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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(5)
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                          うろ覚えの言葉

<読者からの質問>————————————————

私はネットの掲示板をよく利用します。
口コミ情報が多く集まり、便利です。

その際、よく見かける表現があります。

「○○が売ってあるところ、知りませんか?」
その返答として「うるおぼえなのですが…」

どちらも気になります。
(後者は、まさにうろ覚えで誤り)

ビジネスメールではありませんので、
趣旨が分かれば事足りるのですが…。
変わりゆく日本語を取り上げていただきたいと
思いました。
(読者 Oさん)
——————————————————————

「が売ってあるところ」ではなく「を売っているところ」。
「うるおぼえ」ではなく「うろおぼえ」。

単なる入力ミスや思い違いで、うっかり…
ということはだれにもありますが、

最初から「そういうもの」と思い込み
誤りに気がつかないまま使っているとすれば
これは問題。

わからない意味、うろ覚えの言葉は
辞書で引いて確かめる習慣の大切さを改めて感じます。

ほかにも
× 話しができる 話しを聞く → ○ 話ができる 話を聞く
(名詞で使う「話」に「し」は不要)

× こじんまり → ○ こぢんまり
(「じ」ではなく「ぢ」)

× ~とゆう → ○ ~という
(「言う」をひらがな表記するときも「ゆう」ではなく「いう」)

× そのとうり → ○ そのとおり
(「通り」をひらがな表記するときも「う」ではなく「お」)

× うなづく → ○ うなずく
(「力(ちから)づく」「ひざまづく」も「づ」ではなく「ず」)

漢字をひらがな表記するときや、
名詞と動詞で表記する際の送りがなの有無
に気をつけたいところです。

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今週は、ちょっと変だなと思う表現について取りあげます。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 変な言い回し(4)
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                         「送らせてもらう」

<NGな文例>——————————————————

今年はメールマガジンの配信頻度を増やして
毎月2回、送らせてもらうことになりました。

——————————————————————

上記の文例のNGな点は
2行目の「送らせてもらうことになりました」です。

「送らせてもらう」は
相手の許可を得て送るという意味合いを持つので
そこがクセモノです。

<OKな文例>——————————————————

今年はメールマガジンの配信頻度を増やして
毎月2回、お送りいたします。

——————————————————————

「~させてもらう」は相手の許可を得て、
何らかの行為をする際に使う表現。

上記の例文の場合
自分でメールマガジンの配信頻度を増やすのに
「送らせてもらうことになりました」という表現は
あたかも、相手の許可を得て増やすことにしました! という
押しつけがましい印象を与えます。

「送らせていただきました」と表現を変えても
意味合いは一緒です。

相手に役立ててほしいという気持ちで
自分から送るのですから
「~させてもらう」「~させていただく」ではなく
「~いたします」という言い回しが適切です。

最後に「ぜひ、お役立てください」という一文を添えて
スマートにアピールしましょう。

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今週は、メールをやりとりする際に気をつけたいことについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法          < ちょっとした気配り(3)
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                            返信への配慮

今週は、メールをやり取りする際のちょっとした心遣いについて
取り上げています。

頻繁にやり取りがある客先から届くメールには
仕事の依頼のメールの
文末にいつもこんな記述があります。

「不明な点や、納期が厳しい場合は
ご連絡をお願いします」

商材紹介の記事を毎月10~20本書いて納品している客先なのですが
商材別の原稿依頼メールが週に何回か送信されてきます。

頻繁にメールのやり取りをしているので
「何か問題があるときだけ連絡してね」という旨の上記のメールは、

受け取る側としては
依頼があるたび「拝受しました」「承りました」というメールを送る必要がなく
ありがたく思っています。

▼通常のメールの流れ
客先→自分 仕事依頼
客先←自分 依頼へのお礼または承りましたメール
客先←自分 原稿提出

という流れですが

▼この客先とのメールの流れは…
客先→自分 仕事依頼
客先←自分 原稿提出

この一往復でやりとりが済むというわけです。

もちろん、受注する側としては
その都度、「承りましたメール」を送るのが基本です。

特に、やり取りの回数が少ない相手から
連絡や添付でファイルが送信されてきたような場合は
「拝受しました」「確認しました」「承りました」と
知らせることで、
相手はちゃんとメールが届いたことを確認でき、安心します。

相手とのやり取りの頻度によって
メールを送る必要がある場合とそうでない場合があることを知り
相手の手間を減らすひと言
相手を不安にさせない対応
を工夫したいですね。

 

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今日は、なぜか「広島名物」を紹介する雑誌で取材を受けます・・・。

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今週は、使い方に注意したい言葉・表現についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                < 気をつけたい言葉(2)
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                                  「なり」

「私なりに考えてみたのですが…」
「彼なりの判断でしたことだと思います」

このように「~なりに」「~なりの」は、
名詞や形容詞の後に付いて「それ相応の、それにふさわしい」状態を
意味します。

注意しなければならないのは、
目上の相手に対して使う表現としては不適切
であるということ。たとえば

「部長なりのご意見をお聞かせください」

は、上司に対して上から目線で尋ねている
印象を与えます。

この場合は
「部長のご意見をお聞かせください」
「部長はどのようなご意見をお持ちでしょうか」
「部長はどのようにお考えですか」
「部長はいかがでしょうか。ご意見をお聞かせください」
と言い換えます。

自分より目上の相手、敬意を示す相手には
「~なりに」「~なりの」
といった言葉を添えず
相手はどのように考えているか、どのような意見なのかを
尋ねることをおすすめします。

▼関連記事

「まぐまぐ!ニュース」でこの記事が取り上げられました。

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今週は、相手にマイナスな印象を抱かせる返答についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法                < NGな返答(4)
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                         安請け合いと逃げ

仕事の打診を受け
「はい、全然大丈夫です」
と安請け合い。詳細を知り、ハードルの高い内容に青ざめる…

このように相手に意欲を示すつもりが、仇になることがあります。
「すぐできます」「全然問題ありません」という返答も同様で
場合によっては、軽率、いい加減と相手に映ることも。

「できません」「嫌です」というネガティブな返答もNGですが
よく確認もせずに安易に「できます」と言ってしまうのも考えものです。

逆に
「私でも大丈夫でしょうか」
「経験がないので、自信がありません」
「ご迷惑をかけることになるので、遠慮しておきます」
という消極的な返答も、相手は戸惑います。

「○○については未経験ですが、△△については実績があります。
ベストを尽くして対応しますので、よろしくお願いします」

「◇◇◇の点がクリアできれば、問題なく対処できます。
ご満足いただけるよう、精一杯対応いたします」

このように、事前に気になる点を挙げたうえで
前向きに対応する姿勢を伝えると、相手も安心できます。

100%条件が揃うということは稀。
良い条件ばかりでなく、好ましくない条件もセットになったた状況で
どう対処していくか。

そのようなときこそ、自分の実力、力量が試されています。
むやみ大風呂敷を広げるのではなく、かといって萎縮せず
できること、できないことをきちんと説明し
現実的に、誠実に受けとめる対応力が、自分への信頼につながります。

 
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今週は、相手によっては失礼になる言葉の使い方についてです。
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  仕 事 の メ ー ル 作 法             < 気になる言葉(5)
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                    目上の相手に失礼になる表現

「助かります」「助かりました」について、4回にわたり考察してきました。
このほかにも、目下の人から目上の人に使うと失礼にあたる言葉に
「ご苦労さま」があります。

「お疲れさま」は、その使い方について解釈がいろいろあり
以前、当メルマガで取りあげたことがあります。

▼「お疲れさまです」を考える(5)

目下の人が目上の人を「誉める」表現も注意が必要です。

「部長はゴルフがお上手ですね」
「課長は営業のことをよくご存じですね」

などの表現は、部下が上司を評価することになり、適切ではありません。
「さすがですね」や「感心しました」という表現も同様です。

「部長とゴルフをご一緒できて、楽しかったです」
「課長にアドバイスをいただき、大変勉強になりました」
のように、自分の感想や感謝の意を伝える表現に言い換えてみましょう。

ほかにも、
目上の相手には「お久しぶりです」より「ご無沙汰しています」
が適切な表現です。

お祝いの表書きも「寸志」「薄謝」は目上の相手にはNG。
年賀状の「賀正」「初春」「迎春」といった二文字の賀詞は、
目上から目下に使う言葉なので、目下の者から送る年賀状では
控える方がよいでしょう。

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