一文で伝えておけば、
相手も返信に迷うことがなくなります。

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Category: メール作法Tag: ビジネスメール

2011年9月22日

【仕事のメール心得帖】敬語の使い方＜読者からの質問（3）＞VOL.1574

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕事のメール作法　　　＜ 読者からの質問（3）＞
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敬語の使い方

VOL.1530　＜おかしな敬語（4）＞

神垣あゆみブログ

2011.07.13

【仕事のメール心得帖】「各部署ごとに」＜うっかり重複表現（3）＞VOL.1530

https://www.kamigaki.jp/blog/2011/07/13/vol-1530/

でとりあげた文例の書きかえについて、いただいたメールです。

＜読者からの質問＞————————————————

今日のおかしな敬語

「Webサイトをご覧の方、すでにご署名いただいた方は、
お知り合いにも協力の依頼をお願いいただけませんか？」

では如何？
読者 K.H さん
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「おかしな敬語」が使われている文例として挙げたのがこちら。

（例文）
×　Webサイトを見られました方、
すでに署名してくださった方がいましたら、
知人の方にもご協力いただけるよう頼んでいただけたら、と思います。

対して、神垣が書き換えた文例がこちら。

○　Webサイトをご覧になった方、
すでに署名してくださった方はぜひ、、
お知り合いにもご協力をお願いいただけたら、と思います。

そして、K.H さんからいただいたのが、初めに挙げた文例です。

「ご覧になった方」　→　「ご覧の方」
「署名してくださった方はぜひ」　→　「すでにご署名いただいた方は」
「ご協力をお願いいただけたら、と思います」 →　「協力の依頼をお願いいただけませんか？」

こうして比較すると
K.H さんお文例の方がずっとすっきりしていますね。

ポイントは後半の一文。
「お知り合いにも協力の依頼をお願いいただけませんか？」

「お知り合い」に続いて敬語が使われているのは
文末の「お願いいただけませんか？」のみです。

「ご協力のご依頼」と、余計な敬語は使わず
締めの動詞だけを敬語でしているので
すっきりスマートな一文になっています。

一文に使う敬語は1つか2つ、という好例です。

いやはや、自分で書き変えておきながら、お恥ずかしい限りですが
K.H さんは、折に触れて「こうしたら如何？」と
適切な指摘をしてくださり、感謝しています。

【しごび】読者の中では、おそらく最高齢の読者さんです。
美しい日本語の使い方をメールを通じて教えていただいています。

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Category: 読者からの質問, ＰTag: ビジネスメール, メール対応, 学び直し, 敬語, 言い回し

2011年9月21日

【仕事のメール心得帖】「いただきますよう」＜読者からの質問（2）＞VOL.1573

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕事のメール作法　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（2）＞
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　「いただきますよう」

昨日の質問に関連して、
次の質問をいただいたのでご紹介します。

神垣あゆみブログ

2011.09.20

【仕事のメール心得帖】「～していただけますよう」＜読者からの質問＞VOL.1572

https://www.kamigaki.jp/blog/2011/09/20/vol-1572/

＜読者からの質問＞———————————————————-

私が取引先宛にメールで問い合わせする際によく
次のような言い回しを使います。

「○○(商品名）のお取り扱いはございますか？
ございましたらお見積りをいただきますようお願い申し上げます。」

多分文法的には間違っていないだろうと自分では思っているものの、
どうもしっくりきません。

「○○の在庫はありますか？あれば・・・。」
ではますます不しつけだと思いますので、適切な言い回しがあれば
教えていただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
読者 T.N さん
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「お見積りをいただきますようお願い申し上げます」の言い回しは
「いただきますよう」以外の言葉でも言い換えられそうですね。

「ございましたら」が十分丁寧な表現なので、その後に続く文は
もう少しさらっと表現してもよいと思います。

例えば
1）「お見積もりをお願いいたします」
2）「お見積もりをお願いできますか」
3）「お見積もりをご送付（お送り）いただけますか」
4）「お見積もりをお願いできればと存じます」

1）で差し支えないと考えますが、、
2）3）のように「問いかける」言い回しにすると婉曲になります。
4）になると、改まりすぎるかもしれません。

丁寧に表現しようとするほど、敬語を追加してしまいがちです。
でも、その前に「相手に何を伝えたいのか」を
今一度確認してみると、表現はもっとシンプルになるはず。

「○○(商品名）のお取り扱いはございますか？
　ございましたら、お見積もりをお願いいたします」

として、通常のやりとりは問題ないでしょう。