今週は、あいまいな依頼や返事への適切な対応について考えます。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 対応に困るフレーズ ＞
◆─────────────────────────────────◆
伝え方、受け止め方
「あの件はあれでいいから」の「あれでいい」ってどのこと？
「そういうことなんで、一つよろしく」といわれても何をどうすればいい？
メールでも会話でも、あいまいな表現の指示は
どう対処してよいか分からないことがあります。
報告書などを「まとめておいて」、
資料を「確認しておいて」というのも、
下打ち合わせ用のラフなまとめ方でよいのか、
きっちり作りこんだものがよいのかよく分かりません。
このように指示した側のイメージと
それを受ける側のイメージが食い違うと、
望む結果が得られないことがあります。
指示する側にはある程度イメージができていても、
それが相手にもイメージできるように詳細に伝わっていないと
指示する側は「こんなはずでは」、指示された側は「聞いてない」
という結果に。
▼ 具体的な指示とその都度確認が大事！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
指示する側は「分かっているだろう」という思い込みや
「あ・うん」の呼吸を相手に期待するのではなく、
ほしい結果が出るよう具体的な道筋が分かる指示を出すことが必要。
指示を受ける側も、分かったようなふりや安請け合いをせず、
自分なりに対応策の方針を考え、相手に確認してから取り掛かる
作業を面倒がらずにしていけば、トラブルやミスは防げます。
今週は、分かりにくい依頼や返事に適切に対応していくための
メール術を考えていきます。
社内や懇意な客先とのやり取りほど、
「このくらいで分かるだろう」という馴れ合いやその場しのぎの対応に
陥りやすいので、注意が必要です。
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信！
【仕事のメール心得帖】有料版 登録はこちらから
