今週は、依頼にまつわるメール対応についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 依頼メールあれこれ（3）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 依頼に対する返答 今週は、人に依頼するとき、 人からの依頼を受けるとき、 または、断るときのポイントを紹介しています。 依頼や頼み事を引き受けるとき 「いいですよ」「分かりました」という意思表示を メールでする場合、 一般的に使われるフレーズが 「承知しました」 「承りました」 です。 「かしこまりました」というフレーズもありますが、 こちらは電話や直接対応するときに用いられることが 多いようです。 では、即答できないときは？ 確認して返答する場合は 「確認しまして、すぐにご連絡いたします」 「すぐに確認いたしますので、少々お時間をいただけますか」 としますが ここでのポイントは「すぐに」。 この一語がなくても用件は伝わりますが あれば、自分の用件に迅速に対応してくれている と相手がイメージできます。 すぐに対応できない場合は 「担当者が出張中ですので、確認後 9月2日（金）中にご連絡いたします」 と、いつまでに返答できるかを提示すると 相手もめどがつきます。 依頼に対して 即答できるとは限りません。 確認や返事がすぐにできない場合は、 どのくらい時間を要するのか、 いつまでに返答できるのかを 相手に伝えることを心がけましょう。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ お店の見た目とか、メニューとか そういうものを超越したところにあるもの それは・・・ 第234号 純喫茶明日香 -------------------------------------------------- 【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】 -------------------------------------------------- 「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・ その答えが、このメルマガを読めば分かります。 ★お申し込みはこちらから ▼河村さんのメルマガ・バックナンバーはこちら11年前から配信中！ ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン 【 仕事美人のメール作法 】 オンラインでできるビジネスメールの研修 【 仕事美人のメール研修 】 8月31日（水）まで、通常の半額でご購入いただけます。 メールは1分で返しなさい！【電子書籍】[ 楽天kobo版 ] iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】 9月に名古屋で「たおやか大和言葉講座」開講します！ カミガキのフェイスブック カミガキのツイッター 仕事実績、著書、お問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室
今週は、依頼にまつわるメール対応についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 依頼メールあれこれ（2）＞
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遠慮する前に
今週は、人に依頼するとき、
人からの依頼を受けるとき、
または、断るときのポイントを紹介しています。
書類の確認を相手に頼むとき、相手の都合を考慮して
「お手すきの時に、添付のデータをご確認ください」
というメールを書いたとします。
「お手すきの時」の代わりに
「お暇な時」とすることもあるでしょう。
文字通り、手があいているときにお目通しください
という気持ちが込めらた一文ですが
依頼を受けた相手は「いつでもいい」と解釈しがちで
後回しにしたり、忘れてしまったりする可能性も。
相手にきちんと確認してほしい場合は
「いつまでに」確認してほしいかを伝える方が確実です。
でも、
「8月31日までに添付のデータをご確認ください」
といきなり切り出すのではなく
「恐れ入りますが、8月31日までに添付のデータをご確認いただけますか」
のように、本題の前に
相手を気遣うひと言を加えます。
相手に遠慮して、返信の期日を曖昧にするのではなく
返信してほしい期日を示し、
その前に相手を気遣うひと言を添えるのがポイントです。
取材先に原稿の校正を依頼するとき
わたしがよく使うのは下記の一文です。
「恐れ入りますが、添付の校正データをご確認いただき
修正が必要な場合は8月31日までにご連絡いただけますでしょうか。
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします」
急いでいて、期日まであまり時間がないようなときは、
文頭の「恐れ入りますが」を
「急なお願いで恐縮ですが」とします。
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【神垣あゆみ企画室】
今週は、依頼にまつわるメール対応についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 依頼メールあれこれ ＞
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依頼の前のひと言
依頼のメールにもいろいろあります。
人に依頼するとき、
人からの依頼を受けるとき、
または、断るとき、
それぞれにポイントがあります。
人に依頼するときは
一方的に自分の都合で用件を述べるのではなく
相手の都合に気を配ること。
「明日までに〇〇の書類を準備して、提出してください」
といきなり頼みごとをするのではなく
「ご多用のところ、恐れ入りますが」
「急なお願いで申し訳ありませんが」
といった相手に配慮するひと言を添えてみましょう。
さらに、文末は命令調の「提出してください」の代わりに
「提出していただけますか」と問いかけ調にすると
文の印象が和らぎます。
急いでいる、
面倒は避けたい
といった自分の都合だけを前面に押し出しても
相手の反感は買うことはあっても同意は得られません。
自分も忙しいが、相手も同じように忙しいはず。
だからこそ、相手に時間や手間をかけることを
気遣うひと言を添えて、お願いを通しやすくするのです。
相手に快く協力や対応してもらうためには
まず気持ちよく受け入れてもらえるよう
自分から言葉を尽くして、相手の気持ちを開くことから始めましょう。
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【神垣あゆみ企画室】
今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ うっかり敬語（5）＞
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｢校長先生｣
読者の方から、二重敬語について下記の質問をいただきました。
＜読者からの質問＞————————————————
二重敬語についての質問です。
1 校長先生は、二重敬語だと言う方がいました。
2 ○○先生 様、も二重敬語だと言われました。
人間でないものへの敬語について♪
○○市さんの△△さんというのでなく、
○○市の△△さんと呼ぶべきと言われました。
考え方を教えて下さい。宜しくお願いします。
（読者 S.Sさん）
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話し言葉では、頻繁に使っている「校長先生」ですが
「校長」という役職は学校の責任者であり、職員の中の「長」。
敬称としては、「校長」とするのが適切です。
メールや手紙の宛名としては
○○小学校 山田太郎校長
○○小学校校長 山田太郎先生
と書きます。
「先生」は、それ自体が敬称なので
「先生様」と敬称の「様」をさらに付け加える必要はありません。
メールや手紙の宛名は
山田太郎先生
とするのが適切です。
店舗や会社に「さん」を付けた記述を
ブログやSNSの投稿で見かけますが
市町村など、地方公共団体の職員に対して
「広島市さんの山田さん」
という書き方をしたからといって
相手に敬意を示していることにはなりません。
メールや書面で連絡する際の宛名は
広島市観光課 山田様
と書けばよく
相手の所属先、勤務先である市町村名にまで
「さん」を付ける必要はありません。
話し言葉では「校長先生」「山田屋さん」のように
気安く言っていますが、
書き言葉は文字として残るものでもあり
相手への敬意を込めた
敬称を意識して使うようにするとよいのではないでしょうか。
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【しごび】 の お 知 ら せ その1
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1か月を切りました。
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今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ うっかり敬語（4）＞
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｢お恥ずかしながら｣と「恥ずかしながら」
「恥ずかしながら」と「お恥ずかしながら」の使い分けはできていますか？
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お恥ずかしながら、業者任せで自社で管理していませんでした。
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上記は、自社の管理ミスを反省する一文です。
「お恥ずかしながら」の「お」は本当に必要でしょうか。
今週は、気をつけたい敬語の使い方についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ うっかり敬語（3）＞
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｢拝見させていただき｣
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インターネットで貴社のホームページを拝見させていただき、
メールさせていただきました。
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上記は、ある営業メールの一文です。
2行にわたり「～させていただき」が
使われています。
1行目の「拝見させていただき」で伝えたいのは
あなたの会社のホームページを見ました
ということ。
「見る」の謙譲語は「拝見する」なので、
1行目は「ホームページを拝見し」
とすればよいのですが、
「拝見する」に、謙譲語「～させていただく」が
付け加えられています。
さらに2行目の文にも
謙譲の「～させていただく」が続いているので、
うっとおしい敬語の一文になっています。
無駄な敬語を整理し、書き直してみましょう。
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インターネットで貴社のホームページを拝見し、
ご連絡いたしました。
———————————————
2行目の「メールさせていただきました」から
敬語をはずすと「メールした」となるので
言い回し自体を「連絡した」に書き換え、
その謙譲語「ご連絡いたしました」
としました。
「～させていただく」を使っておけば
敬語らしくなるから、と多用しがちですが
読み返し、整理して
効果的に敬語を使いたいですね。
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【しごび】 の お す す め
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「きれい」の意味を今一度
考え直してみよう！
第233号 きれいな店舗
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【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
その答えが、このメルマガを読めば分かります。
