今週は、読者の方からの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
    仕 事 の メ ー ル 作 法                                         ＜ 読者からの質問（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
                                                                                                         時間の表現

＜読者からの質問＞—————————————————-

質問です。
美容室に予約電話がかかってきた時に
間違いを防ぐため予約時間を言い変えて復唱すると思うのですが
（16時⇒午後4時）

10時、12時、17時の時間を表現するのに最適なのは、
どのような表現でしょうか。

10時を午前10時と表現すると、夜10時のはずないやろ！　とツッコまれそうで
おかしいでしょうか。朝10時などのいい方がいいでしょうか

12時は12時とそのまま言うのがスッキリしている気がしますが
零時、正午、正午零時なども間違っていないでしょうか。
午後零時は二重表現にあたりますでしょうか。

午後5時も間違っていないとは思いますが
夕方5時の方が時間帯的にはより適切な気がします。

時間の適切な表現について教えていただきたいです。
（読者 S.Mさん）
———————————————————————-

電話のやり取りで、相手に正確に時間が伝わり、記憶に留めてもらうことを考
えると

10時　→　午前10時、朝10時
12時　→　正午、昼12時
17時　→　午後5時、夕方5時

とするのが良いように思います。

一般的な美容室では、時間としては10時から19時くらいの時間設定でしょうか
ら「10時」といえば、言う方も言われる方も午後ではなく「午前10時」を想定
・認識するとは思いますが、

時間の前に「午前」「午後」が付くだけで、時間の認識がしやすくなります。
「朝」「昼」「夕方」も同様で、言葉を添えることで、時間のイメージがしや
すくなると思いませんか。

ただ、「午前」「午後」を使うと少々堅苦しい感じもするので、懇意な相手や、
親しみやすい口調でやり取りしたい場合は「朝」「昼」「夕方」としてよいの
ではないでしょうか。

私が以前通っていた美容室は、予約があれば深夜営業もするところで、夜の11
時とか、終了が午前1時なんてこともあるということでした。そのような特種
な営業形態の場合は、「10時」だけでは朝か夜か分からないので、時間の前に
「午前」「午後」、あるいは「朝」「夜」を添えてやりとりする必要があります。

どの言い方が正しいとか適切というよりも、この場合は、相手に正確に時間が
伝わることが大切なので、店側、客側が双方とも取り違えず時間を認識できれ
ば、どのような言い方でも良いと考えます。

ちなみに新聞表記では
時刻は「午前」「午後」を使い、「午前10時」「午後5時」のように書きます。

昼の12時ちょうどは「正午」、昼の12時15分は「午後0時15分」、
夜の12時ちょうどは「午前0時」、夜の12時15分は「午前0時15分」
と表記します。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

　　　　　　　　　　　　　　今週は、読者の方からの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「下さい」か「ください」か

＜読者からの質問＞—————————————————-

以前、「漢字表記かひらがな表記か」についての質問をメルマガで取り上げて
いただいた中で、「下さい」の表記についてのバックナンバーが載せてあり、
「ちょうだいしたい」という意を表す時は漢字の「下さい」、動詞の連用形に
補助動詞として付く場合は「ください」にするとのことでしたが、それを意識
しながら仕事をしている中で疑問に思ったことがありました。

「ご連絡ください」は、「連絡して」を敬語にするために「ご～ください」を
当てはめているので平仮名の「ください」になるかと思っているのですが、
親しい間柄の人などに「ご連絡下さいね」という場合は「連絡ちょうだい」
という意図で使うので漢字の「下さい」になるのかなと、判断に迷っています。

同じ「ごれんらくください」でも意図によって「ください」を漢字にする場合
と平仮名にする場合があるのでしょうか。

「ご報告ください。」「ご報告下さい。」も同じように迷っています。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 Y.Nさん）
———————————————————————-

上記の「漢字表記かひらがな表記か」についての質問のバックナンバーはこちら

▼「いたします」か「致します」か＜ 漢字か、平仮名か ＞　VOL.3078

「下さい」と「ください」について整理すると……

・漢字の「下さい」は、動詞「くれ」の尊敬・丁寧表現

・かなの「ください」は補助動詞として、何かをお願いするときや、
　敬意を表すときの尊敬・丁寧表現

「下さい」「ください」ともに敬語として使うことができます。

相手に、連絡を「ちょうだい」という意で伝えるときは
「連絡を下さい」
ですが、敬語にする場合は「連絡」の前に「ご」を付けて
「ご連絡を下さい」。

※ここでのポイントは、いずれも「下さい」の前に「を」を入れること。

ただ、敬語で伝えるなら「ご連絡を下さい」より
「ご連絡をいただけますか」
と言い換える方が丁寧で収まりが良いと思います。

一方、「連絡してほしい」という意を伝えるときは
「連絡してください」
「ご連絡ください」

この場合の「ご連絡ください」が敬語として機能します。

表記をもとに違いを挙げれば、上記のようになりますが、そこまで厳密に表記
の違いにこだわる必要はないと思いますので、
目上の相手には「ご連絡ください」
そうでない相手には「連絡してください」
と使い分ければよいのではないでしょうか。

「報告」の場合も表記の違いに基づくと
「報告をちょうだい」という意を伝えるなら「報告を下さい」
報告を求める場合は「報告してください」「ご報告ください」
ですが、

敬語で使うなら「ご報告ください」
そうでない場合は「報告してください」
とすればよいと思います。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、読者の方からの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールの終わり方

メールの終わり方（完結の仕方）についての読者からのメールです。

＜読者からの質問＞—————————————————-

受信で始まったメールには、
返信で「承知しました」の旨を伝え、必ず自分返信で「完結」するよう心がけ
ています。

自分発信に関しても返信が来た場合は、先方の言い方にもよるのですが、それ
に対し「それでは宜しくお願いします」的な旨を記述、再返信し、自分の中で
「完結」としています。

随分前ですが、未読のまますっぽかされた苦い経験があり、自然とこのような
習慣が身につきました。

ただ、往来が増えると先方にも煙たがられるのでは？　と気になるのも当然です。
メーラーによりけりですが、開封済みが自動返信されれば読まれたと判断できる
ので、不要な往来は防げます。

決まったルールは無いので、気を使う人間ばかり労力が増えるのはやむを得ま
せんが、神垣さんはどのように処理されているのでしょうか？
持論がおありでしたら、参考までにいただけると助かります。
（読者 H.Tさん）
———————————————————————-

持論と言えるかどうか分かりませんが、当メールマガジンでも自著でも
下記のパターンを基本スタイルとしてきました。

１）自分からメールを送った場合は「一往復半」

（1）自分から送信　　　　自分→相手
（2）相手から返信　　　　相手→自分
（3）自分から再度送信　　自分→相手　　…　終了

２）相手からメールが送られてきた場合は「一往復」

（1）相手から送信　　　　相手→自分
（2）自分から返信　　　　自分→相手　　…　終了

詳しくはこちら

ただ、状況の変化に伴い、対応も変わりつつあります。

H.Tさんが書いておられるとおり、決まったルールはありません。
その時の状況、相手に合わせて最適な方法をとることがポイントだと思いって
います。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

　　　　　　　　　　　　　　今週は、読者の方からの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　＜ 読者からの質問 ＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「申し訳ございません」？

＜読者からの質問＞—————————————————-

「申し訳ございません」という表現についてお尋ねします。
「申し訳ない」という、形容詞で覚えています。
ですので、「ない」の部分を「ございません」に変えるのは、気持ちが悪い
印象です。
しかし、最近では申し訳ございませんの方が認知されているように思えて、
少し自信をなくしそうです。

同じことを、「滅相もない」「とんでもない」にも思います。
(「とんでもございません」というのを聞くと、とても気持ちが悪いです)
すっきりした解説をお願いいたします。
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 T.Sさん）
———————————————————————-

T.Sさんがおっしゃるとおり、「申し訳ない」は「～ない」までを含めて一つ
の言葉です。

この「ない」は、「できない」「自信がない」のような否定や打ち消しの「な
い」ではなく、本来なら「申し訳ないことです」という使い方をします。

しかし、一般には「申し訳ない」の「～ない」を「～ございません」「～あり
ません」と言い換えた「申し訳ございません」「申し訳ありません」という使
い方が広まっているのが現状です。

残念ながら、「申し訳ないことです」を後押しするすっきりした解説が私にも
できません。そこで、国立国語研究所の下記の記事を参考にしてください。

▼よくある「ことば」の質問　「申し訳ございません」

▼謝罪の言葉＜ 表現のバリエーション（2）＞　VOL.1933

「とんでもない」「めっそうもない」の関連記事はこちら

▼とんでもございません＜ 読者からの質問（2）＞　VOL.641

▼「めっそうもない」＜ 便利な言い回し（4）＞　VOL.1428

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

今週は、同じ読みで表記が異なる言葉を取り上げます。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　　＜ 敬語の問題（4）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「企業文化の味付け」

今週は、敬語の使い方に感じる疑問や違和感について取り上げています。

7月9日配信の　社外よりも社内の敬語？＜ 敬語の問題 ＞VOL.3113
への読者からの感想を紹介します。

＜読者からの感想＞—————————————————-

> しかし、企業によっては社外に対して以上に、社内の上下間で敬語の使用を強
> いられるところもあるとか。

数えてみれば4つの会社に勤めた身として、この企業文化と言うのは厄介だと
しみじみ思います。

一般論で言えば、レポートは、である調・敬語抜き・(肩書名以外の)敬称不要
・道徳的コメントは不要……など、ある意味うるおいのない書き方が良しとさ
れていると思います。
そして、それを判ったうえで企業文化の味付けをするのが、その企業における
「優秀なレポート」のようです。

この「企業文化の味付け」が一筋縄ではいかず、私が経験しただけでも

・顧客企業には社内文書では「さん」は不要
vs　社内文書でも敬意を示すのが正しい態度だ
・社員の役職名は正式に書け（ex.神垣課長）
vs　社内文書は役職名は略語でいい（ex.神垣K）

など、会社によって180度違うようなケースもありました。
このことへの対策は「なじむ」しかなく（社長に迎えられたとかなら別かもし
れませんが）下っ端で移った際は怒られて早く修正できたのですが、役職者と
して移った時は誰も注意してくれないので、自分で「法則」を見つけるのが大
変でした。

> 会社案内や自社のウェブサイトでは「風通しの良い社風」を謳いながらも、社
> 内での敬語の使用に必要以上に気を使わなければならいのだとしたら、随分窮
> 屈な話です。

個人的にはことさら「風通しの良い」を強調する会社の方が、そういう不文律
が多いように思います。
（読者　O.Hさん）
———————————————————————-

会社の数だけ、敬語の使い方やメールの書き方などの「社内ルール」が存在す
るのかもしれません。

敬語に関して、ここ1～2年で増えてきたと感じるのは
「今、社長はおられません」「社長にお聞きしないと……」といった「社内向
け敬語」を、そのまま「社外向けの敬語」として使ってしまうケースです。
取材などを通じて企業に電話連絡する際に、こういうやりとりが増えてきまし
た。

社外の相手に自社の上司のことを伝えるのであれば、
「今、社長の○○は不在にしております」「○○に確認いたします」と返答す
るのが「社外向け敬語」の使い方だと思うのですが、対応している担当者はそ
のことに気づいてません。

そんなとき、「社内敬語」の規律は厳しそうだけど、「社外向け敬語」の使い
方は教育してないのだなぁ、と思ってしまうのです。もちろん、社内の上下関
係に基づく規律や言葉遣いは必須と思いますが、力点の置き方が内向き（＝社
内）か、外向き（＝社外）かは、こうした電話対応でも見えてしまうものだと
感じています。

業務の効率化や本当の意味で「風通しの良い社風」にするための「社内ルール」
であれば良いのですが、社員の手かせ、足かせになるようなルールは、会社の
発展の妨げにもなりかねないと思います。

検索して、このブログへたどり着いたあなたへ

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、敬語の使い方についての雑感です。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　　　 ＜ 敬語の問題（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　「お手伝いをさせていただきたいと存じております」

今週は、敬語の使い方に感じる疑問や違和感について取り上げています。

「会社をあげて誠心誠意できる限りのお手伝いをさせていただきたいと存じて
おりますので、ご遠慮なくご相談ください」

上記は、企業→顧客に向けた一文です。
「お手伝いをさせていただきたいと存じております」から敬語を取り除くと
「手伝いたいと思っているので」。相手に対して、「手伝いが必要なら、手伝
いますので」とう気持ちからの一文と思われます。

でも、このようなときは「手伝いたいと思っている」とか「手伝おうか？」と
言われるより、「手伝うよ」と言われる方が私はうれしいです。手伝いが必要
なとき、そう言われれば「ありがとう。助かる」と答えられるし、手伝いが必
要でないときは「ありがとう。今は必要ないから大丈夫」と返せます。

前文に戻って、「会社をあげて誠心誠意できる限りの」手伝いをしたいのであ
れば、「お手伝いをさせていただきたいと存じております」と敬語を重ねるよ
り「お手伝いいたします」と言い切る方が、顧客の心をつかめるのに……と思っ
てしまいました。

上記の文を書き換えるとしたら…
「会社をあげて誠心誠意、できる限りのお手伝いをいたします。どうぞ、遠慮
なくご相談ください」
とする方が意気込みが伝わってくると思いませんか？。

敬語を重ねて丁寧な言い回しにすることが、相手に対して「言葉を尽くす」こ
とではないはず。相手に対してどう行動するか、どう対応するか、伝えるべき
は、その人、その企業の「姿勢」です。

例に挙げた丁寧すぎる言い回しの文を見るにつけ、言葉で相手を敬うことの方
に重点が置かれ、実際の行動・対応に結びついてないような気がするのです。

メルマガ詳細
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

メールを書くとき、困ったら・・・

————————————-
神垣あゆみ 著「迷わず書けるメール術」
————————————-

8冊目の著書、販売中です。

巻末に、シーン別の文例テンプレートにダウンロードできる
URLが掲載されているので、お見逃しなく。
メルマガ詳細

最新刊！　8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】