今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 先を制すメール（2）＞
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日程を決める

会合や打ち合わせの日程決め。参加者が複数になるほど、調整に時間がか
かります。そんな時は…

▼　候補日を複数挙げて日程調整
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第二～三候補くらいまで、自分の都合のよい日時を先に挙げ、調整をとる
ようにしています。

その際、「勝手ながら、当方の都合を先に挙げさせていただきますと…」
「こちらの都合を先に申しあげて恐縮ですが…」と、ひと言添えるように
しています。

自分の都合優先ということではなく、参加者が都合のつく日を効率よく決
めるために、一回のメールで判断できるようにしたいからです。ケースバ
イケースで、相手に先に都合のつく日程候補を尋ねる場合もあるでしょう。

最終的な目的は日程決めではなく、その先の会合なり打ち合わせを行うこ
となので、少ないやりとりでサッと決まるように調整したいですね。

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今週は、メールでの断り方を考察します。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　　　　　　 ＜ 断るテクニック（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　断る言葉いろいろ

▼　婉曲な表現とフォローのひと言
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断る時に限らず、書き方ひとつで読み手の印象は変わります。

特に、メールの場合は、話すような感覚で気軽に書いたつもりでも、読み
手にはキツク冷たく感じられることが多いです。断りのメールならなおさ
らです。

しかも、電話や会話のようにその場で消えず、形として残る点が厄介。言
葉の選び方に注意を要します。

「だめです」「むりです」「できません」

という断りのフレーズ。単刀直入に切り込むのもひとつですが、婉曲な書
き方も覚えておいて損はありません。例えば、

「難しいです」「残念ですが、対応しかねます」「困ります」

直截的な表現でなくても、断りの意思表示はできます。

むしろ、断る時期を引き延ばしたり、その場しのぎのあいまいな表現でお
茶を濁す態度のほうがトラブルのもと。

断ったあと
「お役に立てず、申しわけありません」
「せっかく声をかけていただいたのに心苦しいです」
というフォローのひと言も忘れずに。

▼　きっぱりと、でも相手の気持ちも考えて
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では、あいまいな断り方とは。

「そのうちに」「またの機会に」「考えておきます」

これらは、社交辞令として使われることも多く、相手に気を持たせる表現
でもあります。特に勧誘目的の相手には隙を与えることになります。

断られた経験がある人ほど、断り方もうまいです。

断わられるのは、心情的にうれしいものではありません。気持ちをそいだ
り、傷つけることもあります。

きっぱり意思表示をすることは大切ですが、断りのメールを読む相手のこ
とも推し量り、自分がそう断られても気持ちよく受け止められる書き方を
考えてみましょう。意識するだけで、随分違います。

その始めの一歩が「書いたら、読み返す」でもあります。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　　　　　　 ＜ メールの書き出し（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　社内編　目上の人へのメール

▼　目上の人には「名前＋役職名」
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誰宛のメールに限らず、冒頭に相手の名前を書くようにすると、万が一、
誤って他の人にメール送信した場合も間違いに気づきやすいです。

社内メールで目上の人に送るメールは「名前＋役職名」が一般的。社内の
場合、様や殿の敬称は省いても差し支えありません（役職名が敬称に当た
るため）。

各部署の同じ役職の相手に一斉送信するような場合は、「各部課長殿」と
「殿」をつけるのが通例になっていますが、本来「殿」は不要。

ビジネス文書で発信者と区別するために付けていた「殿」が慣習化したも
のと思われます。ちなみに、「報道関係各位」の「各位」のあとには「殿」
は不要です。

▼　さっと本題へ
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社内の上司や目上の人に送るメールでは、挨拶代わりのひと言として「お
疲れさまです」（これまで繰り返し書いていますが、目下の者から目上の
人へは「ご苦労さまです」は使いません）を添えると感じがいいものです。

長たらしい挨拶や前置きは抜きで、さっと本題に入るのが好ましいですね。
伝えるべきポイントを簡潔にまとめて「報・連・相」を。

例）
山本部長

お疲れさまです。総務の神垣です。
明日の打ち合わせの件ですが…

木田課長

営業部の神垣です。
○○○プロジェクトの進捗を報告いたします。

余談ですが…
書き出し同様、署名も社内外で使い分けているかたも多いことでしょう。
社内メール用の署名の基本項目としては、部署名、氏名、メールアドレス
といったところでしょうか。内線番号、携帯番号は必要に応じて付加するとよいでしょう。

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