今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 肯定的に書く（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　参加したくないときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

気の進まない飲み会や集まりに誘われ、断りたいというとき
「すみません、ちょっと今回は遠慮します」
という断り方だと、断る理由がはっきりわからないので、「なんで？」と押し
切られる可能性も。

「すみません、その日はもう予定があるので無理です」
という断り方は「無理です」と拒絶することで、誘った相手に良い印象を持た
れません。

このようなときの返答例としては……

「せっかくお誘いいただいたのに、すでに予定があり、残念です」
あるいは
「あいにく先約があり、参加できず残念です」
などがあります。

ポイントは、参加したいけれど諸事情あり、参加できないという意を伝えるこ
と。「せっかく」「あいにく」という言葉を添え、「残念です」で締めくくる
と、「無理です」「参加できません」とはねつけるような拒絶感がなくなり、
相手に受け入れられやすくなります。

「参加したくない」というのが本音でも、それをストレートに相手にぶつけて
しまうと、「せっかく誘ったのに…」と相手の反感を買うことに。

「参加しない」という拒否の姿勢を前面に出すのではなく、「（参加したいけど）
参加できない」という形で返答すれば角が立ちません。

言い方一つ、書き方一つで印象が変わるので、断るときも自分の気持ちのままに
直球勝負するより、相手の受けとめ方を考慮した変化球で対応することをお勧め
します。

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今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　 ＜ 肯定的に書く（2）＞
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高価なお土産をもらったときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介しています。

明らかに高価なものと分かる手土産をもらったとき。
ついつい手土産の価格が気になって、こんなふうに返していませんか。

「高価なものを頂いて、申し訳ないです」
「気を遣っていただいて、すみません」

「こんな値の張るものをもらってしまって…」と遠慮する気持ちから「申し訳
ない」「すみません」という言葉を使ってしまいがちですが、「なんだか申し
訳ない」という気持ちを一転させて次のように書き換えてみてはどうでしょう。

「お心づくしの品、ありがたく頂戴します」

「お心づくしの品」は「お心のこもった品」と書き換えてもよでしょう。

お土産を渡す側は、相手に喜んでほしいという気持ちがあるはず。ならば、
「すみません」と恐縮するより、素直に好意を受けとめ、「ありがとうござい
ます」と感謝の言葉を返すほうが感じが良いです。

その場でお礼ができず、あとでお礼のメールやはがきを送る場合は
「結構なお品を頂戴し、ありがとうございます」
と伝えます。

「結構なお品を頂戴し」は「お心遣いいただき」「お心づくしの品を頂戴し」
としてもよいでしょう。

「いつもお心にかけていただき、感謝申し上げます」
という言い方もあります。

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今週は、同音異義語の使い分けについてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　 ＜ できてる？　表記の使い分け（2）＞
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「兼ねる」と「かねる」

今週は、表記するとき混同しやすい言葉の使い分けを例を挙げながら紹介して
います。

漢字で書く「兼ねる」と平仮名の「かねる」の使い分けはできていますか？

「兼ねる」は、一つのものや人が二つ以上の役目を同時に持つ、という意味。
「趣味と実益を兼ねる」とか、「兼ね備える」といった使い方をします。

例）視察を兼ねて○○を訪問した。
　　ゲーム用と仕事用を兼ねるノートPCを探しています。

一方、平仮名の「かねる」は補助用言として、動詞とセットで用います。

例）当方では分かりかねます。
　　私にはなんとも言いかねるのですが…。

上記のように　…できにくい、…しにくいという意味で「見るに見かねる」
「言い出しかねる」のように使うほか、「かねない」の形で…しないとは言い
きれない、という意味でも使います。

例）これは混乱を招きかねない表記です。
　　新たな犠牲者を生みかねない事態

似た言葉に「かねて」があります。
漢字では「予て」で、以前から、前もって、かねがねという意味で使います。

例）佐藤さんは社長とかねて親交が深かったそうです。

「かねてから」「かねてより」は、以前からという意の「かねて」に「から」
や「より」を重ねることになり、重複表現になります。

「かねてより交際していた男性と結婚」という一文は「かねて交際していた男
性と結婚」とするのが適切です。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。

「読者からの質問」を元に日頃から気になる言葉の違いについて
取り上げています。

▼今さら聞けない。「お墨付き」と「折り紙付き」どう違うの？

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このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

今週は、同音異義語の使い分けについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　 ＜ できてる？　表記の使い分け ＞
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「余り」と「あまり」

漢字で書く「余り」と平仮名の「あまり」
使い分けはできていますか？

「余り」は残り、はした、余分という意味。
「余り物」「字余り」のように余分という意味で使うほか、「10人余り」のよ
うに数を表す言葉に付いて、…より少し多いという意味で使います。

例）人数で割って余りが出たお金は次に回しましょう。
打ち合わせは1時間余りで終わりました。

例）社員数10人余りの会社

関連して、「有り余る」と「余りある」の使い分けについては、バックナンバ
ーで取り上げているので、参考にしてください。

▼「ありあまる」と「あまりある」＜ 間違いやすい言葉（3）＞VOL.3011

一方、平仮名の「あまり」は、副詞や形容動詞として用いられます。

後に打ち消しの言葉を伴って「あまり…ない」で、それほど、そんなに、たい
してという意味で使うほか、「あまりにひどい仕打ち」のように程度を表すと
きに用います。

例）胃にもたれて、あまり食べられない。

例）あまりの驚きで声も出ませんでした。
悲しみのあまり、仕事が手につかない。
あまりにも簡単で、拍子抜けしました。

今週はこのように、表記するとき混同しやすい言葉の使い分けを例を挙げなが
ら紹介します

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今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　 ＜ 読者からの質問 ＞
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「多大なるご迷惑」

＜読者からの質問＞—————————————————

私、品質管理部で仕事をしており、営業マンなどの書いた報告書を
査読する機会が多いのですが、みな判で押したように（前例コピー）

『このたびは多大なるご迷惑をおかけし….』

と書いてくるのを見て違和感を抱いています。

何でもかんでも「多大なご迷惑」ではないと考えています。
「ご不便をおかけし」の場合もあれば、「ご期待に沿えず」もあると思います。

不具合・クレームなどの報告書の場合は、何でもかんでも
へりくだって「多大なご迷惑」と書くのが無難なのでしょうか。
使い分けの基準（よりどころ）ありますでしょうか？
（読者 H.Iさん）
———————————————————————-

「このたびは多大なるご迷惑をおかけし」というフレーズが無難で便利なため、
多くの人が“判で押したように”使うのでしょう。

書く側は、定型文を使う方が楽で、収まりがつきますが、
読む側としては「またか」と辟易しますよね。
しかも、どのような「迷惑」だったか、一向に分かりません。

この場合、書き手（報告する側）が留意することは
「多大なるご迷惑」という便利で無難なフレーズに逃げず、
相手が被ったであろう「迷惑の内容」に目を向けることです。

ミスやアクシデントによって
相手に不便をかけた
相手の期待に応えられなかった
相手に不快な思いをさせた
など、その時々によって状況は異なるはず。

「発送が遅れ、ご迷惑をおかけしました」
「当方の不手際で、ご面倒をおけしました」
「お声がけいただいたにもかかわらず、ご期待に沿えず心苦しい限りです」
など、「多大なご迷惑」から一歩踏み込めば、具体的な状況を書くことができます。

結びのフレーズの「よろしくお願いいたします」も同様で
「よろしく」の部分を
「ご協力を」
「ご確認のうえ、ご連絡を」
「お手数ですが、至急ご返信を」
など、具体的に書くことで念押しになり、送る側の要望がより伝わります。

無難な定形フレーズは楽で、誰もが便利に使うからこそ、敢えて使わず
状況に即し具体的に伝えることを心がけると、
文章で差がつけることができます。

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今週は、読者から寄せられた敬語についての質問に回答します。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　　　　＜ 気になる敬語（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　「お話しかけても大丈夫ですか？」

＜敬語についての質問＞————————————————

昨年から役員の親族が入社し、教育担当をしております。
その女性がいつも「お話しかけても大丈夫ですか？」と話しかけてきます。

隣の席に座っているので、忙しい時と大丈夫な時は分かるはずですし、
忙しくても「Sさん、○○の件ですが」と話しかけてくれて構わないのですが。
3分くらいの間に「お話しかけても大丈夫ですか？」を連呼された時は、
キレそうになりました（笑）。

ちなみに、「話しかける」のは自分の行為なので、
「お話しかけても大丈夫ですか？」は
声を発する自分に敬意を払うことになり、間違いのように感じますが、
わたしの見解が間違いでしょうか？
（読者 E.Sさん）
———————————————————————-

E.Sさんの見解は間違っていません。

この場合は相手に「自分が話しかけてもいいかどうか」を尋ねているので、
「今、話しかけても大丈夫ですか？」
とすればよく、「お話しかけて」とすると、
自分の行為に敬語を使うことになります。

敬語を使う場合は、
自分が相手に「話しかける」のですから、主語は自分。
自分をへりくだる謙譲語を使いますが
「話しかけさせていただいてよろしいですか？」
とすると、却って慇懃無礼な印象を与えてしまうので
この場合は敬語にする必要はないと考えます。

「大丈夫」の使い方も気になります。
「お話しかけても大丈夫ですか？」よりも
「お話しかけてもよろしいですか？」の方が適切です。

ただ、頻繁に使う場合はE.Sさんが書いているように
「○○の件ですが」と用件から入る方が処理は早くなりますよね。

「大丈夫」については過去の記事でも紹介しているおで参考にしてください。

▼「大丈夫ですから」に注意＜ 別れの言葉（5）＞VOL.2822

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