2022年6月24日

【仕事のメール心得帖】　言葉コラム＜日程調整のメール対応＞　VOL.4052

メールで相手先と日程調整をするとき
あなたは自分の都合を先に伝えますか？
それとも、
相手の都合を先に聞いてから調整しますか？

長らく私は、
後者の方法で日程調整をしていました。
このメールマガジンでも、
そう述べてきました。

昨年、あるIT企業の顧客対応メール文例集を制作する仕事をした際
メールで打ち合わせの日程調整を進める文例で
自分の都合を先に伝え、相手と調整を図る
という文面にしてほしい、と指示があり
時代は変わったなぁ、と感じました。

このメルマガを創刊した17年前から
優先すべきは相手の都合で、
それに自分の都合を合わせて調整するのがマナー
と信じて疑いませんでした。

先に自分の都合を伝えるのは、
相手に対して失礼ではないか、
と思っていたからです。

でも、打ち合わせをすることが決定事項なら
双方の都合の良い日程を
スピーディーに決めた方が良く
既に分かっている自分の予定や都合を
先に相手に伝え、調整していく方が
合理的かつ効率的。

もちろん、相手との関係性や状況にも
よるので、一概には言えませんが
ビジネスのメールのやりとりでは
効率とスピードが優先していることを
実感した出来事でした。

ただ、
自分の都合を先に伝える場合も
文面を工夫する必要はあります。

さらに、相手が
それを合理的と捉えるタイプか
不躾と捉えるタイプか
によっても文の運びは変わってきます。

相手に応じて文面を整えるテクニックは
まだ自分の経験が活かせる範疇ではあるのですが
「こうあるべき」という古い考えは
その都度、アップデイトしていかなくては
と考えさせられた次第です。

2022年6月17日

【仕事のメール心得帖】　言葉コラム　「なるほどですね」について VOL.4047

読者のかたから
「なるほどですね」という言い回しについて
質問を受けました。

目上の相手と話すとき、
「なるほど」と言う代わりに
「なるほどですね」と言ってしまう。

使っていてしっくりこないので
もっと適切な表現を探しているが
「おっしゃる通りです」というのも
相手に完全に同意するときばかりではないので
違う気がする。

「なるほどですね」に代わる
言い回しはないだろうか？

ということでした。

確かに「なるほど」に「ですね」を付けただけでは
意味は変わりません。

調べてみたところ

NHKの放送文化研究所（文研）のWebサイトに
「なるほどですね」について取り上げられていました。

▼「なるほどですね」？

要約すると
・「なるほど」という相づちは、
「自分は今まで知らなかったが、
あなたの言っていることには納得できる」
といった気持ちを表すときに使用。

・ただ、国語辞典の中には
「目上の人には用いない」
と明記しているものもある。
なぜなら、
目上の人が発言した内容に対して、
「評価」を下すことになり、
相手に失礼という考えがあるため

では、どのような言い回しが適切なのでしょう。

目上の人が言ったことに対して
「なるほど」という気持ちを表したいとき
文研のサイトには一例として

・慎みを込めて「はい」「ええ」と言う
・何も言わずに、
ただ首を上下に大きく揺り動かす

とありました。

専門誌の編集者に意見を求めたところ
文研と同じ見解で、言い回しとしては
「そうですか」を挙げていました。

相手の言うことに対する相づちとしては
ほかに
「そうなんですね」という言い方も
考えられます。

私も取材するときに、
「なるほどですね」と
言いそうになることがあったので
これからは
「ええ」
「そうですか」
「そうなんですね」
と返すことにします。