今週は、言葉の本来の意味について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                < 本来の意味
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 「姥桜」

「姥桜」と書いて「うばざくら」と読みます。

「私は社内でもすでに姥桜ですから」

という一文では
「自分は古株、お局ですから」という
やや自虐を含む謙遜の意で「姥桜」という言葉を使っています。

文字のイメージから
「姥桜」→老いた桜の木→年配の女性
と想定されるからです。

しかし、
「姥桜」とは、
女盛りを過ぎても、なお美しさや色気が残っている女性
というのが本来の意味。

そうすると、上記の例文は
謙遜どころか、自慢になってしまいます。

本来の意味からすれば
自ら使うのではなく
相手に対する褒め言葉として使うのが適切な言葉です。

ただ、本来の意味を知っていても
「姥」という文字が与えるインパクトが強く
少々、人に対して使うには勇気がいる言葉ではあります。

今週はこのように、
実は知らずに使っていることの多い
言葉の本来の意味を紹介していきたいと思います。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(4)
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冷たい印象を与えない表現

<読者からの質問>————————————————

普段、メールを作成する際には
簡潔にしようと心がけているのですが、
文面がどうも冷たい印象になりがちなのが気に掛かっています。

ビジネスにおいては、要件が伝わればそれで良いのかもしれませんが、
なにか一工夫できないかと悩んでおります。    (読者 M.Yさん)

——————————————————————

実はこうした質問は
他の読者、特に女性の方からよくいただきます。

ちょっとした表現の工夫で
女性らしく、やさしい印象の文面にできるので
メールの文面が和らぐ3つのポイントをご紹介しましょう。

●メールの文面が和らぐ 3つのポイント

1)「~してください」という表現を
お願いや問いかけの表現に変える

2)気持ちを伝える緩衝材になる表現を添える

3)文末に「ね」添える

1)「~してください」という表現を
お願いや問いかけの表現に変える

今週配信したVOL.2097 にも通じる内容なので
バックナンバーを参考にしてください。

2)気持ちを伝える緩衝材になる表現を添える

断るとき「参加できません」で終わらせず
「残念ですが」「心苦しいのですが」
といった気持ちを伝える緩衝材になる表現を
添えると文面が和らぎます。

ほかにも
「うれしく思っています」
「楽しかったです」
といった感情を伝える表現を添えると
気持ちが伝わります。

3)文末に「ね」添える

「先方へも連絡しておきますね」
「大変でしたね」
のように、文末に「ね」を添えると
相手に呼びかけるようなやさしい印象を与えます。

時と場合によりますが
文末に「ね」を使うのも一つの方法です。

ただし、使いすぎると
なれなれしい印象を与えて逆効果なので
ピンポイントで効果的に使いましょう。

メールの文面が「冷たい印象」を与える、
ということは、言い換えれば
「あたたかみのない」メールということ。

事務的に、用件を絞って簡潔に書けば書くほど
「あたたかみ」というのはなくなっていくものです。

仕事のやり取りに、それが求められているかというと
必ずしもそういうわけではなく
社内のやり取りなどは
「余計な気は使わなくていいから、用件だけ知らせて!」
というケースもあるでしょう。

メールのやりとりが一般化した昨今
仕事のやり取りでは、それほど気にすることはない
のかもしれません。

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今週は、読者のかたからいただいた質問に回答します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(3)
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 「幸いです」

質問と言うより、
VOL.1974「よろしくお願いいたします」の重複
に対していただいたご意見を紹介します。

<読者からの質問> ———————————————-

「○○いただければ幸いです」という表現、
「お願いします」から置き換えるには不適当に思うのです。

というのも、この表現を使った場合、
していただける場合と、いただけない場合があるからなのですが、
心当たりはないでしょうか。

わたしも、ふと気がつくと「お願いします」を連発している
場合があるので、 置き換える場合は「してください」の
シンプルな表現を使うようにしています。

ちょっときついと感じるかもしれませんが、
最終的に「お願いします」でしめているのなら良いかなと思っています。

読む側の解釈としては、
「もれなく」と判断するか、「できれば」と判断するかで
不公平が生まれるので、

もし使う場合は、「お手隙のときにでも」とか「もしよろしければ」
などを添えて、解釈がブレないように注意しています。
(読者 名無しさん)
——————————————————————

上記は
・○○について、ご確認いただければ幸いです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

という文例に対し
「幸いです」は相手の意に任せる意味合いのある表現であるため
相手が「確認する」かどうかわからない。

したがって
きちんと確認してほしい場合は

・○○について、ご確認ください。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

とする方が適切ではないかというご指摘です。

「~いただければ幸いです」というフレーズは
「~してもらえると、うれしいです」
「~してもらえると、ありがたいです」という意味合いがあるので
念を押すには、少々弱い。

「ちゃんと確認してほしい」という強い意を伝えるのであれば

・○○について、ご確認ください。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

あるいは

・○○について、ご確認をお願いいたします。

と言いきる方が伝わります。

一方、「できれば、確認してほしい」というニュアンスであれば

・お手隙のときにでもご確認いただければ幸いです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

・もしよろしければ、ご確認いただければ幸いです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。

と、「お手隙のときにでも」「もしよろしければ」という
婉曲な言葉を添えて、確認するかどうかは
相手にゆだねる表現とします。。

依頼する側の
「お願い」の度合により
表現が変わるということを整理することができました。

ご指摘いただき、ありがとうございました。

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今週は、使い方が気になる敬語について取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < 気になる敬語(4)
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 「お店をお休み頂いて」

————————————————–
昨日はお店をお休み頂いて、月に一度の勉強会でした。
————————————————–

上記の一文で言いたいことは
「昨日は店を休んで月に一度の勉強会をした」
ということなのですが

「店を休む」が
「お店をお休み頂いて」と
なっているところに問題があります。

「お休みを頂戴して」という意味で
「お店をお休み頂いて」を使っているのはくみ取れるのですが

自分の店を休むのに
相手(ここでは読み手=お客様)から「頂く」
という記述になっています。

店の休みを決めるのも、休みを取るのも
書き手(自分=店主)ですから
「お休み頂いて」「お休みを頂いて」
という書き方は適切ではありません。

「お店を休んで」というよりは
「定休日で」として差し支えないと思います。

従って、文意は冒頭の文例と同じで
次のように書き換えることができます。

———————————————-
昨日は定休日で、月に一度の勉強会を行いました。
———————————————-

「定休日で」は「定休日だったので」としてもよいでしょう。

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今週は、メール対応の「素朴な疑問」にお答えします。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法               < 素朴な疑問(4)
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                        早く返信がほしいとき

————————————————————–
Q4- 急ぎの用件や相手から返信がなく、早く返信がほしいときに
件名に「至急」とか「急ぎ」と記載して送信するのですが
それで問題ないのでしょうか?
————————————————————–

早く回答がほしいのに、相手からメールの返信がないと
困りますね。

そうした状況を避けるためには
件名、本文それぞれに対策が必要です。

▼件名
【至急】書類提出について
【重要】至急ご連絡をお願いいたします
【要返信】5月28日 懇親会出欠について

このように、カッコ書きで目につくように
文字を強調して伝える方法があります。

▼本文
提出期限 5月20日(月)15時 厳守でお願いいたします。
5月20日(月)15時までに、ご提出をお願いいたします。

このように、本文に期日・期限を明記することも
返信を確実にするうえで有効です。

「お手すきのときに」といった控えめな記述では
印象に残りにくいので、「いつまでに」返信が必要かを
伝えることがポイントです。

確実な返答を相手から求める場合
上記のメールのやりとり以外に
直接、電話や口頭で知らせる方法もあります。

メールだけに頼らず
事前に相手に認識してもらえる伝達方法を考えましょう。

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今週は、メール対応の「素朴な疑問」にお答えします。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法               < 素朴な疑問(3)
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                          「すみませんが」

————————————————————–
Q3- お客様に対してお願いをするとき、
すみませんが、よろしくお願いいたします」
と「すみませんが」を使うのは失礼に当たらないのでしょうか?
————————————————————–

ここで使われている「すみませんが」は
相手に申し訳ないという気持ちを伝えるものですが

「すみません」という言葉は
立場が同等の相手に対して使うので

客先や目上の相手には
「お手数ですが」「お手数をかけますが」
「恐れ入りますが」
といった言い回しをお勧めします。

例えば…
お手数をかけますが、よろしくお願いいたします。

より丁寧に伝える場合は…
恐れ入りますが、ご対応をお願いいたします。
お手数をかけて申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

 
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いよいよ、明日開催! 最終の告知で~す♪

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第6回 【いごび トーク・カフェ】
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コラージュ アーティスト
山口 亜由美さん
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日 時  5月10日(金) 18:30~20:30

会 場  ギャラリーG
(広島市中区上八丁堀4-1)

参加費 一般 3000円
★「仕事美人のメール作法」読者は割引あり。
お申込みの際、お知らせください。

★ コーヒーとおいしいお菓子 付

定 員  10名(定員になり次第、締め切ります)

※お車でお越しのかたは周辺のコインパーキングをご利用ください。

☆————————————————————-☆

ユニークな手法で創作活動を行うコラージュ作家
山口 亜由美さんの個展会場で、作品に囲まれての
トークです。お楽しみに♪

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