今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　＜ 誤りメールを防ぐコツ（2）＞
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損失につながる数字の間違い

今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントを紹介しています。前回の1）名称の確認　の次は……

2）数字の確認

▼日時
よくある数字の誤りとして挙げられるのが「日時」です。
日時は正しいのに曜日が間違っていたり、曜日は正しいのに日時が誤っている
というケースがあります。
誤）2018年3月30日（土）
正）2018年3月31日（土）

13時と午後3時を取り違えるといった時間の表記の誤りも注意を。

▼電話番号・郵便番号
メールの署名の電話番号や郵便番号が違っていた、というケースがたまにあり
ます。署名やWebサイトを見て電話をしたら、移転前の番号だったということも。
電話同様、FAX番号や郵便番号も一つ数字が違っていただけで、通じなかった
り間違って連絡したりすることになりかねません。

郵便番号で地図検索するケースもあるので、数字の間違いや移転前の古い情報
になっていないか、注意しましょう。

▼価格
正確な数値の入力・確認は必須。0の数が一つ違うだけで損害、損失につながり
ます。価格のほかに、納入や販売の個数にも同様のことが言えます。

価格の場合はカンマの位置、千、万などの単位に誤りがないかもチェックポイ
ントです。（税抜）（税別）の表記も忘れずに。

▼その他
製品や空間の寸法、人数、各種データなども要注意です。

数字の間違いは損失や信用にもかかわるので、念には念を入れて確認する必要
があります。読み返すことはもちろんですが、元のデータと付き合わせて確認
する習慣をつけることも大切です。

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今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　＜ 誤りメールを防ぐコツ ＞
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正式な名称を確認

メールを送信した後に、ふと気づく入力ミスや間違い。
急ぐあまり読み返して確認せず、打ち込んですぐに送信してしまったり、
思い込みや思い違いしたまま、気づかず送信してしまったり……
私にも身に覚えがあります。

メールを送る側、受け取る側が間違いとすぐ分かればよいですが、誤った名称
や数字がそのまま伝達されると誤解やトラブル、損害に発展する恐れもいなめ
ません。

誤りメールを防ぐには、「送信前に十分に確認する」ことが基本ですが、確認
するポイントが幾つかあります。
今週は、そんな誤りメールを防ぐポイントを押さえていきましょう。

1）名称の確認

人名、社名、団体名、部署名、商品・サービス名など、「名」の付くものは決
して間違えてはならない重要項目。
特にファーストコンタクトをとるときは十分に確認し、間違いがないように万
全を期す必要があります。

注意しなくてはならないのは、入力時の読み間違い、入力間違い、変換ミスです。

▼大文字が小文字に、またはその逆
誤）キューピー　　正）キユーピー
誤）facebook　正）Facebook
誤）iphone　正）iPhone

Facebookはロゴは「facebook」と「ｆ」が小文字ですが、正式な表記は「F」が
大文字。ロゴは「SONY」でも、正式名は「Sony」というケースもあるので要注
意です。

▼音読みどおりではない表記
誤）いすず自動車　　　　　正）いすゞ自動車
誤）味の素ゼネラルフーズ　正）味の素ゼネラルフーヅ
誤）ドンキホーテ　正）ドン・キホーテ

ドン・キホーテのように名称の間に「・（ナカグロ）」が入るというケースも
あります。

大手企業に限らず、社名やサービス名には、歴史や成り立ちを反映したり、こ
だわりを示すものが多くあるので、正式名称を確認しておく必要があります。

人名も、読みは同じでも表記が異なるものが数多くあります。

正）松坂大輔　　誤）松阪・大介・大助
正）斎藤佑樹　　誤）斉藤・齋藤・齊藤・祐樹

名刺や署名などで確認しておきましょう。

間違いやすい名称は辞書登録しておくことをお勧めします。

わたしの名前はメールや電話で「神崎」に間違われやすいです。
「垣」と「崎」の音が似ているので電話で訂正することが多いのですが
メールでも宛名が「神崎」になっていることがよくあります。
思い込みもあるのか、返信時に「神垣」と書いて送信しても、相手からの返信
は「神崎」のままというケースが多々あります。

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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　＜ 読者からの質問（4）＞
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「お詫び申し上げたいと思います」

＜読者からの質問＞—————————————————

このところ国会答弁でよく耳にする、
「お詫び申し上げたいと思います」というフレーズ、
これはお詫びしていない、と思うのですがどうなんでしょう。

「お詫び申し上げます。申し訳ありませんでした」については、
メルマガでも取り上げられて、すっきりしているのですが、

この「お詫び申し上げたい」は決意表明にしか理解できず、
詫びているとは思えません。このところずっと疑問なので、
思い切ってメールをしました。
（読者 T.Iさん）
———————————————————————

「お詫び申し上げたいと思います」は言葉は丁寧ですが、形だけで
決してお詫びしていないフレーズと私も感じます。

本当に詫びる気持ちがあるのなら「たいと思います」は不要で、
「お詫び申し上げます」と言い切るべきと考えます。

国会答弁をはじめとする政治家の発言の多くは「慇懃無礼な言い回し」「過剰
な敬語」の見本市のようで、言葉ではへりくだっているけど、心中や態度が逆
というケースがとても多いと感じています。

お詫びの言い回しについて、過去のメールマガジンでも取り上げているので
参考にしてください。

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今週は、読者の方からの質問に回答します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　「普通においしい」「全然大丈夫」

＜読者からの質問＞—————————————————

2点、最近疑問に感じている事をお教えいただきたく、メールさせていただき
ました。

1）「普通においしい」
レビューサイト等でよく見かける感想です。
最近は誉め言葉だと認識しはじめたのですが、最初この感想をみたとき、
違和感を覚えました。
誉め言葉ならば、「とてもおいしい」等、高める言葉を使えばよいと思って
いるのですが、「普通」という言葉をわざわざ使用するのは何故でしょうか。

2）「全然大丈夫」
相手から「大丈夫ですか？」と聞かれたときに返す言葉です。
相手を安心させたいがために「大丈夫」という言葉の前に、もっと何か言葉を
付け足したくなるときがあります。
恥ずかしながら、私は親しい友人には使ってしまいます。

しかし、ビジネス、特に社外の方からお気遣いいただき、
「大丈夫でしょうか？」等、訊ねられたときに返す良い言葉が見つかりません。

「まったく問題ございません」は、上から目線になっているような気がしてい
ます。「ご安心ください」では、話題をはぐらかしている意にも受け取れる気
がします。また、社内で利用するにも上司や同僚へは、堅苦しすぎる言葉でも
違和感があります。

神垣さんはどのような言葉でお返事されていますか。
使い分けの基準（よりどころ）ありますでしょうか？
（読者 H.Sさん）
———————————————————————-

1）「普通においしい」

よく目にし、耳にする言葉ですね。
「問題なくおいしい」という意で使われているのではないでしょうか。
おいしさの基準を満たしていて何ら問題ない、という意味合いが含まれている
と言いましょうか。

でも、裏を返せば「おいしいけど、それ以上の特長はない」ともとれます。
食べたものの感想を伝えるのであれば、「普通においしい」に代わる、おいし
さを伝える具体的な記述や表現がほしいところです。
「昔の洋食屋さんを思い出させる懐かしい味」とか
「クセがなく毎日でも食べたくなる味」とか。

個人的には「やさしい味」という言葉が気になります。
無難な表現だけど、何がやさしいのか、何にやさしいのか、疑問に感じます。
「まろやか」とか「あっさりしてもたれない」とか、言い方があるのでは？
と思っています。

2）「全然大丈夫」

もっと短く「全然」を連呼する人も見かけます。
「全く問題ない、全然心配ない」という意味合いを伝えたいときに、よく使わ
れる言葉だと思います。

ビジネスメールなど、仕事のやりとりで、客先からの「大丈夫でしょうか？」
に返す場合は
「お気遣いいただき、ありがとうございます」とし、
その後に続けて「大丈夫です」とか「滞りなく進んでおりますので大丈夫です」
など、状況を説明するとより相手に安心感を与えます。

場合によっては
「ありがとうございます。ご心配には及びません」という言い方もありますが
少し堅い印象があります。

いずれにせよ、相手の気遣いに対して、最初に「ありがとうございます」で返
すのがポイント。それさえ押さえておけば、後に続く言葉が「まったく問題ご
ざいません」や「ご安心ください」でも相手に受け入れられやすいと思います。

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今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　 ＜ 読者からの質問 ＞
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「多大なるご迷惑」

＜読者からの質問＞—————————————————

私、品質管理部で仕事をしており、営業マンなどの書いた報告書を
査読する機会が多いのですが、みな判で押したように（前例コピー）

『このたびは多大なるご迷惑をおかけし….』

と書いてくるのを見て違和感を抱いています。

何でもかんでも「多大なご迷惑」ではないと考えています。
「ご不便をおかけし」の場合もあれば、「ご期待に沿えず」もあると思います。

不具合・クレームなどの報告書の場合は、何でもかんでも
へりくだって「多大なご迷惑」と書くのが無難なのでしょうか。
使い分けの基準（よりどころ）ありますでしょうか？
（読者 H.Iさん）
———————————————————————-

「このたびは多大なるご迷惑をおかけし」というフレーズが無難で便利なため、
多くの人が“判で押したように”使うのでしょう。

書く側は、定型文を使う方が楽で、収まりがつきますが、
読む側としては「またか」と辟易しますよね。
しかも、どのような「迷惑」だったか、一向に分かりません。

この場合、書き手（報告する側）が留意することは
「多大なるご迷惑」という便利で無難なフレーズに逃げず、
相手が被ったであろう「迷惑の内容」に目を向けることです。

ミスやアクシデントによって
相手に不便をかけた
相手の期待に応えられなかった
相手に不快な思いをさせた
など、その時々によって状況は異なるはず。

「発送が遅れ、ご迷惑をおかけしました」
「当方の不手際で、ご面倒をおけしました」
「お声がけいただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず心苦しい限りです」
など、「多大なご迷惑」から一歩踏み込めば、具体的な状況を書くことができます。

結びのフレーズの「よろしくお願いいたします」も同様で
「よろしく」の部分を
「ご協力を」
「ご確認のうえ、ご連絡を」
「お手数ですが、至急ご返信を」
など、具体的に書くことで念押しになり、送る側の要望がより伝わります。

無難な定形フレーズは楽で、誰もが便利に使うからこそ、敢えて使わず
状況に即し具体的に伝えることを心がけると、
文章で差がつけることができます。

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今週は、読者から寄せられた敬語についての質問に回答します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　＜ 気になる敬語（5）＞
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「ご芳名」

＜敬語についての質問＞————————————————

日ごろから、以下の言葉が気になってます。
・ご芳名
（二重敬語だと思うのですが、もう一般化？）
・お打合せ、ご相談
（「敬意の対象」という概念があるのか不明、接頭語を入れるか迷う）

関連として、以下、会話の中でどう表現すればいいのか、悩んでます。
・相手（特に上司や初対面、目上の方）の子どものこと
⇒「山田部長の子どもさん」？（どこか「さん」がそぐわない）
⇒「山田部長のご子息」？（これが無難なのか？）
（読者 T.Mさん）
———————————————————————-

まず、「ご芳名」についてですが、
「芳名」は、相手を敬って、その姓名をいうときに使う言葉で、お名前という
意味。したがって「芳名」の前に尊敬の「ご」を付けると二重敬語となります。

ただ、「ご芳名」として一般化してもいます。
「ご逝去」「ご令息」「ご令嬢」なども同様に二重敬語ですが、一般化してい
る言葉です。

関連する記事が国立国語研究所のWebにありましたので、参考にしてください。

▼「ご逝去」は二重敬語か？ – 国立国語研究所

「お打合せ、ご相談」について
「打合せ」も「相談」も自分の行為ですが、その行為の向かう先（つまり、相
手）を敬って「お」「ご」を付けることがあります。

ただ、私は「お打合せ」は違和感があるので使いません。打ち合わせは相手と
自分の両者が共にするもので、立場としては対等と考えるからです。

「ご相談」は、客先に対して「実はご相談したいことがあります」のように使
ことはあります。
「ご」を使わず「相談がございます」「と「あります」の方に敬語を使い「ご
ざいます」としてもよいと思います。

相手の子どもの言い方について
会話で使うなら、「子どもさん」より「お子さん」が自然かもしれません。
性別が分かっていれば「息子さん」「お嬢さん」とすることもできます。

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