今週のテーマは、断る時のメール作法についてです。
◆────────────────────────────◆
メ ー ル 作 法 ＜ 断りのメール ＞
◆────────────────────────────◆
今日、は依頼や誘いを断る時のメールの書き方です。
▼ 断る前のひとこと
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
仕事の最中に別の仕事を依頼されたり、すでに予定があるのに急な飲み会
や食事の誘い。さあ、どうしましょう。
「できません」「無理です」「今日はちょっと…」では、相手は納得しな
いし、悪い印象しか抱きません。
反発を招く言い方や、その場しのぎの返答を繰り返していると「できない
やつ」「付き合いの悪いやつ」のレッテルを貼られ、次第に依頼や誘いも
減っていきます。
依頼や誘いのメールには、断る前に「申し訳ないのですが」「あいにく」
「せっかくですが」のひと言を。
頭から拒否してかかるのではなく、まず、相手の言葉を受け入れることで
す。相手がその依頼や誘いに至った理由を察すれば、けんもほろろな断り
方はできません。
▼ 言葉を緩衝材に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
逆に、自分が依頼するときは「恐れ入りますが」「～をお願いします」
「お手数おかけして申し訳ありませんが」のひと言を。
拒むも頼むも、言い方ひとつ。
一見、断ることはマイナスの行為のように思えますが、断り方とフォロー
次第でプラスの印象を残せます。
拒否の態度も言葉を緩衝材にすれば、相手の気持ちに余計な波風を立てず
にスマートに断ることができるのです。でも、基本は、自分が言われて嫌
なことは人にも言わないことですね。
明日は、断る時のポイントお話しします。
