今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
依頼のメール
＜読者からの質問＞————————————————
依頼の文章を書くときに、
「○○していただき、」と「お願いします」を繰り返してしまいます。
特に目上の相手には「してください」は無作法な気がして使いにくく、
「良くない文でも無礼よりは良い」様に思い、
その傾向が強くなってしまいます。 （40代 女性読者）
——————————————————————
目上の相手への依頼の文章は、気を使いますよね。
「～してください」という表現は、不作法ではないのですが
場合によっては、強制、強要、命令しているように受け止められる
ことがあります。
したがって、質問にもあるように
「～していただけますか？」
と疑問形にして、相手の都合を尋ねる表現を使ったり
「～をお願いします（いたします）」
のように、「お願い」という言葉を使うと
和らいだ印象を与えます。
例）
× 早く確認してください。
○ 至急、ご確認いただけますか？
○ 本日11時までにご確認をお願いいたします。
「～してください」という表現では命令調になってしまうことが多いので
できるだけ、相手の都合を尋ねてから、依頼するとよいでしょう。
例）
打ち合わせをお願いしたいのですが
来週のご都合の良い日程をお知らせいただけますか。
対応を急いでほしいときは
「早く提出してください」とストレートに伝えてしまいがちですが
「先週、お願いしていた資料ですが、作成状況はいかがでしょうか？」
とまずは状況確認を。
相手の返信を受けてから
「確認の時間が必要ですので、○月○日までに提出をお願いいたします」
と具体的な期日を設けて、提出を促します。
依頼をするときのコツは
すぐにお願い事を切り出すより
一度、相手の都合を打診することです。
手順ややり方を説明したり、
複数の項目について対応を要するときは
「下記の方法でご対応をお願いいたします」
「問題点は下記の通りです。ご検討をお願いいたします」
と最初に述べておき、あとは箇条書きにすると
「～していただき」「お願いします」を何度も使わずに済みます。
余談ですが……
「お願い」という言葉を使うとき
「お願いできませんか？」
「お願いできませんでしょうか？」
という表現があります。
この場合
「できません」という否定表現にはせず
「お願いできますか？」
「お願いしたいのですが、いかがでしょうか？」
と肯定表現にする方が断られにくいように感じます。
ですから、わたしはできるだけ、肯定表現で
依頼メールを書くように心がけています。
メルマガ詳細
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
カミガキのフェイスブック
カミガキのツイッター
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信！
【仕事のメール心得帖】有料版 登録はこちらから
