今週は、部下や上司からの気になるメールについてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 部下・上司のメール処方箋（2）＞
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あやふやな伝言
今週は、部下や上司からの気になるメール作法への処方箋を
ご紹介しています。
＜後輩社員からの「気になる」メール＞—————————–
先日、私が外出している間に私宛ての電話を受けた
他部署の男性社員から
こんな電話メモがグループウェアから届きました。
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件名：◯◯◯◯株式会社？
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すみませんはっきりと聞き取れなかったのですが、
□□？様
女性の方から
メールを送りましたので確認下さいと
電話がありましたよ。
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まず件名を読んで「一体何だ？？」と困惑し、本文を開いて更に脱力。
『そのハテナマークは、なんなんだ！
まるでその場で声をかけられたかのようなフランクな言い回しで、
口語文をそのまま社内メールで送ってくるなんて・・・
入社後2年も経ってるのに、まだ学生気分かい！
しかも、はっきりと聞き取れなかったなら、聞き返しなさいよ！』
とモヤモヤを心に抱えたものの、
これが同じ部署の後輩であれば即座に注意するのですが
普段あまり関わりのない他部署の年下社員という事もあり、
私が偉そうに指導するのも気が引けてしまって、その時は結局
「確認しました。ありがとうございます」とだけ返信してしまいました。
彼の将来を思うと、何かアドバイスをした方がよかったのでしょうか。
その場合、直属の部下や後輩ではない社員に対しては、
どのような言い方をすれば、角が立たずスマートに伝えられるか、
よい知恵をお貸しいただけないでしょうか。
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社内向けのメールとはいえ
えらくくだけた調子のメール文ですね。
未確認の情報をそのまま取り次ぐ対応も
いただけません。
望まれる対応としては…
電話を受けた時点で
相手の社名や名前が聞き取れなければ、
聞きなおして確認する。
というのが基本。
そうすれば、下記のメールのように
「誰が」「いつ」｢何を」を伝達できます。
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件名：A社の佐藤様からお電話がありました
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A社の佐藤様から14時30分に
「メールを送りましたので、ご確認ください」と
お電話がありましたので、お知らせします。
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もし、聞き取れなかった場合でも、手がかりとなる
「いつ」「誰に」「何を」を押さえて
下記のように伝達をしたいところです。
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件名：山田さん宛てにお電話がありました
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14時30分に女性の方から山田さん宛てに
「メールを送りましたので、ご確認ください」と
お電話がありました。
きちんと社名とお名前を確認すべきところ
聞きそびれてしまいました。すみません。
心当たりはおありですか？
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冒頭のようなメールを送ってきた後輩に対しては
「確認しました。ありがとうございます」
に続けて
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次回から、お客様からの連絡は
「社名」と「ご担当名」を必ずご確認いただけますか。
不確かな情報は、トラブルにもなりかねないので
電話を取り次ぐとき、注意してくださいね。
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部署が違えど、お客様対応に関しては
社員全員が気をつけなければならない問題。
遠慮せずに、上記のような
「優しい先輩社員」風に注意を促していいと思います。
きつく書こうと思えば、もっときつく書けるのですが
きちっと注意した後、最後に「ね」で
優しく（？）結ぶのがポイントです。
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ゲストコーナー「ようこそヒビカン！」
略して「ようかん」で
ビジネスメールのマナーについて話す予定。
ほんまに羊羹が出てくるらしいので
楽しみです♪
地元のみなさま、ぜひ聴いてくださいね♪
